חומר הגלם: מה שנאמר
התמלול המלא שומר את הישיבה כפי שהתנהלה — כולל הוויכוח, ההסתייגות, וההערה שמישהו זרק ואז חזר בו. שם נמצאות התשובות כשמתעורר ספק.
מי אמר מההפרדת דוברים לאורך הישיבה
החלטותסיכום וחילוץ מה סוכם בכל סעיף
חותמות זמןחזרה לרגע שבו נאמר
Word · PDFפרוטוקול לחתימה, להפצה ולארכיון
פרוטוקול הוא לא תמלול מילה במילה
זה ההבדל שרוב האנשים מגלים רק אחרי שהם מקבלים חמישים עמודים של דיבור גולמי. התמלול הוא חומר הגלם; הפרוטוקול הוא המסמך הרשמי שנשאר אחריו.
המסמך: מה שהוחלט
הפרוטוקול מזקק: מספר הסעיף, תמצית הדיון, ההחלטה, מי אחראי ועד מתי. את הזיקוק הזה אפשר לבנות מתוך התמלול במקום לשחזר אותו מהזיכרון יומיים אחרי.
העוגן: היכולת לחזור
כשמישהו טוען חצי שנה אחר כך שההחלטה הייתה אחרת, חותמת הזמן מחזירה אתכם להקלטה עצמה. הפרוטוקול מפסיק להיות עניין של מי זוכר טוב יותר.
הסדר: לפי סדר היום, לא לפי מה שקרה
בישיבות אמיתיות הדיון קופץ בין נושאים וחוזר אחורה. חיפוש בתוך התמלול מאפשר לאסוף את כל מה שנאמר על סעיף מסוים ולכתוב אותו במקום הנכון בפרוטוקול.
מי מפיק פרוטוקולים, ומה כואב לו
ברוב הגופים האלה אין מזכיר ישיבות במשרה מלאה. יש מישהו שהתנדב, או שזה פשוט נפל עליו.
ועד בית ונציגות דיירים
ישיבה על תקציב, תחזוקה או קבלן, עם דיירים שמדברים אחד על השני. הפרוטוקול צריך להיות מדויק בסכומים ובשמות ספקים, כי הוא מופץ לכל הבניין.
ועדות ומועצות
ועדות ומועצות שנדרשות לפרסם או להעביר פרוטוקולים משקיעות שעות בהקלדה. תמלול עם דוברים חוסך את השלב הזה ומשאיר את הזמן לניסוח ההחלטות עצמן.
דירקטוריון וועד מנהל
גופים שנדרשים לשמור תיעוד מסודר של החלטות זקוקים לרצף ברור: מי הציג, מי הסתייג, מה אושר. התמלול שומר את השרשרת הזו במקום להשאיר שורה אחת של סיכום.
ועדות מקצועיות
ועדת מכרזים, ועדת ביקורת או ועדת איכות דנות בפרטים טכניים ובמספרים. חיפוש בתוך התמלול מאפשר לאמת ציטוט או נתון לפני שהוא נכנס למסמך.
מהישיבה לפרוטוקול חתום
-
1
מקליטים את הישיבה
טלפון באמצע השולחן, מחשב נייד, או הקלטה של שיחת וידאו. אפשר גם להקליט ישירות באפליקציה, בנייד או במחשב.
-
2
מקבלים תמלול עם דוברים
טקסט מלא של הישיבה, מופרד לדוברים ומעוגן בזמנים, כך שאפשר לקרוא אותו כשיחה ולא כרצף אחד ארוך.
-
3
מזקקים לפרוטוקול
מחליפים ״דובר 2״ בשם, מדלגים על דיבורי ביניים, ונעזרים בסיכום ובשאלות על ההקלטה — למשל מה הוחלט בסעיף התקציב — כדי לנסח את ההחלטות.
-
4
מייצאים, מפיצים ושומרים
Word לעריכה אחרונה ולחתימת יושב ראש, PDF להפצה ולארכיון. התמלול המלא נשאר שמור וניתן לחיפוש למקרה שיתעורר ויכוח.
שאלות נפוצות
מה ההבדל בין תמלול לפרוטוקול?
תמלול הוא כל מה שנאמר, מילה במילה, לפי דוברים וזמנים. פרוטוקול הוא מסמך רשמי ומזוקק: מי נכח, אילו סעיפים נדונו, ומה הוחלט בכל אחד מהם. בפועל הדרך הנוחה היא להתחיל מהתמלול המלא ולקצר אותו לפרוטוקול — ולא לנסות לכתוב פרוטוקול תוך כדי ישיבה ולפספס חצי ממה שנאמר.
אפשר להקליט ישיבת ועד בטלפון ולתמלל?
כן, וזה המקרה הנפוץ ביותר. שווה לשים את הטלפון במרכז השולחן ולא לפני דובר אחד, להקליט קובץ אחד רצוף במקום כמה קטעים, ולהימנע מהקלטה של רמקול שמשמיע הקלטה אחרת — איכות האודיו היא מה שקובע את איכות התמלול.
האם צריך להודיע למשתתפים שמקליטים?
אין כאן ייעוץ משפטי, אבל הנוהג המקובל והפשוט הוא להודיע בפתיחת הישיבה שמקליטים לצורך הפרוטוקול, ולציין זאת בפרוטוקול עצמו. בגופים ציבוריים, בעמותות ובחברות לעיתים יש כללים או תקנון שקובעים דברים משלהם — כדאי לבדוק מול הגורם המוסמך אצלכם.
הישיבה התנהלה גם בערבית או ברוסית — אפשר להוציא ממנה פרוטוקול בעברית?
כן. KolWrite תומכת ביותר מ-100 שפות ומטפלת במעבר בין עברית לשפה אחרת באמצע משפט כקלט רגיל. אפשר גם לתרגם בין השפות הנתמכות, כך שדברים שנאמרו בשפה אחרת יופיעו בעברית לצד המקור בפרוטוקול.
אפשר למצוא החלטה מישיבה של לפני שנה?
כן. התמלולים נשמרים וניתנים לחיפוש, כך שאפשר לאתר שם, ספק, סכום או נושא בלי לפתוח פרוטוקול אחרי פרוטוקול. אפשר גם לשאול שאלה על הקלטה מסוימת ולקבל הפניה לרגע שבו הנושא עלה.
ההקלטה מהישיבה האחרונה עדיין אצלכם בטלפון
העלו אותה וראו כמה מהפרוטוקול כבר כתוב לפניכם. את ההחלטות עדיין תנסחו אתם — רק לא מהזיכרון.
תמללו ישיבה