Confidentialité et transcription : les points à vérifier avant d'importer un audio

Pourquoi un enregistrement est-il si sensible ?

Dans un enregistrement, il y a les mots, mais aussi les voix, des noms, des détails médicaux ou financiers glissés dans la conversation et des confidences. Une fois transcrit, tout ce contenu devient un texte dans lequel on peut chercher un mot, copier un passage, le transférer ou le citer. Confier un tel fichier à un outil demande donc réflexion.

Les fuites viennent rarement d'un piratage spectaculaire. Le problème est presque toujours banal : un fichier oublié dans un dossier partagé, un lien sans date d'expiration, le compte toujours actif d'un ancien collègue ou des conditions d'utilisation qu'on n'a jamais lues. Quelques vérifications rapides avant d'envoyer votre fichier suffisent à éviter l'essentiel de ces situations.

Où va le fichier audio ?

Regardez d'abord si l'audio est traité sur votre propre appareil ou envoyé sur un serveur. S'il part sur un serveur, vérifiez dans quel pays celui-ci se trouve et si le transfert comme le stockage sont chiffrés. Vous devez pouvoir trouver ces informations facilement sur la page sécurité du service.

Chez KolWrite, les connexions sont chiffrées, les fichiers stockés sont protégés en AES-256 et les serveurs principaux sont basés en Allemagne. L'application permet aussi de transcrire directement sur l'appareil, sans rien envoyer à des fournisseurs d'IA dans le cloud. Quel que soit votre outil, vérifiez bien quel mode est activé avant de lancer une transcription.

Qui d'autre traite le fichier ?

Beaucoup d'outils envoient le son ou le texte à des prestataires externes qui font tourner les modèles d'IA. Le service que vous utilisez doit citer ces entreprises par leur nom, indiquer ce qu'elles reçoivent et préciser ce qu'elles ont le droit d'en faire. Si le site parle seulement de « partenaires de confiance », demandez la liste exacte.

Sur sa page sécurité, KolWrite nomme ses fournisseurs d'IA, et l'application vous demande votre accord avant qu'une fonction d'IA dans le cloud ne leur transmette du contenu. Exigez cette même transparence ailleurs. Vérifiez aussi si des employés du service ou de ses sous-traitants peuvent lire vos fichiers, et dans quels cas.

Votre contenu sert-il à entraîner des modèles d'IA ?

C'est un point qu'on oublie souvent de vérifier. Certains outils se servent des fichiers de leurs clients pour améliorer leurs modèles tant que vous ne cochez pas une case pour refuser ; d'autres ne le font jamais. La politique de confidentialité doit le dire clairement, tant pour le service lui-même que pour ses sous-traitants.

KolWrite n'utilise pas les contenus de ses clients pour entraîner des modèles d'IA. Avec n'importe quel outil, si la réponse reste floue, partez du principe que vos données sont utilisées et ne lui confiez aucun enregistrement sensible.

Un bon réflexe consiste à ouvrir les pages de confidentialité et de sécurité du site, puis à chercher les mots « entraîner » (ou « train » en anglais), « améliorer » (« improve ») et « apprendre » (« learn ») pour lire les passages correspondants. Si le texte ne dit rien sur le sort de vos fichiers, ou s'il indique vaguement que les données servent à améliorer le service, écrivez au support pour poser la question franchement avant d'envoyer quoi que ce soit.

Combien de temps est-il conservé et comment le supprimer ?

Cherchez la politique de conservation des données : que garde le service, pendant combien de temps, et que se passe-t-il quand vous supprimez un fichier ? Vérifiez si effacer un audio supprime aussi la transcription, les résumés, les discussions et les autres textes générés à partir de celui-ci. Regardez également si des copies restent un certain temps dans les sauvegardes. Un service sérieux l'indique noir sur blanc.

Sur KolWrite, vous pouvez effacer vos enregistrements, vos fichiers, vos discussions et votre compte à tout moment. Vos contenus ne restent en ligne que jusqu'à ce que vous les supprimiez. Les données effacées peuvent toutefois subsister dans des copies de sauvegarde jusqu'à ce que ces sauvegardes soient remplacées ou supprimées. Vérifiez que le service que vous choisissez met à votre disposition un véritable outil de suppression que vous pouvez utiliser vous-même, et non une simple promesse.

Comment contrôler le partage et les accès ?

Dès que vous exportez une transcription par e-mail, sur un drive partagé ou dans une messagerie, la sécurité du service de transcription ne joue plus. Ne partagez que le strict nécessaire : envoyez l'extrait utile plutôt que tout l'enregistrement. Donnez accès à des personnes précises plutôt que de créer des liens publics, et coupez ces accès une fois le travail terminé.

Si vous travaillez en équipe, regardez qui a accès à quels fichiers, si l'outil gère différents rôles et s'il garde un historique des actions. Utilisez des comptes liés à votre entreprise plutôt que des adresses personnelles : vous pourrez ainsi couper les accès dès qu'un collaborateur s'en va. Pensez aussi à verrouiller vos appareils et à faire les mises à jour de vos logiciels.

Qu'en est-il des personnes présentes sur l'enregistrement ?

La confidentialité protège aussi les personnes qu'on entend sur la bande. Prévenez les participants que l'échange est enregistré et qu'il sera transcrit, dites-leur qui lira le texte et demandez leur accord quand c'est attendu. Les lois sur l'enregistrement des conversations et les données personnelles changent d'un pays et d'un contexte à l'autre. Elles peuvent être très strictes pour les appels téléphoniques, le secteur médical, le monde du travail ou lorsqu'il s'agit de mineurs.

Cet article donne des repères généraux et ne remplace pas un avis juridique. Si votre dossier comporte un enjeu légal, prenez conseil auprès d'un professionnel qualifié. De son côté, KolWrite travaille à partir des fichiers que vous importez vous-même, sans envoyer de robot s'inviter dans vos appels : c'est toujours vous qui décidez d'enregistrer ou non.