Datenschutz-Checkliste für die Transkription von Aufnahmen

Warum ist eine Aufnahme so sensibel?

Auf einer Aufnahme sind nicht bloß Worte zu hören. Sie hält auch die Stimme selbst fest, genauso wie Namen, nebenbei erwähnte Gesundheits- oder Finanzdaten und vertrauliche Bemerkungen. Ein Transkript macht aus alldem durchsuchbaren Text, der sich kopieren, weiterleiten und zitieren lässt. Wie man mit einer Aufnahme umgeht, will deshalb gut überlegt sein und ist keine bloße Formalität.

Selten liegt die Gefahr in einem großen Hackerangriff. Meist sind es ganz alltägliche Dinge: Eine Datei bleibt in einem geteilten Ordner liegen, ein Link läuft nie ab, ehemalige Kollegen kommen noch in ein altes Konto oder niemand hat je die Nutzungsbedingungen gelesen. Mit einer kurzen Checkliste vor dem Hochladen lassen sich die meisten dieser Pannen vermeiden.

Wohin gelangt die Audiodatei?

Prüfen Sie, ob die Aufnahme direkt auf Ihrem Gerät verarbeitet oder an einen Server geschickt wird. Geht sie an einen Server, sollten Sie herausfinden, wo die Server stehen und ob sowohl die Verbindung als auch die gespeicherten Dateien verschlüsselt sind. Solche Angaben gehören klar und verständlich auf die Sicherheitsseite des Anbieters.

KolWrite gibt an, dass Verbindungen verschlüsselt sind, gespeicherte Dateien mit AES-256-Verschlüsselung geschützt werden und die Hauptserver in Deutschland stehen. Daneben gibt es auch eine lokale Transkription direkt auf dem Gerät, bei der keine Inhalte an Cloud-KI-Anbieter gehen. Egal welchen Dienst Sie nutzen: Schauen Sie vorab nach, welcher Modus für Ihre aktuelle Aufnahme eingestellt ist.

Wer verarbeitet die Daten außerdem?

Viele Dienste geben Audio- oder Textdaten an Drittfirmen weiter, die die eigentlichen KI-Modelle betreiben. Der Anbieter sollte diese Firmen beim Namen nennen, genau auflisten, was jede davon erhält, und erklären, was sie damit machen dürfen. Steht auf einer Seite nur etwas von „vertrauenswürdigen Partnern“, haken Sie nach, wer genau gemeint ist.

KolWrite nennt die KI-Anbieter auf seiner Sicherheitsseite beim Namen, und die App fragt nach Ihrer Zustimmung, bevor eine Cloud-KI-Funktion Inhalte an einen Anbieter schickt. Achten Sie auch bei anderen Diensten auf diese Offenheit. Prüfen Sie außerdem, ob Mitarbeiter des Unternehmens oder seiner Anbieter Ihre Aufnahmen einsehen können und unter welchen Bedingungen.

Werden Ihre Inhalte für das Training von KI-Modellen genutzt?

Diese Frage wird am häufigsten vergessen. Manche Dienste nutzen Kundeninhalte, um ihre Modelle zu verbessern, solange Sie dem nicht widersprechen. Andere tun das grundsätzlich nicht. Die Antwort muss verständlich in den Datenschutzbestimmungen stehen und sowohl für den Dienst selbst als auch für seine Drittanbieter gelten.

KolWrite nutzt keine Kundeninhalte, um KI-Modelle zu trainieren. Für welchen Dienst Sie sich auch entscheiden, werten Sie eine schwammige Antwort als Nein und halten Sie vertrauliche Aufnahmen von jedem Anbieter fern, der diese Frage nicht klar beantworten kann.

Machen Sie einen einfachen Test: Öffnen Sie die Datenschutz- und Sicherheitsseiten des Dienstes, suchen Sie nach Wörtern wie „Training“, „verbessern“ oder „lernen“ (beziehungsweise „train“, „improve“, „learn“) und lesen Sie die Sätze drumherum. Steht dort nichts Konkretes über Ihre Inhalte oder heißt es nur pauschal, Daten würden zur „Verbesserung der Dienste“ genutzt, schreiben Sie dem Anbieter vor dem Upload und fragen Sie direkt nach.

Wie lange werden Daten gespeichert und wie löschen Sie diese?

Suchen Sie nach klaren Angaben zur Speicherdauer: Was wird wie lange aufgehoben, und was passiert, wenn Sie eine Datei löschen? Klären Sie, ob mit der Aufnahme auch Transkripte, Zusammenfassungen, Chats und andere daraus abgeleitete Texte verschwinden, und ob Kopien noch eine Zeit lang in Backups liegen bleiben. Eine gute Richtlinie spricht das offen an.

Bei KolWrite können Sie Aufnahmen, Dateien, Chats und Ihr gesamtes Konto jederzeit löschen. Ihre Inhalte bleiben nur so lange gespeichert, bis Sie sie selbst entfernen. Gelöschte Daten können noch in Sicherheitskopien verbleiben, bis diese Backups überschrieben oder gelöscht werden. Achten Sie bei jedem Dienst darauf, dass Sie Ihre Daten selbst über eine echte Funktion löschen können und sich nicht auf bloße Versprechen verlassen müssen.

Wie steuern Sie Weitergabe und Zugriff?

Sobald Sie ein Transkript per E-Mail verschicken, auf einem geteilten Laufwerk ablegen oder in einen Messenger kopieren, verlässt es den Schutz des Dienstes. Teilen Sie deshalb so wenig wie möglich: Geben Sie nur den Abschnitt weiter, der wirklich gebraucht wird, und nicht die ganze Aufnahme. Laden Sie gezielt einzelne Personen ein, statt offene Links zu verschicken, und entziehen Sie den Zugriff wieder, wenn das Projekt abgeschlossen ist.

Wenn Sie im Team arbeiten, sollten Sie klären, wer welche Aufnahmen sehen kann, ob verschiedene Rollen unterstützt werden und ob der Dienst Aktivitäten protokolliert. Verwenden Sie Konten der Organisation statt persönlicher Zugänge. So lassen sich die Zugriffsrechte entziehen, sobald jemand ausscheidet. Sperren Sie außerdem Ihre Geräte und halten Sie Ihre Apps auf dem neuesten Stand.

Was gilt für die aufgenommenen Personen?

Beim Datenschutz geht es auch um die anderen Personen im Gespräch. Sagen Sie allen Beteiligten, dass Sie das Gespräch aufzeichnen und transkribieren lassen, erklären Sie, wer das Ergebnis zu sehen bekommt, und holen Sie ihre Zustimmung ein, wo dies erwartet wird. Welche Regeln für Gesprächsaufzeichnungen und personenbezogene Daten gelten, hängt stark vom Land und von der jeweiligen Situation ab. Besonders streng sind die Vorgaben oft bei Telefonaten, im Gesundheitswesen, am Arbeitsplatz und wenn Kinder beteiligt sind.

Dieser Leitfaden gibt Ihnen eine allgemeine Orientierung, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Wenn es rechtlich darauf ankommt, wenden Sie sich bitte an eine qualifizierte Fachperson. KolWrite verarbeitet nur Aufnahmen, die Sie selbst hochladen, und schickt keinen Bot in Ihre Gespräche. Ob Sie ein Gespräch aufzeichnen, entscheiden Sie also ganz allein.