Краткие выводы
- Доказательство в деле это сам аудио- или видеофайл. Расшифровка остается рабочим материалом, пока суд или другая сторона не примут ее в каком-либо виде.
- Никогда не редактируйте оригинал. Работайте только с копиями и ведите простой учет, кто, когда и зачем брал файл.
- Выверяйте текст расшифровки по записи строчка за строчкой. Особенно внимательно проверяйте имена, цифры, даты и отрицания.
- Аккуратно размечайте говорящих, ставьте пометки на неразборчивых местах вместо догадок и сохраняйте таймкоды, чтобы любую фразу можно было быстро найти.
- Правила работы с доказательствами, записями и адвокатской тайной зависят от суда и страны. Уточните у юриста, какие нормы действуют в вашем деле.
Какой статус у расшифровки записи в юридическом деле?
Относитесь к расшифровке как к рабочему документу. По ней удобно читать, искать нужные места и цитировать запись, на переслушивание которой ушли бы часы. Сам по себе этот текст не считается официальным или заверенным документом. Можно ли приобщить расшифровку к делу, как ее оформить и кто вправе ее заверить, зависит от суда, вида процесса и действующих норм. Прежде чем использовать расшифровку официально, проконсультируйтесь с юристом, который ведет дело.
В этой памятке собрана общая информация для тех, кто готовит расшифровки. Это не юридическая консультация, и мы не утверждаем, что подготовленный так текст будет отвечать какому-то конкретному стандарту доказательств.
Как сохранить оригинальную запись в неприкосновенности?
Уберите исходный файл в надежное место ровно в том виде, в каком его получили, и никогда не открывайте в редакторах. Для расшифровки сделайте рабочую копию. Оригинал нельзя обрезать, конвертировать, очищать от шумов или переименовывать. Если файл не воспроизводится без конвертации, сконвертируйте копию и сделайте об этом пометку в своих записях.
Заведите простой журнал учета. Записывайте в него, откуда поступил файл, дату и время получения, кто брал его в работу, что делали с каждой копией и где они лежат. Зафиксируйте имя файла, формат, размер и длительность. Некоторые команды также сохраняют контрольную сумму (checksum) оригинала, чтобы потом можно было показать, что файл не менялся. У судов и сторон часто бывают свои требования к цепочке хранения, поэтому следуйте инструкциям юриста.
Что делать, если есть вопросы к тому, как была сделана запись?
Если запись существует, это еще не значит, что ее можно пускать в ход. В разных странах и обстоятельствах действуют свои правила о том, кто вправе записывать разговор, нужно ли согласие собеседников и примет ли такую запись суд. Обсудите это с юристом до того, как начнете расшифровывать, пересылать или цитировать аудио.
Запишите все, что известно о происхождении файла. Кто вел запись, когда, на какое устройство и чьи голоса на ней звучат. Эти сведения понадобятся юристу, и собрать их по горячим следам намного проще, чем восстанавливать задним числом.
Как выверить расшифровку построчно?
Включите запись и читайте расшифровку по ходу. Останавливайтесь на каждой значимой реплике: утверждениях о фактах, признаниях, обязательствах, угрозах, цифрах и датах. Исправляйте ошибки программы. В автоматическом тексте бывают ошибки, а в юридической работе важнее всего мелочи: пропущенное «не», перепутанное имя, неверная сумма или «она» вместо «он».
Когда вы загружаете запись в KolWrite, сервис выдает расшифровку с таймкодами и разметкой по спикерам, где каждую реплику можно включить с нужного момента в аудио. Эта функция помогает выверить текст, но не заменяет саму проверку. А те фрагменты, которые вы, скорее всего, будете цитировать, попросите перепроверить второго человека.
Если слова не разобрать, так и напишите. Поставьте пометку «неразборчиво» с таймкодом и не пытайтесь додумать фразу по смыслу. Гладкая догадка принесет больше вреда, чем открытый пропуск, ведь другие люди могут принять ее за чистую монету.
Как размечать говорящих и проставлять таймкоды?
Подписывайте каждого участника по имени или процессуальной роли и не меняйте эти обозначения по ходу текста: судья, свидетель, представитель истца. Проверяйте на слух каждую смену реплик, особенно когда люди перебивают друг друга или когда после долгого вопроса звучит короткий ответ. Если голос опознать не удалось, пишите «неизвестный говорящий».
Оставляйте таймкоды в рабочей версии расшифровки. С ними кто угодно за пару секунд найдет нужное место на записи, и сразу видно, что текст идет строго по аудио. Когда берете цитату из расшифровки в другой документ, указывайте рядом с ней таймкод.
Отмечайте, на каком языке говорят участники. Если на записи переходят с одного языка на другой, фиксируйте места переключения. Перевод оформляется как отдельный документ, и для официальной подачи может потребоваться заверенный перевод. Уточните этот момент у юриста и привлекайте дипломированного переводчика, если того требуют правила.
Как защитить конфиденциальные материалы и адвокатскую тайну?
Записи бесед с клиентами, опросов свидетелей и заседаний требуют бережного обращения. Откройте доступ к ним только тем, кто непосредственно ведет дело, и храните файлы в защищенной рабочей среде, а не на личных дисках или в мессенджерах. Перед загрузкой аудио в любой сервис расшифровки узнайте, где физически обрабатываются и лежат файлы, у кого есть к ним доступ и как сервис обходится с клиентскими данными. Сопоставьте эти условия со своими правилами профессиональной этики и требованиями клиента.
На странице о безопасности KolWrite перечисляет свои меры защиты: шифрование соединения, хранение по стандарту AES-256, серверы в Германии, открытый список поставщиков ИИ и отказ от обучения моделей на материалах пользователей. Свою собственную проверку все равно нужно провести, так как это описание ее не заменяет. К тому же правила вашей фирмы могут требовать внутреннего согласования или согласия клиента.
Заранее подумайте об удалении закрытых сведений. Если расшифровку предстоит передать другой стороне или приобщить к материалам дела, вычитайте ее и уберите персональные данные, реплики под защитой адвокатской тайны и все, что не подлежит раскрытию. Версию с купюрами готовьте уже после того, как полностью выверите основной текст.
Как не запутаться в версиях и в каком виде сдавать текст?
Подписывайте файлы так, чтобы их статус читался сходу: черновик, выверенная версия, версия с купюрами. Фиксируйте, кто и когда проверил текст. Черновик никогда не должен выглядеть как готовый документ при отправке. Ставьте в самом верху пометку о том, что текст еще не выверен, и заменяйте файл сразу после окончания проверки.
Передавайте расшифровку в том формате, который подходит под задачу. Для пересылки обычно выгружают файлы DOCX или PDF, а юристам пригодится версия с таймкодами. Готовую выверенную расшифровку храните вместе с исходной записью и журналом, чтобы даже спустя годы в материалах было легко разобраться.
Как это реализовано в KolWrite
Частые вопросы
Можно ли подать в суд автоматическую расшифровку?
Зависит от суда и правил конкретного процесса. Спросите у юриста, который ведет дело. В любом случае автоматическая расшифровка это только рабочая заготовка, которую нужно целиком выверить по аудиозаписи.
Что такое цепочка хранения (chain of custody) для аудиозаписи?
В общих чертах это хронологическая запись о том, у кого и когда находился оригинальный файл и что с ним делали. Конкретные требования бывают разными, поэтому ориентируйтесь на указания ведущего юриста.
Нужно ли очищать звук от шумов перед расшифровкой?
Оригинальный файл трогать нельзя. Если запись плохо слышно и звук нужно вытянуть, обработайте копию и сделайте об этом отметку в журнале учета.
Как оформлять неразборчивую речь?
Поставьте пометку «неразборчиво» и укажите таймкод этого места. Не пытайтесь угадать слова: правдоподобную догадку потом легко спутать с тем, что было сказано на самом деле.
Заверяет ли KolWrite готовые расшифровки?
Нет. KolWrite делает черновую расшифровку с таймкодами и разбивкой по говорящим, чтобы вы сами сверили ее со звуком. Заверение документа это отдельная процедура, и она проводится по правилам, которые действуют в вашем процессе.
