Tonaufnahmen und Anhörungen transkribieren: Eine Checkliste zur Überprüfung

Welchen Stellenwert hat das Transkript einer Aufnahme in Rechtsangelegenheiten?

Ein Transkript ist zunächst ein Arbeitsdokument. Es hilft Ihnen, eine Aufnahme schnell zu lesen, zu durchsuchen und zu zitieren, statt stundenlang Audio- oder Videomaterial anzuhören. Für sich genommen ist es jedoch kein offizielles oder beglaubigtes Protokoll. Ob Sie ein Transkript einreichen können, wie es aufbereitet sein muss und wer es beglaubigen darf, richtet sich nach dem Gericht, der Verfahrensart und den jeweiligen Vorschriften. Sprechen Sie mit dem verantwortlichen Anwalt, bevor Sie ein Transkript für formelle Zwecke nutzen.

Dieser Leitfaden richtet sich mit allgemeinen Hinweisen an alle, die Transkripte erstellen. Er ist keine Rechtsberatung und sagt nicht aus, dass ein Transkript bestimmte beweisrechtliche Anforderungen erfüllt.

Wie schützen Sie die Originalaufnahme?

Legen Sie die Originaldatei genau so an einem sicheren Ort ab, wie Sie sie bekommen haben, und öffnen Sie sie niemals zum Bearbeiten. Für die Transkription erstellen Sie eine Arbeitskopie und arbeiten nur mit dieser Datei. Das Original selbst wird weder geschnitten noch konvertiert, verbessert oder umbenannt. Muss eine Datei konvertiert werden, damit sie sich richtig abspielen lässt, konvertieren Sie eine Kopie und halten Sie diesen Schritt in Ihren Notizen fest.

Führen Sie dazu ein einfaches Protokoll. Halten Sie fest, woher die Datei kommt, wann genau sie eingegangen ist, wer mit ihr gearbeitet hat, was mit den einzelnen Kopien gemacht wurde und wo diese gespeichert sind. Notieren Sie auch Dateiname, Format, Größe und Länge. Manche Teams berechnen zusätzlich eine Prüfsumme (Checksum) der Originaldatei, um später belegen zu können, dass sie unverändert geblieben ist. Da Gerichte und Verfahrensbeteiligte oft eigene Vorgaben für die Beweismittelkette haben, sollten Sie sich hier genau an die Anweisungen Ihrer Anwälte halten.

Wie gehen Sie mit Fragen zur Entstehung der Aufnahme um?

Nur weil eine Aufnahme vorliegt, heißt das noch nicht, dass Sie sie auch verwenden dürfen. Wer ein Gespräch aufzeichnen darf, welche Einwilligungen nötig sind und ob die Aufnahme im Verfahren als Beweis zugelassen wird, ist je nach Land und Situation unterschiedlich geregelt. Klären Sie diese Punkte mit dem zuständigen Anwalt, bevor Sie die Datei transkribieren, weitergeben oder daraus zitieren.

Schreiben Sie alles auf, was Sie über die Hintergründe der Aufnahme wissen: Wer hat sie gemacht, wann, mit welchem Gerät, und wer ist darauf zu hören? Der Anwalt braucht diese Angaben später, und direkt zu Beginn lassen sie sich viel leichter zusammentragen als im Nachhinein rekonstruieren.

Wie prüfen Sie ein Transkript Zeile für Zeile?

Hören Sie sich die Aufnahme an und lesen Sie den Text parallel dazu mit. Stoppen Sie bei jeder wichtigen Passage, etwa bei Tatsachenbehauptungen, Zugeständnissen, Zusagen, Drohungen sowie bei allen Zahlen und Daten. Bessern Sie Fehler der Software aus. Automatisch erstellte Transkripte enthalten immer wieder Ungenauigkeiten, und im juristischen Alltag kommt es genau auf diese Kleinigkeiten an: ein verschlucktes „nicht“, ein verwechselter Name, eine falsche Summe oder ein „sie“ statt eines „er“.

Wenn Sie eine Aufnahme in KolWrite hochladen, bekommen Sie ein Transkript mit Sprecherkennungen und Zeitstempeln. So können Sie jede Zeile direkt ab ihrer Stelle im Audio abspielen. Nutzen Sie das, um den Text zu prüfen, und nicht, um sich die Prüfung zu sparen. Passagen, die wahrscheinlich zitiert werden, sollten Sie zusätzlich von einer zweiten Person prüfen lassen.

Ist eine Stelle akustisch nicht zu verstehen, machen Sie das im Text transparent. Markieren Sie die Passage samt Zeitstempel als unhörbar oder unverständlich, statt sich etwas Plausibles zusammenzureimen. Eine gut klingende Vermutung richtet mehr Schaden an als eine offene Lücke, weil sich andere im weiteren Verlauf darauf verlassen könnten.

Wie kennzeichnen Sie Sprecher und Zeitangaben?

Benennen Sie alle Sprecher einheitlich mit ihrem Namen oder ihrer Rolle, also zum Beispiel der Richter, die Zeugin oder der Prozessbevollmächtigte der Klägerseite. Prüfen Sie bei jedem Sprecherwechsel nach Gehör, ob die Zuordnung stimmt. Das gilt besonders dann, wenn mehrere Personen durcheinanderreden oder auf eine lange Frage nur eine knappe Antwort folgt. Lässt sich eine Stimme nicht zuordnen, schreiben Sie „Unbekannter Sprecher“.

Lassen Sie die Zeitstempel im Arbeitstranskript stehen. So findet jeder eine bestimmte Stelle in wenigen Sekunden wieder, und man sieht sofort, dass der Text der Aufnahme folgt. Wenn Sie in einem anderen Dokument aus dem Transkript zitieren, setzen Sie den Zeitstempel direkt zum Zitat.

Halten Sie auch fest, in welcher Sprache gesprochen wird. Wechselt die Sprache während der Aufnahme, markieren Sie die jeweiligen Übergänge. Eine Übersetzung gehört in ein separates Dokument; für formelle Zwecke muss sie unter Umständen beglaubigt sein. Fragen Sie dazu Ihre Rechtsberatung und ziehen Sie einen qualifizierten Übersetzer hinzu, wenn die Vorschriften das verlangen.

Wie schützen Sie vertrauliche und dem Berufsgeheimnis unterliegende Inhalte?

Aufnahmen von Mandanten, Zeugen und Anhörungen sind hochsensibel. Geben Sie nur dem Team Zugriff, das tatsächlich an dem Fall arbeitet, und legen Sie die Dateien in einer geschützten Umgebung ab, niemals in privaten Konten oder Messenger-Apps. Bevor Sie ein Transkriptionsprogramm nutzen, sollten Sie klären, wo das Audio verarbeitet und gespeichert wird, wer darauf zugreifen kann und was der Anbieter mit den Daten macht. Gleichen Sie das mit Ihren berufsrechtlichen Pflichten und den Vorgaben des Mandanten ab.

Wie KolWrite mit Daten umgeht, ist auf einer eigenen Sicherheitsseite beschrieben: Die Verbindungen sind verschlüsselt, gespeichert wird nach AES-256 auf Servern in Deutschland, die eingesetzten KI-Anbieter werden offen benannt und Kundeninhalte fließen nicht in das Training von KI-Modellen ein. Diese Angaben nehmen Ihnen jedoch nicht die eigene Einschätzung ab. Je nach den berufsrechtlichen Vorgaben Ihrer Kanzlei kann eine interne Prüfung oder die Einwilligung des Mandanten erforderlich sein.

Planen Sie auch Schwärzungen ein. Soll ein Transkript an eine andere Partei weitergegeben oder bei Gericht eingereicht werden, prüfen Sie es vorher auf personenbezogene Daten, vertrauliche Äußerungen und alles, was nicht unter die Offenlegung fällt. Erstellen Sie die geschwärzte Fassung dann aus dem bereits geprüften Text.

Wie verwalten Sie Versionen und die Bereitstellung?

Benennen Sie jede Datei so, dass der Bearbeitungsstand sofort klar ist: Entwurf, geprüft, geschwärzt. Dokumentieren Sie auch, wer den Text wann kontrolliert hat. Geben Sie niemals einen Rohentwurf heraus, der wie eine fertige Fassung aussieht. Kennzeichnen Sie Entwürfe ganz oben im Dokument deutlich als ungeprüft und tauschen Sie sie aus, sobald die geprüfte Version vorliegt.

Wählen Sie beim Exportieren das Format, das zum jeweiligen Zweck passt. Zum Weitergeben sind DOCX- oder PDF-Dateien üblich; für die eigene Arbeit im juristischen Team ist dagegen eine Fassung mit Zeitstempeln praktisch. Legen Sie das fertig geprüfte Transkript am Ende zusammen mit der Originalaufnahme und dem Protokoll ab, damit sich der Vorgang auch nach Jahren noch lückenlos nachvollziehen lässt.