Transcrire un entretien d’embauche : consentement, équité et conservation des données

Pourquoi transcrire un entretien d’embauche ?

En prenant des notes à la main, on laisse forcément passer des détails, et ce qu’on écrit reste souvent biaisé par la première impression. La transcription, elle, garde trace de ce que le candidat a vraiment dit. Tous les membres du comité de recrutement s’appuient ainsi sur les mêmes éléments, et la personne qui mène l’entretien peut écouter au lieu de taper sur son clavier.

Comparer les candidatures devient aussi plus simple. Lorsque plusieurs personnes répondent aux mêmes questions, mettre leurs réponses en parallèle sur écran est bien plus fiable que de faire appel à ses souvenirs. Et si le poste demande une compétence pointue, un collègue expert qui n’assistait pas à l’échange peut relire les réponses après coup.

Il faut toutefois garder en tête les limites de l’exercice. Une transcription fige des mots, elle ne mesure pas un savoir-faire. Les silences, un accent, le trac ou une mauvaise connexion jouent sur l’élocution, sans rien dire de la capacité de la personne à tenir le poste. Le texte sert à vérifier ce qui a été dit. Pour évaluer le candidat, appuyez-vous sur votre grille d’évaluation structurée.

Comment gérer le consentement ?

Posez la question à l’avance dans l’invitation à l’entretien, puis redemandez au début de la conversation. Expliquez que vous aimeriez enregistrer et transcrire l’entretien, précisez à quoi cela va servir, qui y aura accès et quand ce sera effacé. Dites clairement qu’un refus ne changera rien à la suite de la candidature, et tenez-vous-y. Si le candidat dit non, prenez des notes comme d’habitude.

La réglementation sur l’enregistrement, le traitement des données des candidats et l’emploi d’outils automatisés en recrutement varie d’un pays à l’autre, et parfois selon le poste. Cet article rappelle des grands principes mais ne remplace pas un conseil juridique. Voyez avec votre service juridique ou RH quelles règles s’appliquent là où vous recrutez, puis intégrez-les à votre procédure de recrutement.

Comment garantir l’équité du processus ?

Ce sont les personnes qui décident. Une transcription est un compte rendu, pas un barème. Ne classez pas les candidats selon leur temps de parole, le vocabulaire employé ou tout autre indicateur calculé automatiquement. La façon de parler dépend de l’accent, du stress, de la langue maternelle ou de la qualité du réseau, et la reconnaissance vocale fonctionne moins bien sur certaines voix. Une erreur de l’outil ne doit jamais pénaliser un candidat.

Cadrez vos entretiens. Préparez vos questions de base et vos critères d’évaluation en amont, posez les mêmes questions dans un ordre similaire à tout le monde, et notez chaque réponse face à ces critères en citant des passages précis. La transcription apporte ici plus d’équité, car vous pouvez pointer directement les propos qui justifient votre note.

Écartez les questions qui n’ont pas lieu d’être. Les règles encadrant des sujets comme l’âge, la situation familiale, la santé ou la religion diffèrent selon les pays, et la transcription gardera trace de tout ce qui se dit. Si un sujet interdit vient sur le tapis, prenez-en note et voyez la marche à suivre avec votre référent RH.

Comment relire et exploiter la transcription ?

Ouvrez la transcription à côté de votre grille d’évaluation. Repérez les réponses qui éclairent chaque critère et relevez les codes temporels. Sur KolWrite, il suffit d’importer l’enregistrement pour obtenir un texte avec l’identification des locuteurs et l’horodatage. Vous pouvez faire une recherche par mot-clé et cliquer pour écouter le passage exact dans l’audio. Aucun robot ne s’invite dans la réunion.

Réécoutez l’audio pour vérifier les noms propres, les employeurs, les intitulés de poste, les technologies et les chiffres avant de les reprendre dans un rapport. Un texte généré automatiquement peut contenir des erreurs, et dans un compte rendu d’entretien, se tromper d’employeur ou d’année peut fausser une décision d’embauche. Si un candidat mélange l’hébreu, l’arabe et l’anglais dans une même phrase, contrôlez ces passages à l’oreille.

Rédigez votre compte rendu avec vos propres mots et limitez les citations au strict nécessaire. Le comité de recrutement doit comprendre pourquoi vous retenez ce profil sans avoir à lire tout l’entretien.

Combien de temps garder les dossiers d’entretien ?

Fixez votre durée de conservation avant même de lancer les entretiens et écrivez-la noir sur blanc. Ne gardez les fichiers que le temps nécessaire pour arrêter votre choix et couvrir le délai de recours éventuel, dans le respect de vos règles internes et de la loi locale. Une fois ce délai passé, supprimez l’enregistrement et la transcription. Pensez aussi à annoncer ce calendrier aux candidats dès le départ. Certaines équipes choisissent d’effacer le fichier audio plus tôt pour ne conserver que la grille d’évaluation structurée.

Les candidats peuvent avoir le droit de consulter les données personnelles que vous détenez sur eux ou d’en demander la suppression. Organisez-vous pour retrouver vite le dossier d’une personne si elle en fait la demande. Choisir un seul lieu de stockage et une règle claire pour nommer vos fichiers vous fera gagner un temps précieux.

Comment protéger les données d’entretien ?

Considérez les comptes rendus d’entretien comme des documents RH confidentiels. Réservez leur lecture au comité de recrutement et aux RH, n’envoyez pas les transcriptions par e-mail et partagez-les uniquement dans un espace de travail à accès restreint. Avant de choisir un outil, regardez où il traite et héberge les fichiers audio. KolWrite détaille son fonctionnement sur sa page consacrée à la sécurité : connexions chiffrées, stockage AES-256, serveurs en Allemagne, fournisseurs d’IA nommés et aucun entraînement des modèles d’IA sur les contenus des clients.

Ne réutilisez jamais l’enregistrement d’un entretien pour autre chose que ce qui a été convenu avec le candidat, comme de la formation interne ou du marketing, sans lui redemander son accord.