Transcribir entrevistas de trabajo: consentimiento, equidad y qué conservar

¿Por qué transcribir una entrevista de trabajo?

Quien toma notas a mano durante una entrevista se pierde detalles, y lo que sí apunta suele estar teñido por las primeras impresiones. Con una transcripción queda registrado lo que el candidato dijo de verdad. Así, el comité de selección revisa los mismos datos y quien entrevista puede dedicarse a escuchar en lugar de teclear.

También ayuda a comparar candidatos. Cuando varias personas responden a las mismas preguntas, poner sus respuestas una junto a otra es mucho más fiable que tirar de memoria. Y si el puesto exige conocimientos técnicos concretos, un especialista que no estuvo en la entrevista puede leer las respuestas después.

Conviene tener claro para qué sirve y para qué no. Una transcripción recoge palabras, pero no mide la valía de nadie. Las pausas, el acento, los nervios o una mala conexión influyen en cómo suena alguien y no dicen nada sobre cómo trabajará. Use el texto para verificar qué se dijo y apóyese en su evaluación estructurada para valorar a la persona.

¿Cómo gestionar el consentimiento?

Pida permiso por adelantado al enviar la invitación a la entrevista y vuelva a confirmarlo al empezar la charla. Explique que quiere grabar y transcribir la conversación, para qué se va a usar, quién podrá verla y cuándo se borrará. Aclare que negarse no perjudicará su candidatura y cumpla su palabra. Si el candidato prefiere que no se grabe, tome notas como siempre.

La normativa sobre grabar conversaciones, tratar datos de candidatos y emplear herramientas automáticas en selección varía de un país a otro y, a veces, según el puesto. Esta guía recoge pautas generales y no sustituye al asesoramiento legal. Consulte con su asesor jurídico o de recursos humanos qué normas rigen donde contrata e incorpore esos requisitos a su procedimiento de selección.

¿Cómo mantener un proceso justo?

Las decisiones deben tomarlas las personas. Una transcripción es un documento de consulta, no una nota. No ordene a los candidatos por el tiempo que hablaron, las palabras que emplearon ni ningún otro indicador calculado automáticamente. La forma de hablar cambia con el acento, los nervios, la lengua materna o la calidad de la línea, y la transcripción automática falla más con unas voces que con otras. Un fallo del programa al transcribir jamás debe jugar en contra de un candidato.

Lleve la entrevista preparada. Fije de antemano las preguntas principales y los criterios de valoración, plantee las mismas cuestiones a todos en un orden parecido y puntúe cada respuesta según esa pauta, citando frases concretas de la charla. Aquí la transcripción aporta equidad porque permite mostrar en qué palabras exactas se basa cada puntuación.

No haga preguntas improcedentes. Lo que permite la ley sobre cuestiones como la edad, la situación familiar, la salud o la religión depende de cada país, y en la transcripción quedará constancia de todo lo que se hable. Si durante la charla sale un tema delicado o no permitido, déjelo anotado y coméntelo con su asesor de recursos humanos.

¿Cómo revisar la transcripción?

Revise la transcripción con su plantilla de valoración al lado. Señale las respuestas que respaldan cada criterio y apunte el minuto exacto. En KolWrite usted sube el archivo de audio y recibe el texto separado por hablantes y con marcas de tiempo, lo que le permite buscar una palabra y saltar directo a ese punto de la grabación. Además, ningún bot entra en la videollamada.

Antes de pasar a un informe nombres propios, empresas anteriores, puestos, tecnologías o cifras, escuche el audio para comprobar que están bien escritos. La transcripción automática puede equivocarse, y confundir el nombre de una empresa o un año en el expediente puede torcer una decisión de contratación. Si el candidato intercala hebreo, árabe e inglés en una misma frase, revise esos fragmentos con el audio delante.

Escriba la valoración con sus propias palabras e incluya solo las citas necesarias. Quienes formen el comité de selección deberían entender por qué se ha elegido a una persona sin tener que leerse la entrevista entera.

¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros de las entrevistas?

Fije por escrito cuánto tiempo guardará los archivos antes de empezar el proceso. Consérvelos únicamente lo necesario para cerrar la contratación y cubrir el plazo legal ante posibles reclamaciones, según marque su normativa interna y la ley local. Informe a los candidatos desde el primer momento de cuándo se borrarán sus datos y elimine tanto el audio como el texto al cumplirse la fecha. Hay equipos que prefieren borrar la grabación antes y quedarse solo con la hoja de evaluación estructurada.

Tenga en cuenta que los candidatos pueden tener derecho a consultar los datos personales que guarda sobre ellos o a pedir que los borre. Organícese para localizar el expediente de cualquier persona sin perder tiempo si se lo solicita. Usar siempre un mismo formato para nombrar los archivos y guardarlos en un único sitio le ahorrará mucho trabajo.

¿Cómo proteger los datos de las entrevistas?

Trate las entrevistas grabadas y sus textos como documentación confidencial de personal. Dé acceso solo a recursos humanos y a quienes participan en la selección, no mande transcripciones por correo electrónico y compártalas únicamente dentro de un entorno de trabajo con permisos controlados. Antes de contratar una herramienta de transcripción, mire dónde procesa y guarda los audios. KolWrite detalla cómo trabaja en su página de seguridad, con conexiones cifradas, almacenamiento AES-256, servidores en Alemania, proveedores de IA identificados por su nombre y el compromiso de no entrenar modelos de IA con el material de los clientes.

No emplee nunca las grabaciones para nada que el candidato no haya autorizado expresamente, como formar a empleados o hacer material promocional, a menos que vuelva a pedirle permiso para ese uso.