Trascrivere i colloqui di lavoro: consenso, equità e cosa conservare

Perché trascrivere un colloquio di lavoro?

Prendendo appunti a mano durante un colloquio è facile perdersi qualche passaggio, e spesso quello che si scrive risente delle prime impressioni. La trascrizione invece fissa le parole esatte del candidato. Così chi fa il colloquio può concentrarsi sull'ascolto invece di digitare sulla tastiera, e tutto il comitato di selezione potrà valutare gli stessi elementi.

Anche confrontare i profili diventa più semplice. Se fai le stesse domande a più persone, mettere le risposte una accanto all'altra è molto più sicuro che andare a memoria. Inoltre, per le posizioni più tecniche, uno specialista che non ha partecipato all'incontro può rileggere le risposte in un secondo momento.

Bisogna però avere ben chiaro cosa può dire una trascrizione. Il testo riporta le parole pronunciate, ma non misura le competenze. Esitazioni, accenti, emozione o una linea internet disturbata cambiano il modo in cui una persona si esprime, ma non dicono nulla su come lavorerà. Usa la trascrizione per verificare che cosa è stato detto, lasciando il giudizio sulla persona alla tua scheda di valutazione strutturata.

Come gestire il consenso?

Chiedi il permesso già nell'invito al colloquio e ripeti la domanda appena inizia la chiamata. Spiega che vorresti registrare e trascrivere l'incontro, a che scopo lo fai, chi leggerà il documento e quando verrà cancellato. Metti in chiaro che dire di no non penalizzerà in alcun modo la candidatura, e rispetta la scelta. Se il candidato preferisce non essere registrato, prendi appunti come faresti di solito.

Le leggi sulle registrazioni, sul trattamento dei dati dei candidati e sull'uso di strumenti automatici nella selezione del personale cambiano da Paese a Paese, e a volte dipendono anche dal tipo di ruolo. Queste sono indicazioni di massima, non un parere legale. Verifica con il tuo consulente legale o con il responsabile HR quali norme valgono nel Paese in cui assumi e imposta di conseguenza la tua procedura di selezione.

Come garantire un processo equo?

Le decisioni devono restare alle persone. Una trascrizione è un resoconto, non una pagella. Non creare classifiche dei candidati in base a quanto hanno parlato, alla ricchezza del lessico o ad altri parametri calcolati dal computer. Il modo di parlare dipende dall'accento, dall'agitazione, dalla lingua madre e dalla qualità della linea; inoltre, con certe voci i sistemi di trascrizione automatica sbagliano più spesso. Un errore del software non deve mai andare a svantaggio di chi si candida.

Dai una struttura precisa al colloquio. Prepara in anticipo le domande principali e i criteri di giudizio, fai a tutti le stesse domande seguendo più o meno lo stesso ordine e valuta ogni risposta in base ai criteri scelti, citando le frasi esatte. Avere il testo sottomano rende il confronto più equo, perché permette di legare ogni punteggio a passaggi concreti.

Evita le domande che non si dovrebbero fare. Le regole su argomenti come età, situazione familiare, salute o religione cambiano da Paese a Paese, e nella trascrizione finirà ogni singola parola detta durante l'incontro. Se dovesse saltare fuori un tema delicato o non consentito, prendine nota e confrontati con il tuo referente HR.

Come revisionare la trascrizione?

Tieni la trascrizione aperta accanto alla scheda di valutazione. Segna le risposte utili per ciascun criterio e annota il minuto esatto. Caricando la registrazione su KolWrite ottieni un testo completo di nomi di chi parla e marcatori temporali: in questo modo puoi cercare una parola e saltare subito a quel punto preciso dell'audio, senza che nessun bot debba entrare nella videochiamata.

Prima di inserire nomi di persona, aziende, qualifiche, tecnologie o cifre in una scheda di sintesi, controllali sempre riascoltando l'audio. La trascrizione automatica può sbagliare, e nel verbale di un colloquio un anno o il nome di un ex datore di lavoro errati possono falsare la scelta finale. Fai una verifica a orecchio anche quando il candidato mescola ebraico, arabo e inglese nella stessa frase.

Scrivi la scheda di valutazione con parole tue, limitando le citazioni dirette all'essenziale. Chi siede nel comitato di selezione deve poter capire il motivo per cui un candidato è stato scelto senza dover rileggere tutta la conversazione.

Per quanto tempo conservare i documenti dei colloqui?

Decidi per quanto tempo conservare i dati prima ancora di iniziare e mettilo per iscritto. Tieni i file solo per il tempo che serve a prendere la decisione di assunzione e a coprire l'eventuale periodo in cui potrebbe essere contestata, attenendoti alle regole aziendali e alle leggi locali. Scaduto questo termine, cancella sia la registrazione sia la trascrizione. Ricordati di comunicare queste scadenze ai candidati fin da subito. Alcuni team eliminano l'audio prima e tengono solo la scheda di valutazione strutturata.

I candidati possono avere il diritto di consultare i dati personali che hai raccolto su di loro o di chiederne la cancellazione. Organizzati in modo da poter ritrovare i file di ogni persona in pochi istanti per rispondere a queste richieste: basta dare un nome chiaro ai file e salvarli tutti in un unico posto.

Come proteggere i dati dei colloqui?

I materiali dei colloqui vanno gestiti come documenti riservati del personale. Concedi l'accesso solo al comitato di selezione e al team HR, evita di inoltrare le trascrizioni via email e condividile unicamente in uno spazio di lavoro ad accesso controllato. Prima di scegliere uno strumento, controlla dove elabora e dove salva gli audio. Nella pagina dedicata alla sicurezza, KolWrite spiega nel dettaglio come gestisce i dati: connessioni crittografate, archiviazione AES-256, server in Germania, elenco dichiarato dei fornitori di IA e nessun addestramento dei modelli di IA sui contenuti dei clienti.

Non usare mai le registrazioni per scopi diversi da quelli concordati con il candidato, ad esempio per fare formazione interna o per attività di marketing, a meno che tu non gli chieda di nuovo un permesso specifico.