Utiliser une transcription avec un assistant IA : bonnes questions, citations exactes et partage prudent

Pourquoi une transcription est-elle une bonne base pour un assistant IA ?

Les assistants travaillent à partir de texte. Vous ne pouvez pas coller une heure d'audio dans une fenêtre de chat, alors qu'une transcription s'y glisse très bien. Si elle contient le nom des intervenants et les codes temporels, chaque phrase est rattachée à une personne et à un moment précis. L'assistant peut alors pointer directement vers la source de sa réponse : au lieu de le laisser deviner, vous pouvez tout vérifier.

Pour les tâches fastidieuses, un assistant va très vite. Il relève toutes les mentions d'un sujet, liste les décisions prises, compare ce que deux personnes ont dit sur un même point, rédige un résumé pour un lecteur précis ou tire des questions de suivi d'une longue discussion. Cela fait gagner des heures. En revanche, il est incapable de savoir ce qui s'est réellement dit au-delà du texte que vous lui donnez.

Comment faire directement dans KolWrite ou via l'API ?

Dans KolWrite, vous importez un enregistrement et récupérez une transcription avec l'identification des intervenants et les codes temporels. Vous pouvez ensuite demander un résumé ou discuter directement avec le texte. Commencez par là si vous voulez garder la réponse à côté de la source, car vous pouvez réécouter le passage exact cité par l'assistant. Depuis cette même transcription, vous avez accès aux résumés, aux traductions entre les langues prises en charge et aux exports.

Si vous préférez passer par un autre assistant, exportez la transcription en TXT, DOCX ou JSON pour l'emporter avec vous. Les développeurs et les agents IA peuvent aussi appeler l'API KolWrite sur console.kolwrite.com. À partir d'une URL audio ou vidéo, l'API renvoie des segments avec l'horodatage mot à mot et l'identification des intervenants, au format JSON, texte brut ou SRT. Vous trouverez sur la console la documentation et les instructions qu'un agent IA de programmation lit avant d'écrire du code.

Quelle que soit l'option choisie, n'oubliez pas qu'une transcription est générée automatiquement et qu'elle contient des erreurs. Si un nom est mal orthographié dans le texte, l'assistant le répétera avec aplomb.

Comment poser des questions qui donnent des réponses fiables ?

Demandez à l'assistant de justifier ses réponses. Écrivez par exemple : « Liste les décisions prises lors de cette réunion. Pour chacune, indique le code temporel et cite la phrase exacte. Si la transcription ne contient aucune décision sur un sujet, écris non trouvé. N'utilise aucune connaissance extérieure à la transcription. » Avec une telle consigne, vous vérifiez la réponse rapidement et vous évitez que l'outil n'invente des éléments.

Soyez précis dans votre demande. Vous obtiendrez un bien meilleur résultat en demandant « Qui a dit quoi au sujet du budget ? » plutôt que « Résume la discussion sur le budget ». Indiquez à qui s'adresse le texte et quelle longueur il doit faire. Demandez à voir les désaccords, pas seulement les points d'entente. Pensez aussi à demander quelles questions sont restées sans réponse. Les assistants savent très bien les repérer, mais on oublie souvent de leur poser la question.

Méfiez-vous des décomptes et des chiffres exacts. Si les assistants comprennent très bien le sens d'un texte, ils sont moins doués pour le calcul ou pour compter combien de fois une chose a été dite. Si un chiffre compte vraiment, allez le chercher vous-même dans la transcription.

Comment s'assurer que les citations sont exactes ?

Il arrive qu'un assistant mette des guillemets autour d'une phrase qu'il a reformulée. Avant de reprendre une citation, cherchez les mots exacts dans la transcription. Si vous ne les trouvez pas, c'est que l'assistant a modifié le texte. Demandez-lui alors une citation mot à mot avec le code temporel, puis refaites une recherche dans le document pour confirmer.

Si le propos doit être publié, attribué à une personne nommée ou servir de base à une décision, prenez le temps de réécouter l'audio. Comme la transcription est automatique, un mot mal transcrit se retrouvera tel quel dans votre citation. C'est une règle de base pour les journalistes et les avocats, et elle vaut pour toute citation importante.

À quoi faut-il penser avant de partager une transcription ?

Une transcription contient parfois des données personnelles, des secrets commerciaux, des informations de santé ou tout simplement les paroles d'autres personnes. Avant de la coller dans un assistant, renseignez-vous : qui gère ce service ? Votre texte est-il stocké ou utilisé pour entraîner des modèles ? Avez-vous le droit de le partager ? Vérifiez les règles de votre entreprise et assurez-vous d'avoir l'accord des participants enregistrés.

Envoyez le strict minimum. Retirez les noms, les chiffres et les détails permettant d'identifier quelqu'un s'ils ne sont pas utiles à votre demande, ou remplacez-les par des codes. Ne transmettez que le passage sur lequel porte votre question. Et si le contenu est très sensible, ne l'envoyez à aucun assistant externe.

KolWrite présente ses propres pratiques sur sa page sécurité : connexions chiffrées, stockage AES-256, serveurs en Allemagne, fournisseurs d'IA clairement nommés et aucun entraînement d'IA sur les contenus des clients. Posez ces mêmes questions pour chaque outil que vous utilisez. Notez par ailleurs que la connexion entre l'application de bureau KolWrite et les applications d'IA externes est encore en cours de développement et n'est pas disponible pour le moment.

Comment travailler sur une très longue transcription ?

Avancez morceau par morceau. Découpez votre transcription par tranches horaires ou par sujets, posez la même question sur chaque partie, puis demandez à l'assistant de regrouper les réponses. Sur un texte très long, l'assistant risque d'oublier des détails situés au milieu, alors qu'un découpage en sections plus courtes vous permet de contrôler le travail étape par étape.

Gardez une trace de vos questions. Notez les consignes qui donnent de bons résultats avec la date et la version de la transcription : vous pourrez ainsi les réutiliser à la réunion suivante.

Laissez toujours la validation finale à une personne. L'assistant peut préparer un projet de résumé, une liste d'actions ou une ébauche de réponse. Mais un humain doit relire le texte, vérifier les points clés dans la transcription et l'audio, et assumer la responsabilité du document final.