In sintesi
- A un assistente conviene dare in pasto una trascrizione con i nomi di chi parla e i marcatori temporali. In questo modo vedi da dove arriva ogni risposta e puoi controllarla.
- Chiedi di indicare sempre il marcatore temporale e di riportare la frase esatta. Specifica che deve rispondere 'non trovato' se il dato non c'è nella trascrizione.
- Non pubblicare e non prendere decisioni basandoti su una citazione senza averla prima confrontata con la trascrizione. Quando il passaggio è delicato, riascolta anche l'audio originale.
- Decidi cosa puoi condividere con un assistente prima ancora di incollare il testo. Quando è possibile, togli i nomi e i dettagli riservati.
- Le trascrizioni lunghe si lavorano meglio a blocchi. Analizzale per fasce orarie e lascia sempre il giudizio finale a una persona.
Perché una trascrizione è la base giusta per un assistente IA?
Gli assistenti lavorano sul testo. In una chat puoi incollare una trascrizione, cosa impossibile con un'ora di audio. Se nel testo ci sono i nomi di chi parla e i marcatori temporali, ogni frase ha un autore e un punto preciso. Così le risposte rimandano dritte alla fonte e puoi verificarle di persona, invece di avere un assistente che tira a indovinare.
L'assistente sbriga in fretta il lavoro più noioso. Trova tutti i punti in cui si parla di un argomento, elenca le decisioni prese, mette a confronto quello che hanno detto due persone sulla stessa questione, prepara un riassunto su misura per chi dovrà leggerlo o ricava domande di approfondimento da una lunga discussione. Ti fa risparmiare ore. Quello che non può sapere, però, è cosa sia stato detto davvero al di fuori del testo che gli passi.
Come funziona dentro KolWrite o tramite API?
Su KolWrite carichi una registrazione, ottieni la trascrizione con i nomi dei relatori e i marcatori temporali e puoi chiedere subito un riassunto o aprire una chat direttamente sul testo. Conviene partire da qui se vuoi tenere le risposte vicine alla fonte, perché puoi riascoltare il punto esatto citato dall'assistente. Dalla stessa trascrizione puoi anche generare riassunti, tradurre tra le lingue supportate ed esportare i file.
Se preferisci usare un altro assistente, ti basta esportare la trascrizione in TXT, DOCX o JSON e portarla con te. Gli sviluppatori e gli agenti IA possono anche usare l'API di KolWrite su console.kolwrite.com. Inviando un URL audio o video, si ottengono i segmenti con i marcatori temporali per ogni singola parola e le etichette dei relatori in formato JSON, testo semplice o SRT. Sulla console trovi la documentazione e le istruzioni che un agente IA di programmazione legge prima di scrivere il codice.
Qualunque strada tu scelga, tieni presente che una trascrizione è generata in automatico e contiene degli errori. Se un nome è scritto male, l'assistente lo ripeterà sbagliato senza fare una piega.
Come fare domande che diano risposte affidabili?
Chiedi sempre le prove insieme alla risposta. Puoi scrivere, ad esempio: 'Elenca le decisioni prese in questa riunione. Per ciascuna, indica il marcatore temporale e cita la frase esatta. Se la trascrizione non contiene una decisione su un argomento, scrivi non trovato. Non usare conoscenze esterne alla trascrizione.' Con una richiesta del genere fai subito a controllare le risposte ed eviti che l'assistente lavori di fantasia.
Spiega bene cosa ti serve. Chiedere 'Chi ha detto cosa riguardo al budget?' funziona molto meglio di un generico 'Riassumi la discussione sul budget.' Indica chi leggerà il testo e quanto deve essere lungo. Chiedi di far emergere i punti di disaccordo, oltre a quelli condivisi, e fatti elencare le domande rimaste senza risposta. Su quest'ultimo punto gli assistenti se la cavano benissimo, anche se spesso ci si dimentica di chiederlo.
Fai attenzione ai conteggi e alle cifre esatte. Gli assistenti capiscono bene il senso del discorso, ma sono più deboli con i calcoli e faticano a contare quante volte è stata ripetuta una cosa. Se un numero è importante, vallo a cercare tu nel testo.
Come essere sicuri che le citazioni siano esatte?
Capita che un assistente metta tra virgolette quella che in realtà è una parafrasi. Prima di usare una citazione, cerca le parole esatte nella trascrizione: se non le trovi, vuol dire che le ha cambiate. Chiedigli di citare il testo parola per parola indicando il marcatore temporale, poi fai una ricerca nel documento per sicurezza.
Se la citazione deve essere pubblicata, attribuita a una persona precisa o usata per prendere decisioni, fai un controllo in più e riascolta l'audio. Visto che la trascrizione è automatica, una parola trascritta male finisce dritta nella citazione. È lo stesso controllo che fanno giornalisti e avvocati, e vale per qualsiasi frase che abbia un peso.
A cosa fare attenzione prima di condividere una trascrizione?
In una trascrizione possono esserci dati personali, segreti aziendali, informazioni sulla salute o semplicemente le parole di altre persone. Prima di incollarla nella chat di un assistente, informati su chi gestisce il servizio, controlla se i testi vengono salvati o usati per addestrare i modelli e verifica di avere il permesso di condividerli. Controlla anche le regole della tua azienda e assicurati di avere il consenso delle persone registrate.
Invia solo lo stretto necessario. Togli i nomi, i numeri e i dettagli personali che non servono per quel lavoro, oppure sostituiscili con dei codici. Incolla solo il brano su cui stai facendo domande e, se il contenuto è molto delicato, evita del tutto di passarlo a un assistente esterno.
KolWrite spiega come gestisce i dati nella sua pagina sulla sicurezza: connessioni crittografate, archiviazione AES-256, server in Germania, elenco trasparente dei fornitori IA e nessun addestramento dei modelli sui contenuti dei clienti. Fai gli stessi controlli su ogni altro strumento che usi per lavorare. Tieni presente che il collegamento desktop di KolWrite per le app IA esterne è ancora in fase di sviluppo e non è ancora attivo.
Come si gestisce una trascrizione molto lunga?
Dividi il testo in blocchi, per fasce orarie o per argomento. Fai la stessa domanda su ogni singola parte e solo alla fine chiedi all'assistente di unire le risposte. Quando dai in pasto un testo troppo lungo è facile che si perdano per strada i dettagli centrali; lavorando su pezzi più corti, invece, hai dei punti di controllo molto più chiari.
Tieni traccia delle domande che fai. Quando trovi un prompt che funziona bene, salvalo insieme alla data e alla versione della trascrizione: ti tornerà comodo per la riunione successiva.
L'ultima parola spetta sempre a una persona. L'assistente può preparare la bozza di un riassunto, una lista di cose da fare o la risposta a una domanda, ma poi ci vuole qualcuno che rilegga tutto, controlli i passaggi più delicati sulla trascrizione e sull'audio e si prenda la responsabilità del testo finale.
Domande frequenti
Posso incollare una trascrizione in qualsiasi assistente IA?
Solo se hai il permesso di condividere quel contenuto con quel servizio specifico. Controlla chi lo gestisce, come vengono salvati i testi e se i tuoi dati finiscono per addestrare i modelli.
Perché a volte l'assistente cita frasi che non sono mai state dette?
Gli assistenti prevedono quale testo suonerà scorrevole e, su questa base probabilistica, possono parafrasare o inventare dettagli. Quando conta essere precisi, cerca le parole esatte nella trascrizione e riascolta l'audio.
Come faccio a ottenere risposte facili da verificare?
Chiedi di indicare il marcatore temporale e la citazione esatta per ogni singolo punto, e specifica all'assistente di scrivere 'non trovato' se nella trascrizione non c'è la risposta.
Un agente IA può usare KolWrite direttamente?
Gli sviluppatori e gli agenti possono usare l'API di KolWrite su console.kolwrite.com: basta inviare un URL audio o video per ottenere i marcatori temporali parola per parola, le etichette dei relatori e i file SRT.
KolWrite usa le mie trascrizioni per addestrare l'IA?
No. Come indicato nella pagina sulla sicurezza di KolWrite, i contenuti dei clienti non vengono mai usati per addestrare modelli di intelligenza artificiale.
