Как записать встречу, чтобы запись действительно пригодилась

От чего зависит качество расшифровки встречи?

Все решают три вещи: насколько каждый голос громче фонового шума комнаты, сколько человек говорят одновременно и дойдет ли аудиофайл с микрофона до компьютера целым. Первое и третье зависит от вас. На второе можно повлиять, только если хорошо модерировать разговор.

Считайте, что микрофон это ухо человека, который потом будет читать расшифровку. Если вы включаете файл на обычной скорости и сами не можете разобрать разговор, программа тоже не справится. Нужна такая запись, которую можно поставить пропустившему встречу коллеге, чтобы он понял каждое предложение.

Куда положить микрофон?

Если за столом от трех до шести человек, положите телефон или диктофон по центру экраном вниз на мягкую поверхность, например на блокнот или сложенный пиджак. Голый стол передает в микрофон удар от каждой кружки и ручки. Отодвиньте устройство подальше от вентиляторов ноутбуков, решеток кондиционеров и проекторов.

От микрофона до самого тихого участника должно быть примерно расстояние вытянутой руки. Если кто-то сел в стороне от остальных, пододвиньте устройство ближе к нему или попросите говорить чуть громче. Когда один голос слышно четко, а другой еле-еле, расшифровка выйдет такой же неровной.

В большой комнате одного устройства в центре стола почти никогда не хватает. Раздайте основным спикерам отдельные устройства или подключите маленький внешний микрофон на коротком проводе. Никогда не кладите телефон в карман или сумку: ткань трется о микрофон и глушит речь.

Насколько важна сама комната?

Сильнее, чем многие думают. Пустые комнаты с твердыми поверхностями и стеклянными перегородками отражают звук. Из-за этого каждое слово прилетает в микрофон дважды: сначала напрямую от человека, а через мгновение от стены. Микрофон пишет оба сигнала, и появляется то самое пустое эхо переговорки.

Небольшая комната с ковролином, шторами или книжными полками подойдет лучше, чем большой пустой зал. Закройте окна и двери, выключите все, что гудит, и переведите телефоны в беззвучный режим, чтобы уведомления не перебивали фразы. Если есть выбор, тихая переговорная всегда лучше шумного кафе.

На что лучше записывать: на телефон или ноутбук?

Подойдет и то и другое, но на очной встрече телефон часто удобнее. Он маленький, его легко переложить в нужное место на столе, а микрофон в нем рассчитан именно на голос. Включите встроенный диктофон или приложение KolWrite и отключите блокировку экрана, если этого требует приложение.

Микрофон ноутбука находится прямо у клавиатуры, так что если печатать во время встречи, это попадет на запись. Когда приходится записывать на ноутбук, ведите заметки на бумаге или смиритесь с тем, что на записи будет слышен стук клавиш. Онлайн-встречи записывайте прямо в программе для звонков, не нужно подносить телефон к динамикам компьютера.

Перед началом проверьте заряд батареи и свободное место в памяти. Аудиофайлы весят немного, но когда длинное совещание пишут на почти забитый телефон, файл нередко теряется на полпути.

Что нужно проверить до начала встречи?

Запишите тридцатисекундный отрывок на то же устройство и ровно на том месте, где оно будет лежать. Скажите несколько фраз обычным голосом, а потом еще несколько с дальнего края стола. Послушайте запись в наушниках и проверьте четыре вещи: разборчиво ли слышно каждый голос, нет ли ровного гула или шипения, не хрипит ли и не искажается ли звук от смеха и сохранился ли сам файл.

Если голос звучит тихо, пододвиньте устройство ближе. Если слышно эхо, перейдите в комнату с мягкой отделкой или просто закройте дверь. Тест занимает одну минуту и спасает от ситуации, в которой хоть раз бывал почти каждый: встреча прошла, а записи нет.

Чье согласие нужно получить и что делать с записью дальше?

Перед началом скажите всем в комнате, что ведете запись, и объясните зачем. Во многих юрисдикциях участник разговора вправе его записывать, но законы зависят от страны, обстановки и состава участников, а во многих компаниях есть свои внутренние правила. Если сомневаетесь, уточните это у руководства или юристов. К тому же, когда люди знают о записи, они говорят иначе: меньше мнутся и реже перебивают друг друга, отчего звук становится только чище.

После встречи сохраните исходный аудиофайл и назовите его по дате и теме. Загрузите файл в KolWrite, чтобы получить расшифровку с разметкой по говорящим и таймкодами, а перед отправкой коллегам сверьте имена и цифры по аудиозаписи. Относитесь к расшифровке как к программному черновику, в автоматическом тексте бывают ошибки. KolWrite не подключается к звонкам как бот: вы сами записываете встречу и загружаете файл.