Come registrare una riunione per avere un file davvero utilizzabile

Cosa rende la registrazione di una riunione facile da trascrivere?

Tutto dipende da tre cose: quanto è alta ogni voce rispetto al rumore della stanza, quante persone parlano insieme e se il file audio arriva integro dal microfono al computer. Sul primo e sul terzo punto puoi intervenire direttamente. Il secondo puoi solo gestirlo conducendo bene l'incontro.

Immagina il microfono come l'orecchio di chi leggerà la trascrizione più tardi. Se riascoltando il file a velocità normale non riesci a seguire la conversazione, non ci riuscirà neanche il software. L'idea è avere una registrazione da poter far ascoltare a un collega assente, mettendolo in grado di capire ogni frase.

Dove bisogna mettere il microfono?

Se siete da tre a sei persone intorno a un tavolo, metti il telefono o il registratore in mezzo, con lo schermo in giù, appoggiato su qualcosa di morbido come un blocco per gli appunti o una giacca piegata. Se lo lasci direttamente sul tavolo, il microfono raccoglierà i colpi di ogni tazza o penna. Tienilo anche lontano dalle ventole dei portatili, dai bocchettoni dell'aria condizionata e dai proiettori.

Cerca di tenere il microfono a non più di un braccio di distanza da chi ha la voce più bassa. Se qualcuno è seduto in fondo, avvicinagli il registratore o chiedigli di alzare un po' il tono. Quando in un audio si sente una voce forte e chiara e un'altra lontanissima, anche la trascrizione esce a macchia di leopardo.

In una sala più grande, un solo dispositivo al centro raramente basta. Dai un dispositivo a ciascuno dei relatori principali, oppure usa un piccolo microfono esterno con un cavo corto. Non mettere mai il telefono in tasca o in borsa, perché il tessuto sfrega sul microfono e ovatta le voci.

Quanto conta la stanza?

Molto più di quello che si pensa. Le stanze vuote, con superfici rigide e pareti di vetro, fanno rimbalzare i suoni. Così ogni parola arriva al microfono due volte, prima dalla bocca di chi parla e un attimo dopo dalla parete, creando quel classico rimbombo da sala riunioni.

Una stanza più piccola con moquette, tende o librerie va molto meglio di uno stanzone vuoto. Chiudi porte e finestre, spegni tutto quello che ronza e fai mettere i telefoni in silenzioso, così le notifiche non coprono le parole a metà frase. Se puoi scegliere, una saletta tranquilla batte sempre un bar affollato.

Meglio registrare con il telefono o con il portatile?

Vanno bene tutti e due, ma per le riunioni di persona il telefono spesso è più pratico. È piccolo, lo sposti facilmente sul tavolo e ha un microfono fatto apposta per prendere la voce. Puoi usare l'app di memo vocali già presente sul telefono oppure l'app di KolWrite, ricordandoti di bloccare lo spegnimento automatico dello schermo se l'app lo richiede.

Nei portatili il microfono è proprio attaccato alla tastiera, quindi se scrivi mentre gli altri parlano si sentirà tutto il ticchettio dei tasti. Se devi per forza usare il computer, prendi appunti su carta o metti in conto che si sentirà quando digiti. Se invece la riunione è online, registra direttamente dal programma che usi per la chiamata, senza mettere il telefono davanti alle casse del computer.

Prima di cominciare, controlla di avere abbastanza batteria e spazio libero in memoria. I file audio pesano poco, ma avviare una registrazione lunga su un telefono quasi pieno è il classico modo per perdere il file a metà incontro.

Cosa bisogna provare prima che inizi la riunione?

Fai una registrazione di prova di trenta secondi con il dispositivo che userai, mettendolo già nel punto esatto in cui resterà. Parla con il tuo solito tono di voce, poi vai dall'altra parte del tavolo e di' un paio di frasi. Riascolta il file con le cuffie e fai caso a quattro cose: se le voci si sentono bene, se c'è un ronzio o un fruscio di fondo fisso, se l'audio gracchia o distorce quando qualcuno ride e se il file si è salvato davvero.

Se una voce si sente poco, avvicina il dispositivo. Se nella stanza c'è eco, spostati in un ambiente con superfici più morbide oppure chiudi una porta. È una prova che porta via un minuto e ti risparmia un problema in cui quasi tutti sono incappati almeno una volta: una riunione che in realtà non è mai stata registrata.

Cosa fare dopo con il file e chi deve dare il consenso?

Prima di far partire l'audio, avvisa tutti i presenti che stai registrando e spiega perché. In molti Paesi chi partecipa a una conversazione può registrarla legalmente, ma le regole cambiano in base allo Stato, al contesto e a chi c'è nella stanza, e parecchie aziende hanno regolamenti interni precisi. Se hai dubbi, chiedi alla tua azienda o all'ufficio legale. Tra l'altro, sapere che c'è un microfono acceso fa parlare meglio le persone: fanno meno pause e si parlano meno addosso, così il file viene più pulito.

Finita la riunione, tieni da parte il file audio originale e rinominalo con la data e l'argomento. Caricalo su KolWrite per avere la trascrizione divisa per chi parla e con i riferimenti orari, poi ricontrolla nomi e numeri riascoltando l'audio prima di girare il testo ad altri. Prendi sempre la trascrizione come una prima bozza fatta da un programma, perché nei testi automatici qualche errore può scappare. KolWrite non entra nelle tue chiamate con un bot, sei tu che registri e poi carichi il file.