So nehmen Sie ein Meeting auf, damit die Aufnahme später auch brauchbar ist

Wann lässt sich eine Meeting-Aufnahme gut transkribieren?

Es hängt an drei Dingen: wie laut jede Stimme im Vergleich zum Raum ist, wie viele Leute gleichzeitig reden und ob die Audiodatei heil vom Mikrofon auf Ihrem Computer ankommt. Punkt eins und drei haben Sie selbst in der Hand. Punkt zwei lässt sich nur über eine gute Gesprächsleitung beeinflussen.

Stellen Sie sich das Mikrofon wie das Ohr der Person vor, die das Transkript später liest. Wenn Sie dem Gespräch beim Abhören in normalem Tempo nicht folgen können, schafft eine Software das auch nicht. Ziel ist eine Aufnahme, die Sie Kollegen vorspielen könnten, die nicht dabei waren, und bei der sie jeden Satz verstehen.

Wohin gehört das Mikrofon?

Sitzen drei bis sechs Leute am Tisch, legen Sie das Smartphone oder Aufnahmegerät mit dem Display nach unten in die Mitte. Legen Sie etwas Weiches darunter, zum Beispiel einen Notizblock oder eine gefaltete Jacke. Eine nackte Tischplatte gibt jede abgestellte Tasse und jedes Klicken mit dem Kugelschreiber direkt ans Mikrofon weiter. Halten Sie außerdem Abstand zu Laptop-Lüftern, Klimaanlagen und Beamern.

Selbst wer am leisesten spricht, sollte höchstens eine Armlänge vom Mikrofon entfernt sitzen. Sitzt jemand weiter weg, schieben Sie das Gerät näher dorthin oder bitten Sie darum, etwas lauter zu reden. Ist eine Stimme auf der Aufnahme klar und eine andere kaum zu hören, wird auch das Transkript entsprechend lückenhaft.

In einem größeren Raum reicht ein einzelnes Gerät in der Mitte selten aus. Geben Sie den Hauptrednern eigene Geräte oder nutzen Sie ein kleines externes Mikrofon an einem kurzen Kabel. Stecken Sie das Telefon nie in die Hosen- oder Handtasche, denn der Stoff reibt am Mikrofon und schluckt die Sprache.

Wie viel macht der Raum aus?

Mehr, als die meisten denken. Harte, leere Räume mit Glaswänden werfen den Schall zurück. Jedes Wort kommt dadurch zweimal beim Mikrofon an: erst direkt von der sprechenden Person und kurz darauf noch einmal von der Wand. Das Mikrofon nimmt beides auf, und genau so entsteht dieser hohle Konferenzraum-Hall.

Ein kleinerer Raum mit Teppich, Vorhängen oder Bücherregalen funktioniert besser als ein großer, kahler Saal. Schließen Sie Türen und Fenster, schalten Sie alles ab, was brummt, und stellen Sie alle Handys stumm, damit keine Nachrichtentöne mitten in einen Satz platzen. Wenn Sie die Wahl haben, nehmen Sie immer lieber einen ruhigen Besprechungsraum als ein volles Café.

Nimmt man besser mit dem Smartphone oder dem Laptop auf?

Es geht beides, aber bei Treffen vor Ort ist das Smartphone oft die bessere Wahl. Es ist klein, schnell auf dem Tisch platziert und sein Mikrofon ist auf Stimmen ausgelegt. Nutzen Sie die vorinstallierte Sprachmemo-App Ihres Telefons oder die KolWrite-App. Schalten Sie die automatische Bildschirmsperre aus, falls die App das braucht.

Beim Laptop sitzt das Mikrofon direkt neben der Tastatur. Wer während des Meetings tippt, hat das Klappern später auf der Aufnahme. Wenn Sie den Laptop nutzen müssen, schreiben Sie auf Papier mit oder finden Sie sich damit ab, dass man die Tastenanschläge hört. Ein Online-Meeting nehmen Sie am besten direkt in der Videokonferenz-Software auf, statt ein Handy vor die Computerlautsprecher zu halten.

Schauen Sie vorher nach, ob genug Speicherplatz frei und der Akku geladen ist. Audiodateien sind zwar nicht groß, aber ein langes Meeting auf einem fast vollen Telefon aufzunehmen, ist ein Klassiker, um auf halber Strecke die Datei zu verlieren.

Was sollte man vor dem Meeting testen?

Nehmen Sie dreißig Sekunden lang zur Probe auf, und zwar mit genau dem Gerät und an genau dem Platz, den Sie nutzen wollen. Sprechen Sie in normaler Lautstärke und sagen Sie dann noch ein paar Sätze vom anderen Ende des Tisches. Hören Sie sich den Clip mit Kopfhörern an und achten Sie auf vier Punkte: Ist jede Stimme gut zu verstehen? Brummt oder rauscht es durchgehend? Übersteuert oder verzerrt der Ton, wenn jemand lacht? Und wurde die Datei wirklich gespeichert?

Klingt eine Stimme zu dünn, rücken Sie das Gerät näher ran. Hallt der Raum, suchen Sie sich einen Platz mit weicheren Oberflächen oder machen Sie eine Tür zu. Dieser Test kostet eine Minute und erspart Ihnen ein Missgeschick, das fast jeder schon einmal erlebt hat: ein Meeting, das am Ende gar nicht aufgenommen wurde.

Was passiert nach der Aufnahme, und wer muss zustimmen?

Sagen Sie vor dem Start allen im Raum, dass Sie aufnehmen, und kurz auch warum. In vielen Rechtsräumen darf man ein Gespräch, an dem man selbst teilnimmt, zwar mitschneiden, doch die Gesetze hängen stark vom Land, vom Rahmen und von den beteiligten Personen ab. Viele Arbeitgeber haben außerdem eigene Regeln. Fragen Sie im Zweifel in Ihrer Organisation oder bei der Rechtsberatung nach. Die Ansage hat nebenbei einen praktischen Vorteil: Wer weiß, dass aufgenommen wird, macht weniger Pausen und fällt anderen seltener ins Wort. Das sorgt für eine sauberere Datei.

Behalten Sie nach dem Meeting die originale Audiodatei und benennen Sie sie mit Datum und Thema. Laden Sie die Datei bei KolWrite hoch, um ein Transkript mit Sprecherkennzeichnung und Zeitstempeln zu erstellen. Prüfen Sie Namen und Zahlen noch einmal anhand der Tonspur, bevor Sie den Text weitergeben. Sehen Sie das Transkript als automatisch erstellten Entwurf, denn Software macht auch Fehler. KolWrite schaltet sich übrigens nicht als Bot in Ihr Gespräch ein. Sie nehmen das Meeting selbst auf und laden die Datei danach hoch.