Comment enregistrer une réunion pour que le fichier audio soit vraiment utilisable

Qu'est-ce qui rend l'enregistrement d'une réunion facile à transcrire ?

Le résultat dépend de trois choses : le volume de chaque voix par rapport au bruit de la pièce, le nombre de personnes qui parlent en même temps, et le fait que le fichier audio arrive intact du microphone jusqu'à votre ordinateur. Vous avez la main sur le premier et le troisième point. Pour le deuxième, vous pouvez seulement agir dessus en menant bien la réunion.

Dites-vous que le microphone est l'oreille de celui qui lira la transcription. Si vous avez du mal à suivre la discussion en réécoutant l'enregistrement à vitesse normale, un logiciel n'y arrivera pas non plus. Le but est d'avoir un fichier qu'un collègue absent pourrait écouter en comprenant chaque phrase.

Où faut-il placer le microphone ?

Si vous êtes trois à six autour d'une table, posez votre téléphone ou votre enregistreur au milieu, écran vers le bas, sur quelque chose de souple comme un carnet ou une veste pliée. À même la table, les vibrations de chaque tasse et de chaque stylo passent directement dans le micro. Éloignez aussi l'appareil des ventilateurs d'ordinateurs portables, des bouches de climatisation et des vidéoprojecteurs.

Gardez le micro à environ une longueur de bras de la personne qui parle le moins fort. Si quelqu'un est assis à l'écart, rapprochez l'appareil de lui ou demandez-lui de parler un peu plus fort. Si une voix est très nette et une autre à peine audible, la transcription aura le même défaut.

Dans une grande salle, un seul appareil au milieu suffit rarement. Donnez un enregistreur à chacun des intervenants principaux, ou branchez un petit micro externe sur un câble court. Ne laissez jamais le téléphone dans une poche ou un sac, car le tissu frotte contre le micro et étouffe les voix.

Quelle est l'importance de la pièce ?

La salle joue beaucoup plus qu'on ne le pense. Dans une pièce vide avec des murs durs ou vitrés, le son rebondit. Chaque mot arrive alors deux fois au micro : d'abord en direct, puis une fraction de seconde plus tard après avoir ricoché contre le mur. En captant les deux, le micro enregistre cet écho creux typique des salles de réunion.

Mieux vaut une petite pièce avec de la moquette, des rideaux ou des étagères qu'une grande salle vide. Fermez portes et fenêtres, coupez les appareils qui bourdonnent et mettez tous les téléphones en silencieux pour éviter qu'une notification ne couvre une phrase. Si vous avez le choix, prenez toujours une salle de réunion calme plutôt qu'un café bruyant.

Vaut-il mieux enregistrer sur un téléphone ou sur un ordinateur portable ?

Les deux marchent, mais pour une réunion en personne, le téléphone est souvent un meilleur choix. Il prend peu de place, se pose facilement où l'on veut sur la table, et son micro est fait pour capter la voix. Passez par le dictaphone intégré au téléphone ou par l'application KolWrite, et empêchez l'écran de se verrouiller si l'application en a besoin.

Sur un ordinateur portable, le micro est juste à côté du clavier. Si vous tapez pendant la réunion, cela s'entendra sur l'enregistrement. Si vous devez utiliser un ordinateur portable, prenez vos notes sur papier ou préparez-vous à ce que le bruit des touches soit audible. Pour une réunion en ligne, enregistrez directement depuis votre logiciel d'appel au lieu de placer un téléphone devant les haut-parleurs de l'ordinateur.

Avant de démarrer, vérifiez qu'il vous reste assez de batterie et de mémoire. Un fichier audio est léger, mais lancer une longue réunion sur un téléphone presque plein est un grand classique pour perdre l'enregistrement en cours de route.

Que faut-il tester avant le début de la réunion ?

Posez l'appareil à l'endroit exact où il restera pendant la réunion et enregistrez trente secondes d'essai. Parlez normalement, puis allez dire quelques phrases à l'autre bout de la table. Réécoutez ensuite l'extrait au casque pour vérifier quatre choses : est-ce que toutes les voix sont claires, y a-t-il un souffle ou un bourdonnement continu, est-ce que le son sature quand quelqu'un rit, et est-ce que le fichier s'est bien enregistré ?

Si une voix paraît loin, rapprochez l'appareil. S'il y a de l'écho, changez pour une pièce avec des surfaces plus absorbantes ou fermez une porte. Ce test prend une minute et vous évite un classique que presque tout le monde a déjà vécu : se rendre compte à la fin que rien n'a été enregistré.

Que faire de l'enregistrement ensuite, et qui doit donner son accord ?

Avant de lancer l'enregistrement, prévenez toutes les personnes présentes dans la salle et dites-leur pourquoi vous enregistrez. Dans beaucoup de juridictions, on a le droit d'enregistrer une conversation à laquelle on participe, mais la loi change selon les pays, le cadre et les personnes présentes, et bien des entreprises ont leurs propres règles. Dans le doute, demandez à votre organisation ou à votre service juridique. Prévenir les gens a un autre avantage : ils hésitent moins et se coupent moins la parole, ce qui donne un son plus propre.

Une fois la réunion terminée, gardez le fichier audio d'origine et nommez-le avec la date et le sujet. Importez-le sur KolWrite pour obtenir une transcription qui distingue les intervenants et indique les horodatages, puis réécoutez l'audio pour vérifier les noms et les chiffres avant de partager le document. Voyez cette transcription comme un premier jet produit par un logiciel, car un texte automatique peut contenir des erreurs. KolWrite ne rejoint pas votre appel sous forme de robot : vous enregistrez la réunion vous-même, puis vous importez le fichier.