Como gravar uma reunião e conseguir um áudio que dê para usar

O que faz a gravação de uma reunião ser fácil de transcrever?

O resultado depende de três coisas: o volume de cada voz perto do barulho da sala, quantas pessoas falam juntas e se o arquivo de áudio sai do microfone e chega inteiro ao computador. A primeira e a terceira estão na sua mão. A segunda você só consegue contornar conduzindo bem a conversa.

Encare o microfone como o ouvido de quem vai ler a transcrição mais tarde. Se você mesmo não entende a conversa ouvindo o áudio na velocidade normal, o programa também não vai entender. A ideia é ter uma gravação que um colega que faltou possa ouvir e compreender frase por frase.

Onde colocar o microfone?

Em uma mesa com três a seis pessoas, deixe o celular ou gravador no centro, com a tela para baixo, em cima de algo macio, como um caderno ou um casaco dobrado. Se o aparelho ficar direto no tampo da mesa, cada batida de xícara ou caneta vai passar vibração para o microfone. Deixe o gravador longe também da saída de ar do notebook, do ar-condicionado e de projetores.

Deixe o microfone a cerca de um braço de distância de quem fala mais baixo. Se alguém sentar longe do resto do grupo, puxe o aparelho mais para perto dessa pessoa ou peça para ela falar um pouco mais alto. Quando uma voz sai limpa e outra sai baixinha, a transcrição falha na mesma proporção.

Em salas maiores, um aparelho só no meio da mesa quase nunca dá conta. Entregue um gravador para cada uma das pessoas que vão falar mais ou use um microfone externo pequeno com cabo curto. E nunca grave com o celular no bolso ou dentro da bolsa, porque o tecido raspa no microfone e abafa a voz.

Qual é o peso da sala na gravação?

Mais do que a maioria das pessoas imagina. Salas vazias, com superfícies rígidas e paredes de vidro, rebatem o som. Com isso, cada palavra chega duas vezes ao microfone, primeiro direto de quem fala e, um instante depois, refletida na parede. É o que gera aquele eco oco de sala de conferência.

Uma sala menor, com carpete, cortinas ou estantes de livros, funciona melhor do que um salão grande e vazio. Feche portas e janelas, desligue aparelhos que fiquem zunindo e coloque todos os celulares no silencioso para nenhum aviso cortar o meio de uma frase. Se der para escolher, qualquer sala fechada e silenciosa ganha de um café movimentado.

É melhor gravar pelo celular ou pelo notebook?

Os dois funcionam, mas o celular costuma ser uma escolha melhor para reuniões presenciais. Ele é pequeno, fácil de ajeitar na mesa e já tem um microfone feito para captar voz. Você pode usar o gravador nativo do aparelho ou o aplicativo KolWrite, cuidando apenas para a tela não bloquear se o aplicativo exigir isso.

No notebook, o microfone fica bem do lado do teclado, então qualquer digitação durante a reunião vai sair na gravação. Se você precisar mesmo usar o notebook, anote no papel ou já conte com o barulho das teclas no áudio. Para reuniões online, grave direto pelo programa da chamada em vez de aproximar o celular dos alto-falantes do computador.

Antes de começar, dê uma olhada no espaço livre e na bateria. Arquivo de áudio é leve, mas gravar uma reunião longa com o celular quase cheio é um jeito clássico de perder a gravação na metade.

O que testar antes de a reunião começar?

Faça uma gravação de trinta segundos com o próprio aparelho, já no ponto exato onde ele vai ficar. Fale no seu tom normal e depois diga algumas frases lá da outra ponta da mesa. Coloque o fone de ouvido e escute. Repare em quatro pontos: se dá para entender todas as vozes, se tem algum chiado ou zumbido contínuo no fundo, se o som estoura quando alguém ri e se o arquivo foi salvo mesmo.

Se alguma voz ficou baixa, chegue o aparelho mais para perto. Se a sala estiver dando eco, passe para um lugar com superfícies mais macias ou feche a porta. Esse teste leva um minuto e evita um clássico pelo qual quase todo mundo já passou pelo menos uma vez, que é chegar ao fim da reunião e descobrir que nada foi gravado.

O que fazer com o arquivo depois e quem precisa autorizar?

Antes de apertar para gravar, avise todo mundo na sala e explique para que serve o áudio. Em muitas jurisdições, quem participa da conversa pode gravar legalmente, mas a regra muda conforme o país, o local e quem está presente, fora que muitas empresas têm normas próprias sobre isso. Na dúvida, consulte a sua empresa ou o jurídico. Avisar que está gravando também ajuda na própria conversa, já que as pessoas costumam fazer menos pausas e se atropelar menos, o que deixa o áudio mais limpo.

Quando a reunião acabar, guarde o arquivo de áudio original e coloque a data e o tema no nome. Depois, suba esse arquivo no KolWrite para gerar a transcrição com a separação de quem falou e as marcações de tempo. Antes de mandar para outras pessoas, bata os nomes e os números com o áudio, encarando o texto como um rascunho feito por programa, já que toda transcrição automática pode ter erros. O KolWrite não coloca um robô na sua chamada; você mesmo faz a gravação e envia o arquivo depois.