Cómo grabar una reunión para que el audio realmente sirva

¿De qué depende que la grabación de una reunión sea fácil de transcribir?

Todo depende de tres cosas: qué tan fuerte se oye cada voz frente al ruido de la sala, cuántas personas hablan a la vez y si el archivo de audio llega entero del micrófono a la computadora. El primer y el tercer punto dependen de usted. Al segundo solo lo puede encauzar llevando un buen orden en la reunión.

Imagínese que el micrófono es el oído de quien va a leer la transcripción después. Si al reproducir el archivo a velocidad normal usted no puede seguir la conversación, al software le pasará lo mismo. La idea es lograr una grabación que pueda ponerle a un compañero que no estuvo y que entienda cada oración.

¿Dónde conviene poner el micrófono?

Si son entre tres y seis personas en una mesa, ponga el teléfono o la grabadora en el centro, con la pantalla hacia abajo, sobre algo blando como un cuaderno o una chaqueta doblada. Si lo apoya directo sobre la mesa descubierta, la vibración de cada taza y cada bolígrafo pasará directo al micrófono. También aléjelo de los ventiladores de las laptops, de las salidas del aire acondicionado y de los proyectores.

Procure que el micrófono quede a no más de un brazo de distancia de la persona que hable más bajito. Si alguien se sienta lejos del resto, acerque el aparato hacia ese lado o pídale que levante un poco la voz. Cuando una voz sale clara y otra apenas se oye, la transcripción queda igual de despareja.

En una sala más grande, poner un solo aparato en el centro rara vez alcanza. En esos casos, deles su propio dispositivo a los oradores principales o use un micrófono externo pequeño con un cable corto. Nunca guarde el teléfono en un bolsillo o un bolso, porque el roce de la tela contra el micrófono apaga la voz.

¿Qué tanto influye la sala?

Mucho más de lo que suele creerse. En una sala vacía con paredes duras o de vidrio, el sonido rebota y cada palabra llega dos veces al micrófono: primero directo de quien habla y un instante después desde la pared. Al grabarse las dos juntas, queda ese eco hueco tan típico de las salas de juntas.

Un cuarto más chico con alfombra, cortinas o bibliotecas rinde mucho mejor que un salón grande y pelado. Cierre puertas y ventanas, apague cualquier aparato que zumbe y pida que silencien los teléfonos para que las notificaciones no pisen ninguna frase. Si puede elegir, una sala de reuniones tranquila siempre le gana a una cafetería llena de gente.

¿Conviene grabar con el teléfono o con la laptop?

Cualquiera de los dos sirve, aunque para una reunión presencial suele convenir el teléfono. Ocupa poco lugar, es fácil de acomodar en la mesa y trae un micrófono pensado para captar la voz. Use la aplicación de notas de voz que viene en el teléfono o la aplicación de KolWrite, y cuide que la pantalla no se bloquee si la aplicación así lo pide.

En una laptop el micrófono está pegado al teclado, así que todo lo que escriba durante la reunión va a salir en la grabación. Si no le queda otra que usar la laptop, tome notas en papel o hágase a la idea de que se van a escuchar los teclazos. Si la reunión es virtual, grabe directo desde el programa de videollamadas en vez de poner el teléfono frente a los altavoces de la computadora.

Antes de arrancar, revise que le queden suficiente espacio libre y batería. Aunque los archivos de audio pesan poco, ponerse a grabar una reunión larga con la memoria del teléfono casi llena es una forma muy común de perder el archivo a mitad de camino.

¿Qué hay que probar antes de empezar la reunión?

Grabe un clip de treinta segundos con el mismo aparato y en el lugar exacto donde lo va a dejar. Hable a su volumen normal y después diga algunas frases desde el extremo más lejano de la mesa. Póngase audífonos y escuche la grabación. Fíjese en cuatro cosas: si todas las voces se escuchan claras, si hay un zumbido o siseo constante, si el sonido se satura o distorsiona cuando alguien se ríe y si el archivo efectivamente se guardó.

Si una voz se oye muy lejos, acerque el dispositivo. Si hay mucho eco, pásese a un lugar con superficies más blandas o cierre alguna puerta. Hacer esta prueba lleva un minuto y le ahorra un mal trago por el que casi todos pasamos alguna vez: terminar la reunión y descubrir que no se grabó nada.

¿Qué hacer después con la grabación y quién tiene que dar su permiso?

Antes de empezar, avise a todos los que están en la sala que está grabando y cuénteles por qué. En muchas jurisdicciones es legal que alguien grabe una conversación en la que participa, pero la ley cambia según el país, el contexto y quiénes estén presentes, y muchos lugares de trabajo aplican sus propias políticas. Si tiene dudas, consúltelo con su organización o con su asesoría legal. Avisar que se está grabando también mejora cómo habla la gente, ya que hacen menos pausas y se pisan menos al hablar, lo que deja un archivo más limpio.

Cuando termine la reunión, guarde el archivo de audio original y póngale de nombre la fecha y el tema. Súbalo a KolWrite para armar una transcripción con etiquetas de hablantes y marcas de tiempo, y después repase los nombres propios y los números escuchando el audio antes de compartir el texto. Tenga en cuenta que la transcripción es un borrador hecho por un programa y que el texto automático puede traer errores. KolWrite no entra a sus llamadas como un bot; usted mismo graba la reunión y sube el archivo.