Telefongespräche aufzeichnen: Wie es geht und was Sie vorab klären sollten

Dürfen Sie ein Telefongespräch überhaupt aufzeichnen?

Das ist eine Rechtsfrage. Entscheidend ist, wo Sie sich aufhalten, wer am Gespräch beteiligt ist und zu welchem Zweck Sie mitschneiden. In manchen Ländern darf ein Gesprächsteilnehmer aufzeichnen, ohne den anderen Bescheid zu sagen. Anderswo müssen alle zustimmen. Oft gelten am Arbeitsplatz, in Bildungseinrichtungen und in regulierten Berufen noch eigene Regeln.

In Israel greifen mehrere Regelungen ineinander. Neben den allgemeinen Gesetzen zum Datenschutz und zum Abhörschutz gibt es eine neuere Gesetzesänderung für aufgezeichnete Gespräche zwischen Unternehmen und Verbrauchern bei bestimmten Geschäften. Diese Änderung gilt nur für bestimmte Fälle und nicht für jedes geschäftliche Telefonat. Die Einzelheiten erklären wir in unserem Leitfaden zum Recht der Gesprächsaufzeichnung. Dieser Beitrag gibt nur einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Könnte eine Aufnahme in einem Streitfall, einem betrieblichen Verfahren oder vor Gericht eine Rolle spielen, sprechen Sie vorab mit einem Anwalt.

Mit einer einfachen Angewohnheit gehen Sie den meisten Problemen aus dem Weg. Sagen Sie direkt zu Gesprächsbeginn, dass Sie mitschneiden und warum. Stimmen die anderen hörbar zu, haben Sie deren Einwilligung gleich mit auf der Aufnahme.

Kann Ihr Smartphone Anrufe von sich aus aufzeichnen?

Manchmal ja. Mit neuerer iPhone-Software und auf vielen Android-Geräten lassen sich Gespräche direkt in der Telefon-App mitschneiden. Meist wird das Gegenüber dann durch eine Sprachansage oder einen Hinweis auf dem Bildschirm informiert. Ob die Funktion bei Ihnen verfügbar ist, hängt vom Gerät, der Softwareversion und dem Land ab und ändert sich mit Updates. Prüfen Sie deshalb die Einstellungen Ihres Telefons, statt sich auf allgemeine Listen zu verlassen.

Aufnahme-Apps von Drittanbietern werden vom Betriebssystem stark eingeschränkt. Sowohl auf dem iPhone als auch unter Android kann eine gewöhnliche App die Gegenseite eines normalen Mobilfunkgesprächs grundsätzlich nicht direkt abgreifen. Seien Sie skeptisch, wenn eine App etwas anderes verspricht. Meist leiten solche Anbieter das Telefonat über einen fremden Server um, was beim Datenschutz heikel ist. Prüfen Sie vor einem Anruf genau, was die App mit Ihren Audiodaten macht.

Welche Methode funktioniert auf fast jedem Telefon?

Schalten Sie beim Telefonieren den Lautsprecher ein und legen Sie ein zweites Gerät zum Aufnehmen daneben, zum Beispiel ein zweites Handy, ein Diktiergerät oder einen Laptop. Das klappt mit jedem Telefon und in jedem Netz. Der Haken ist der Ton, denn die Stimme Ihres Gegenübers kommt aus einem winzigen Lautsprecher und muss erst durch den Raum zum Mikrofon.

Damit die Aufnahme gut verständlich wird, setzen Sie sich in ein ruhiges Zimmer und schließen Sie die Tür. Legen Sie das Aufnahmegerät nah an den Lautsprecher des Telefons. Das Telefon selbst liegt am besten auf einer weichen Unterlage, damit der Tisch nicht mitschwingt. Drehen Sie die Lautstärke auf, aber nur so weit, dass der Ton nicht scheppert oder übersteuert. Machen Sie vorab einen kurzen Testanruf mit einem Bekannten und hören Sie sich das Ergebnis mit Kopfhörern an.

Wie zeichnet man Anrufe aus Apps auf?

Telefonate über Messenger- und Video-Apps laufen technisch anders ab. Hier kümmert sich die jeweilige App um den Ton und nicht die normale Telefonfunktion des Handys. Viele dieser Apps haben keinen eigenen Aufnahmeknopf. Wenn Sie das Gespräch am Computer führen, können Sie einfach den Systemton mitschneiden. Auf dem Mac nimmt KolWrite das interne Audiosignal des Rechners direkt auf, sodass beide Seiten klar zu hören sind. Telefonieren Sie über das Smartphone, bleibt Ihnen auch hier der Weg über den Lautsprecher und ein zweites Gerät.

Hat eine App eine eigene Aufnahmefunktion, bekommen normalerweise alle Beteiligten einen Hinweis. Nutzen Sie diese Funktion, wenn es sie gibt, weil die Lautstärke dann für alle Gesprächspartner ausgewogen ist.

Wie gelingt eine verständliche Aufnahme?

Für guten Ton brauchen Sie vor allem eine stabile Leitung. Achten Sie auf ein zuverlässiges Netz und nehmen Sie nicht im fahrenden Auto oder draußen im Wind auf. Wenn Sie nicht über den Lautsprecher mitschneiden, nutzen Sie Kopfhörer mit Kabel oder verlässliche Funkkopfhörer. Bitten Sie alle Beteiligten, nicht durcheinanderzureden. Sprechen Sie Namen und Zahlen langsam aus und buchstabieren Sie alles Ungewöhnliche, etwa Nachnamen, Straßennamen oder Bestellnummern.

Kontrollieren Sie direkt nach dem Auflegen, ob die Datei gespeichert wurde und sich sauber abspielen lässt. Geben Sie ihr am besten gleich das Datum und den Namen der Person oder Firma, damit Sie die Aufnahme auch nach Monaten noch wiederfinden.

Was tun mit dem aufgezeichneten Gespräch?

Mit einer reinen Audiodatei lässt sich im Alltag schwer arbeiten. Kaum jemand hat die Zeit, sich ein vierzigminütiges Telefonat noch einmal anzuhören, nur um einen einzigen Satz zu einem Liefertermin wiederzufinden. Wenn Sie die Aufnahme bei KolWrite hochladen, bekommen Sie ein Transkript mit Sprecherkennungen und Zeitstempeln. Klicken Sie auf eine Zeile, hören Sie genau diese Stelle im Originalton. Den Text können Sie als TXT-, DOCX- oder PDF-Datei speichern oder direkt in der App Fragen zum Gesprächsinhalt stellen.

Automatische Transkripte machen Fehler, vor allem bei Namen, Zahlen und Adressen, und Telefonton ist ohnehin schwer zu erkennen. Hören Sie bei wichtigen Stellen noch einmal in die Originalaufnahme hinein, bevor Sie sich auf den Text verlassen oder ihn weitergeben. Gehen Sie mit der Audiodatei und dem Transkript genauso vorsichtig um wie mit anderen vertraulichen Unterlagen und löschen Sie beides, sobald Sie es nicht mehr brauchen.