Краткие выводы
- Запись в Zoom появится, только если ее включит организатор или участник, которому организатор дал такое право.
- Локальные записи сохраняются на компьютер того, кто нажал кнопку. Облачные лежат в аккаунте организатора, их скачивают с сайта Zoom.
- Загрузить можно как видео, так и отдельный аудиофайл. Речь в них одна и та же.
- На звонок не приходят никакие боты. Вы просто загружаете готовую запись после встречи и проверяете расшифровку.
- Предупредите участников, что звонок записывается, и проверьте, какие правила действуют на этот счет.
Кто может записывать встречу в Zoom?
Включить запись встречи может организатор или участники, которым он выдал разрешение. Без такого доступа участник не сможет запустить запись, и в большинстве аккаунтов ему придется сначала запросить доступ у организатора. Как только запись начинается, Zoom выводит уведомление для всех участников. Организации могут сами включать или отключать функцию записи для своих аккаунтов, поэтому на рабочем звонке этой опции может не оказаться даже у организатора.
Если вам нужна запись чужой встречи, договоритесь с организатором до звонка, а не прямо на нем. А если разговор уже прошел и его записывали, попросите прислать сам файл или открыть доступ к облаку. Запись без предупреждения участников может нарушать правила или законы, которые на вас распространяются. Если сомневаетесь, уточните это в своей компании или у юриста.
Чем отличается локальная запись от облачной?
Локальная запись сохраняется прямо на компьютер того, кто ее включил. Когда встреча заканчивается, Zoom конвертирует запись в готовые для работы файлы, поэтому не закрывайте программу и не выключайте компьютер, пока процесс не завершится. Искать файлы нужно в папке «Документы»: внутри нее есть папка Zoom, где под каждую встречу создается отдельная подпапка. Открыть их можно и через список записей в компьютерном приложении Zoom.
Облачная запись сохраняется в аккаунте организатора, если его тариф это поддерживает. Zoom обрабатывает файлы у себя на серверах и присылает организатору письмо, когда все готово. Скачать их можно в разделе записей на сайте Zoom, где видны все файлы, оставшиеся после встречи. Будет ли вообще доступна запись в облако, зависит от тарифа и настроек самой компании.
Какой файл лучше загружать?
Обычно после обработки Zoom выдает видеофайл и отдельный аудиофайл, а иногда еще и текстовый файл с историей чата. Для расшифровки годится любой из двух медиафайлов, ведь речь в них одинаковая. Аудио весит меньше и загружается быстрее. Видео стоит брать, если вам также нужны субтитры, привязанные к картинке, или вы хотите поделиться видеофрагментом.
Если настройки вашего Zoom это позволяют, включите сохранение отдельной аудиодорожки для каждого участника. Это выручает, когда люди говорят одновременно. Названия и расположение пунктов меню меняются в зависимости от версии Zoom и типа аккаунта, поэтому вместо поиска по готовой цепочке меню лучше сразу открыть параметры записи в настройках аккаунта. Всегда сохраняйте исходные файлы и старайтесь не пересохранять их в другом формате.
Как загрузить запись Zoom в KolWrite?
Откройте KolWrite в браузере, на Mac или на телефоне, добавьте файл и запустите расшифровку. На компьютере запись можно перетащить мышкой в окно или выбрать в папке. На телефоне скачанный файл проще всего отправить в KolWrite прямо из приложения «Файлы». Никакие боты к разговору не подключаются. Вы как обычно записываете звонок в Zoom, а когда он закончится, загружаете файл.
После долгих созвонов файлы получаются тяжелыми, поэтому загружайте их при стабильном интернете и не удаляйте исходник, пока не вычитаете текст. KolWrite понимает иврит, арабский и еще больше 100 языков, а также спокойно разбирает разговоры, где собеседники переходят с иврита на английский в рамках одной расшифровки.
Что делать, если запись не нашлась, в ней нет звука или файл слишком большой?
Если локальной записи нигде нет, обычно причина одна из трех: Zoom закрыли до конца конвертации, на диске кончилось место или папку для сохранения перенесли. Не спешите считать файл потерянным. Сначала проверьте стандартную папку Zoom, загляните в список записей в самом приложении и поищите файл через обычный поиск по компьютеру. Если на записи не слышно одну из сторон, возможно, человек говорил с выключенным микрофоном, либо компьютер, с которого шла запись, плохо захватил звук остальных участников.
Если файл весит слишком много, загрузите аудиодорожку вместо видео или подключитесь по кабелю либо к хорошему Wi-Fi. Не режьте файл посреди фразы только ради того, чтобы уменьшить размер. Перед важным созвоном сделайте тестовую запись на одну минуту и послушайте ее. Так вы заранее убедитесь, что со звуком и местом сохранения все в порядке.
Как проверить реплики спикеров и отредактировать текст?
В готовой расшифровке реплики разбиты по спикерам, а у каждой строчки есть свой таймкод. Первым делом проверьте, тем ли людям приписаны важные высказывания. Когда весь звонок записан в один общий аудиоканал, короткие реплики и перебивания иногда уходят не тому спикеру, поэтому такие диалоги лучше просмотреть внимательно.
Дальше сверьте по звуку имена, цифры, даты и то, о чем договорились. Автоматика может ошибаться, а на онлайн-встречах мешают еще и сжатый звук, плохая связь или привычка людей начать говорить с выключенным микрофоном, а потом повторить мысль заново. Включите запись на ключевых моментах и поправьте текст прямо в редакторе, не полагаясь на память.
Как можно использовать готовую расшифровку?
Готовый текст можно выгрузить в DOCX или PDF для протокола встречи, скачать в TXT, чтобы вставить в письмо или тикет поддержки, либо сохранить как SRT или VTT для видеосубтитров. Там же можно собрать краткую выжимку звонка или спросить в ИИ-чате что-то конкретное, например, кто взял задачу и к какому числу. Только воспринимайте ответы ИИ как черновик и проверяйте их по тексту расшифровки.
Когда будете отправлять готовый документ участникам встречи, напишите, что он составлен по записи. Храните расшифровку и сами аудиофайлы так же аккуратно, как и любые другие рабочие документы по встречам. Если на звонке обсуждали личные или закрытые данные, ограничьте доступ к тексту и удалите файлы, как только они станут не нужны.
Как это реализовано в KolWrite
Частые вопросы
Может ли KolWrite подключиться к моей встрече в Zoom?
Нет. KolWrite не присылает ботов на звонки и не делает живые субтитры по ходу разговора. Вы записываете встречу в самом Zoom, а потом загружаете готовый файл.
Где Zoom сохраняет локальные записи?
По умолчанию они лежат на компьютере в папке «Документы», внутри папки Zoom, где под каждую встречу создается своя подпапка. Найти и открыть их можно и через список записей в приложении Zoom.
Почему я не могу найти облачную запись?
Доступность облачной записи зависит от тарифа и настроек вашей компании, а после звонка серверам нужно еще какое-то время на обработку файлов. Загляните в раздел записей на сайте Zoom или спросите организатора встречи, если кнопку записи нажимали не вы.
Что лучше загружать: видео или аудиофайл?
Подойдет любой. Аудиофайл меньше весит и быстрее загружается. Видео нужно загружать тогда, когда вам кроме текста требуются субтитры, синхронизированные с картинкой.
Нужно ли проверять расшифровку встречи Zoom?
Да. Автоматическая расшифровка может ошибаться, поэтому перед тем как делиться текстом, всегда сверяйте имена, цифры и основные решения с исходной аудиозаписью.
