Das Wichtigste in Kürze
- Eine Zoom-Aufnahme gibt es nur, wenn der Host selbst die Aufzeichnung startet oder ein Teilnehmer mit Freigabe des Hosts aufzeichnet.
- Lokale Aufnahmen liegen auf dem Rechner der Person, die aufgenommen hat. Cloud-Aufnahmen landen im Konto des Hosts und lassen sich über die Zoom-Website herunterladen.
- Für das Transkript geht sowohl die Videodatei als auch die reine Audiodatei. Beide haben dieselbe Tonspur.
- Es klinkt sich kein Bot in Ihr Meeting ein. Sie laden die Aufnahme einfach hinterher hoch und gehen das fertige Transkript durch.
- Sagen Sie allen im Meeting Bescheid, dass aufgezeichnet wird, und halten Sie sich an geltende Richtlinien.
Wer kann ein Zoom-Meeting aufzeichnen?
Aufzeichnen kann grundsätzlich der Host. Er kann diese Berechtigung aber auch an andere im Meeting weitergeben. Ohne eine solche Freigabe können Teilnehmende keine Aufnahme starten und müssen sie bei den meisten Kontotypen erst beim Host anfragen. Sobald die Aufzeichnung läuft, blendet Zoom bei allen einen entsprechenden Hinweis ein. In Unternehmen kann die Aufnahmefunktion außerdem zentral ein- oder ausgeschaltet werden. Deshalb fehlt der Knopf in Firmen-Meetings manchmal selbst dann, wenn Sie der Host sind.
Wenn Sie den Mitschnitt eines Meetings brauchen, das jemand anderes leitet, fragen Sie den Host am besten schon vorab und nicht erst mitten im Gespräch. Wurde das Meeting bereits aufgezeichnet, bitten Sie den Host einfach um die Datei oder um die Freigabe für die Cloud-Aufnahme. Ein Gespräch heimlich mitzuschneiden, kann gegen interne Vorgaben oder Gesetze verstoßen. Wenn Sie unsicher sind, klären Sie das vorab intern oder mit einer Rechtsberatung.
Was ist der Unterschied zwischen lokaler Aufnahme und Cloud-Aufnahme?
Eine lokale Aufnahme landet direkt auf dem Computer der Person, die auf den Aufnahmeknopf gedrückt hat. Wenn das Meeting vorbei ist, wandelt Zoom den Mitschnitt erst noch in nutzbare Dateien um. Schließen Sie das Programm also noch nicht und fahren Sie den Rechner nicht herunter, bis dieser Vorgang durch ist. Danach liegen die Dateien im Ordner „Dokumente“ in einem Zoom-Ordner, sauber getrennt nach Unterordnern für jedes Meeting. Alternativ finden Sie die Mitschnitte auch in der Aufnahmeliste der Zoom-Desktop-App.
Eine Cloud-Aufnahme wird im Zoom-Konto des Hosts gespeichert, vorausgesetzt, der Kontotyp unterstützt das. Zoom verarbeitet die Datei auf seinen Servern und schickt dem Host eine E-Mail, sobald sie fertig ist. Danach lassen sich auf der Zoom-Website unter den Aufzeichnungen alle Dateien herunterladen, die bei dem Meeting entstanden sind. Ob die Cloud-Aufnahme überhaupt zur Verfügung steht, hängt vom Kontotyp und den Einstellungen Ihrer Organisation ab.
Welche Datei sollten Sie hochladen?
Ist eine Zoom-Aufnahme fertig, entstehen normalerweise eine Videodatei und eine reine Audiodatei, manchmal auch noch ein Chatprotokoll oder eine Textdatei. Zum Transkribieren können Sie entweder das Video oder die reine Audiodatei nehmen, denn beide enthalten dieselbe Sprache. Die reine Audiodatei ist kleiner und schneller hochgeladen. Nehmen Sie die Videodatei, wenn Sie zusätzlich bildsynchrone Untertitel brauchen oder einen Videoclip teilen möchten.
Falls Ihre Zoom-Einstellungen es hergeben, lohnt sich eine separate Audiospur pro Person. Das hilft vor allem dann, wenn im Meeting mehrere Leute durcheinanderreden. Da die genauen Bezeichnungen und Menüs je nach Zoom-Version und Kontotyp anders aussehen, suchen Sie am besten direkt in Ihren Kontoeinstellungen nach den Aufnahmeoptionen, statt sich auf feste Klickpfade zu verlassen. Behalten Sie immer die Originaldateien und speichern Sie sie nicht in einem anderen Format neu ab.
Wie laden Sie eine Zoom-Aufnahme bei KolWrite hoch?
Öffnen Sie KolWrite im Browser, auf dem Mac oder auf dem Smartphone, fügen Sie Ihre Aufnahme hinzu und starten Sie die Transkription. Am Rechner ziehen Sie die Datei einfach ins Fenster oder wählen sie aus dem Ordner aus. Am Smartphone teilen Sie die heruntergeladene Datei direkt aus der Dateien-App an KolWrite. In Ihr Gespräch selbst schaltet sich kein Bot ein. Sie nehmen wie gewohnt in Zoom auf und laden die Datei erst hoch, wenn das Meeting vorbei ist.
Lange Meetings ergeben große Dateien. Sorgen Sie beim Hochladen also für eine stabile Internetverbindung und löschen Sie die Originaldatei erst, wenn Sie das Transkript fertig geprüft haben. KolWrite unterstützt Hebräisch, Arabisch und über 100 weitere Sprachen. Auch Gespräche, in denen Hebräisch und Englisch im selben Transkript gemischt werden, sind kein Problem.
Was tun, wenn die Aufnahme fehlt, keinen Ton hat oder zu groß ist?
Wenn eine lokale Aufnahme scheinbar weg ist, wurde meistens Zoom geschlossen, bevor die Datei fertig umgewandelt war. Oft war auch einfach die Festplatte voll oder der Zielordner wurde verschoben. Bevor Sie die Datei verloren geben, schauen Sie im Standardordner von Zoom nach, prüfen Sie die Aufnahmeliste in der Zoom-App und nutzen Sie die Systemsuche Ihres Computers. Fehlt bei einem Gespräch die komplette Gegenseite, war die Person vielleicht stummgeschaltet, oder der aufzeichnende Rechner hat den Ton der anderen nicht richtig abgegriffen.
Ist die Aufnahmedatei sehr groß, nehmen Sie für den Upload die reine Audiodatei statt des Videos oder wechseln Sie auf eine Kabelverbindung beziehungsweise in ein starkes WLAN. Schneiden Sie die Datei nicht mitten im Satz auseinander, um sie kleiner zu machen. Vor einem wichtigen Meeting lohnt sich eine einminütige Testaufnahme. Spielen Sie sie kurz ab, um zu prüfen, ob Ihre Audio- und Speichereinstellungen funktionieren.
Wie prüfen Sie Sprecherzuordnungen und korrigieren den Text?
Im fertigen Transkript sind die Sprechenden einzeln gekennzeichnet und jede Zeile hat einen Zeitstempel. Schauen Sie zuerst nach, ob wichtige Aussagen auch wirklich bei der richtigen Person stehen. Wurde das gesamte Meeting auf einer einzigen gemeinsamen Tonspur aufgenommen, landen kurze Einwürfe oder Unterbrechungen manchmal beim falschen Namen. Solche Stellen sollten Sie sich genauer ansehen.
Prüfen Sie danach Namen, Zahlen, Daten und Beschlüsse anhand der Originalaufnahme. Automatische Transkriptionen sind nicht fehlerfrei, und bei Online-Meetings kommen oft noch komprimierter Ton, wackelige Verbindungen oder Leute dazu, die erst stummgeschaltet losreden und dann alles wiederholen. Hören Sie in wichtige Stellen noch einmal direkt hinein und korrigieren Sie den Text dabei, statt sich auf Ihr Gedächtnis zu verlassen.
Was lässt sich aus dem Transkript erstellen?
Für Sitzungsprotokolle können Sie das Transkript als DOCX- oder PDF-Datei exportieren. Wenn Sie den Text in eine E-Mail oder ein Support-Ticket kopieren wollen, bietet sich eine TXT-Datei an, und für Video-Untertitel gibt es den Export als SRT- oder VTT-Datei. Sie können sich auch eine Zusammenfassung ausgeben lassen oder im KI-Chat gezielt nachfragen, wer welche Aufgabe bis zu welchem Datum übernommen hat. Sehen Sie solche KI-Antworten aber immer als Entwurf und prüfen Sie die Angaben am Transkript gegen.
Wenn Sie das fertige Dokument an die Runde schicken, schreiben Sie kurz dazu, dass es auf Basis einer Aufzeichnung entstanden ist. Behandeln Sie Transkript und Audiodateien genauso sorgfältig wie andere offizielle Sitzungsunterlagen. Ging es im Gespräch um personenbezogene oder vertrauliche Dinge, halten Sie den Kreis der Zugriffsberechtigten klein und löschen Sie die Dateien, sobald sie nicht mehr gebraucht werden.
Häufige Fragen
Kann KolWrite an meinem Zoom-Meeting teilnehmen?
Nein. KolWrite schickt keinen Bot in Ihre Gespräche und erstellt auch keine Live-Untertitel. Sie nehmen das Meeting ganz normal in Zoom auf und laden die Datei hinterher hoch.
Wo speichert Zoom eine lokale Aufnahme?
Lokale Aufnahmen landen standardmäßig auf Ihrem Computer im Ordner „Dokumente“. Dort gibt es einen Zoom-Ordner mit einem eigenen Unterordner für jedes Meeting. Sie können die Dateien auch über die Aufnahmeliste in der Zoom-App ansehen und öffnen.
Warum finde ich meine Cloud-Aufnahme nicht?
Ob Cloud-Aufnahmen verfügbar sind, hängt vom Kontotyp und den Einstellungen Ihrer Organisation ab. Außerdem dauert es nach Gesprächsende etwas, bis die Dateien verarbeitet sind. Schauen Sie auf der Zoom-Website auf der Seite für Aufzeichnungen nach oder fragen Sie den Host, falls Sie die Aufnahme nicht selbst gestartet haben.
Sollte ich die Video- oder die Audiodatei hochladen?
Es geht beides. Die reine Audiodatei ist kleiner und schneller hochgeladen. Nehmen Sie die Videodatei, wenn Sie zusätzlich Untertitel brauchen, die genau zum Bild passen.
Muss ein Zoom-Transkript noch überprüft werden?
Ja, denn automatische Transkripte können Fehler enthalten. Bevor Sie den Text weitergeben, sollten Sie Namen, Zahlen und wichtige Beschlüsse immer mit der Audioaufnahme abgleichen.
