In sintesi
- La registrazione di una riunione Zoom esiste solo se ad avviarla è l'organizzatore o un partecipante che ha ricevuto il suo permesso.
- Le registrazioni locali finiscono sul computer di chi ha registrato. Quelle in cloud vengono salvate sull'account dell'organizzatore e si scaricano dal sito di Zoom.
- Puoi caricare sia il file video sia quello solo audio. Il parlato è identico in entrambi.
- Nessun bot entra nella riunione. Carichi la registrazione a chiamata finita e poi rivedi la trascrizione.
- Avvisa i partecipanti che la riunione è registrata e controlla eventuali regole da rispettare.
Chi può registrare una riunione Zoom?
L'organizzatore può registrare la riunione e autorizzare altri partecipanti a farlo. Chi non ha il permesso non può avviare la registrazione e, nella maggior parte degli account, deve inviare una richiesta di accesso all'organizzatore. Quando parte la registrazione, Zoom mostra un avviso a tutti i presenti. Le aziende possono però attivare o bloccare questa funzione per tutti i propri account: in una riunione di lavoro potresti quindi non trovare il tasto per registrare nemmeno se sei l'organizzatore.
Se ti serve la registrazione di una chiamata organizzata da altri, chiedila all'organizzatore prima dell'inizio e non a riunione in corso. Se invece la chiamata è già stata registrata, chiedi a chi l'ha gestita di mandarti il file o di darti accesso alla registrazione in cloud. Registrare una conversazione senza avvisare i partecipanti può violare le regole aziendali o la legge. In caso di dubbi, verifica prima con la tua organizzazione o con un avvocato.
Qual è la differenza tra registrazione locale e in cloud?
La registrazione locale viene salvata direttamente sul computer di chi l'ha avviata. A fine chiamata Zoom converte la registrazione in file utilizzabili, quindi aspetta che il processo termini prima di chiudere l'app o spegnere il computer. Troverai i file nella cartella Documenti, dentro una cartella Zoom che crea una sottocartella per ogni riunione, oppure nell'elenco delle registrazioni sull'app desktop di Zoom.
La registrazione in cloud viene salvata sull'account Zoom dell'organizzatore, se il suo piano lo prevede. Zoom elabora il file sui propri server e manda un'email all'organizzatore appena è pronto. Da quel momento i file si possono scaricare dalla pagina delle registrazioni sul sito di Zoom, che mostra tutti i file creati dalla riunione. La presenza o meno dell'opzione in cloud dipende dal tipo di account e dalle impostazioni scelte dall'organizzazione.
Quale file conviene caricare?
Di solito, al termine di una registrazione, Zoom genera un file video e uno solo audio, a volte accompagnati dal registro della chat o da un file di testo. Per trascrivere vanno bene entrambi, perché il parlato è lo stesso. Il file solo audio pesa meno e si carica prima. Scegli invece il video se ti servono anche i sottotitoli sincronizzati con le immagini o se vuoi condividere una clip video.
Se le tue impostazioni di Zoom lo permettono, puoi registrare una traccia audio separata per ogni partecipante: è utile quando le persone si parlano sopra. I nomi delle voci e i menu cambiano secondo la versione di Zoom e il tipo di account, quindi ti conviene cercare le opzioni di registrazione nelle impostazioni del tuo account invece di seguire un percorso fisso. Conserva sempre i file originali ed evita di risalvarli in altri formati.
Come si carica una registrazione Zoom su KolWrite?
Apri KolWrite dal browser, dal Mac o dallo smartphone, aggiungi il file della registrazione e avvia la trascrizione. Da computer puoi trascinare il file nella finestra o sceglierlo dalla cartella. Da telefono puoi condividere il file scaricato direttamente dall'app File a KolWrite. Nessun bot entra in chiamata: registri su Zoom come fai sempre e carichi il file quando la riunione è finita.
Le riunioni lunghe producono file pesanti. Per il caricamento usa una connessione internet stabile e tieni da parte il file originale finché non hai finito di rivedere la trascrizione. KolWrite supporta l'ebraico, l'arabo e più di 100 altre lingue, e gestisce anche le conversazioni che alternano ebraico e inglese nella stessa trascrizione.
Cosa fare se la registrazione non si trova, è muta o è troppo pesante?
Se non trovi una registrazione locale, di solito è perché Zoom è stato chiuso prima che finisse di convertire il file, è finito lo spazio su disco o stai cercando in una cartella che è stata spostata. Prima di dare il file per perso, controlla la cartella predefinita di Zoom, la lista delle registrazioni nell'app e usa la ricerca del computer. Se invece manca la voce di un interlocutore, forse aveva il microfono spento oppure il computer che registrava non ha catturato bene l'audio degli altri partecipanti.
Quando il file è molto pesante, carica la versione solo audio al posto del video, oppure collegati via cavo o a una rete Wi-Fi con un buon segnale. Non spezzare il file a metà di una frase per ridurne il peso. Prima di una riunione importante, fai una prova di registrazione di un minuto e riascoltala per accertarti che audio e salvataggio funzionino a dovere.
Come si verificano gli interlocutori e si corregge il testo?
La trascrizione pronta assegna un'etichetta a ciascun interlocutore e un orario a ogni riga. Come prima cosa, controlla che gli interventi importanti siano attribuiti alla persona giusta. Quando la riunione viene registrata su un unico canale audio combinato, le battute brevi e le interruzioni possono finire sotto il nome sbagliato, quindi vale la pena di ricontrollare bene quegli scambi.
Passa poi a verificare nomi, numeri, date e decisioni riascoltando l'audio originale. La trascrizione automatica può sbagliare e le chiamate online aggiungono ostacoli come l'audio compresso, le connessioni che saltano o chi inizia a parlare col microfono muto e poi ripete da capo. Nei passaggi chiave riascolta la registrazione e correggi direttamente il testo, senza andare a memoria.
Cosa si può ottenere dalla trascrizione?
Puoi esportare la trascrizione in formato DOCX o PDF per i verbali, in TXT per incollarla in un'email o in un ticket di assistenza, oppure in SRT o VTT per aggiungere i sottotitoli al video. Puoi anche creare un riepilogo o usare la chat IA per fare domande precise, ad esempio chi ha preso in carico un compito e per quale data. Prendi sempre le risposte dell'IA come una bozza e verificale sul testo della trascrizione.
Quando invii il documento finale ai partecipanti, specifica che è stato ricavato da una registrazione. Custodisci la trascrizione e i file audio con la stessa attenzione che dedichi agli altri documenti ufficiali delle riunioni. Se durante la chiamata si è parlato di dati personali o riservati, limita l'accesso alla trascrizione e cancella i file appena non servono più.
Domande frequenti
KolWrite può partecipare alla mia riunione Zoom?
No. KolWrite non manda bot nelle chiamate e non genera sottotitoli in diretta. Registri la riunione su Zoom e carichi il file una volta terminata.
Dove salva Zoom le registrazioni locali?
Di base, le registrazioni locali finiscono nella cartella Documenti del computer, dentro una cartella Zoom con una sottocartella separata per ogni riunione. Puoi vederle e aprirle anche dall'elenco delle registrazioni nell'app di Zoom.
Perché non riesco a trovare una registrazione in cloud?
La registrazione in cloud dipende dal tipo di account e dalle impostazioni dell'organizzazione; inoltre, a fine chiamata Zoom impiega un po' di tempo per elaborare i file. Controlla la pagina delle registrazioni sul sito di Zoom, oppure chiedi all'organizzatore se non sei stato tu ad avviare la registrazione.
Devo caricare il file video o il file audio?
Vanno bene tutti e due. Il file solo audio è più leggero e si carica più in fretta. Carica il file video se ti servono anche i sottotitoli sincronizzati con le immagini.
La trascrizione di una riunione Zoom va ricontrollata?
Sì. Le trascrizioni automatiche possono contenere errori: prima di condividere il testo, verifica sempre nomi, numeri e decisioni principali riascoltando l'audio.
