En resumen
- Solo habrá grabación de Zoom si el anfitrión la inicia, o si le da permiso a otro participante para hacerlo.
- Las grabaciones locales quedan en la computadora de quien grabó. Las grabaciones en la nube se guardan en la cuenta del anfitrión y se descargan desde la web de Zoom.
- Sirve tanto el archivo de video como el de solo audio. En ambos se escucha exactamente lo mismo.
- No entra ningún bot a la reunión. Subes la grabación cuando termina la llamada y luego revisas el texto.
- Avisa a los participantes que vas a grabar la reunión y revisa las políticas que se apliquen en tu caso.
¿Quién puede grabar una reunión de Zoom?
El anfitrión es quien puede grabar la reunión y también quien puede dar permiso a otros participantes para que graben. Sin ese permiso, un participante no puede iniciar la grabación y, en la mayoría de las cuentas, tiene que pedirle acceso al anfitrión. Cuando alguien empieza a grabar, Zoom muestra un aviso a todos los presentes. Ten en cuenta que las empresas pueden activar o desactivar las grabaciones en sus cuentas, por lo que en una reunión de trabajo el botón podría no aparecer aunque seas el anfitrión.
Si necesitas grabar una reunión que organiza otra persona, pídeselo al anfitrión antes de que empiece, no en medio de la llamada. Si la reunión ya se hizo y se grabó, pídele el archivo o acceso a la grabación en la nube. Grabar una conversación sin avisar a los participantes puede ir contra las políticas internas o las leyes que te apliquen; ante la duda, consulta con tu organización o con un abogado.
¿Cuál es la diferencia entre una grabación local y una en la nube?
La grabación local se guarda directamente en la computadora de quien empezó a grabar. Al terminar la reunión, Zoom convierte la grabación en archivos que puedas abrir, así que espera a que termine ese proceso antes de cerrar la aplicación o apagar el equipo. Los archivos quedan en una carpeta llamada Zoom dentro de Documentos, con una subcarpeta por reunión. También puedes verlos en la lista de grabaciones de la aplicación de escritorio de Zoom.
La grabación en la nube se guarda en la cuenta de Zoom del anfitrión, si su cuenta incluye esa función. Zoom procesa el archivo en sus servidores y le avisa por correo electrónico al anfitrión cuando está listo. Luego puedes descargar todo desde la página de grabaciones en el sitio web de Zoom, donde aparece cada archivo que dejó la reunión. Que la grabación en la nube esté disponible o no depende del tipo de cuenta y de cómo la haya configurado la organización.
¿Qué archivo debes subir?
Al terminar de procesar una grabación, Zoom suele dejar un archivo de video y otro de solo audio, además de un registro del chat o un archivo de texto opcional. Para transcribir te sirve tanto el de video como el de audio, ya que los dos tienen exactamente la misma conversación. El archivo de solo audio pesa menos y sube más rápido. Usa el de video si necesitas subtítulos sincronizados con la imagen o si quieres compartir un recorte del video.
Si los ajustes de tu cuenta de Zoom lo permiten, grabar una pista de audio por separado para cada participante puede ayudar cuando varias personas hablan a la vez. Como los nombres y el lugar de cada ajuste cambian según la versión de Zoom y el tipo de cuenta, busca las opciones de grabación directamente en la configuración de tu cuenta en vez de guiarte por una ruta fija de menús. Guarda siempre los archivos originales y evita volver a guardarlos en otro formato.
¿Cómo se sube una grabación de Zoom a KolWrite?
Abre KolWrite en el navegador, en una Mac o en el teléfono, añade el archivo de la grabación y pon a funcionar la transcripción. Si estás en una computadora, arrastra el archivo a la ventana o búscalo en su carpeta. Desde el teléfono, puedes compartir el archivo descargado directamente desde la app Archivos hacia KolWrite. Ningún bot se mete en tu llamada. Grabas en Zoom como siempre y subes el archivo cuando termina la reunión.
Las reuniones largas dejan archivos pesados. Conviene subirlos con una conexión a internet estable y guardar el archivo original hasta que hayas revisado el texto. KolWrite trabaja con hebreo, árabe y más de 100 idiomas más, y también resuelve conversaciones que mezclan hebreo e inglés dentro de una misma transcripción.
¿Qué hacer si la grabación no aparece, no tiene sonido o es demasiado pesada?
Cuando una grabación local no aparece, lo más habitual es que se haya cerrado Zoom antes de que terminara de convertir el archivo, que no hubiera espacio en el disco o que se haya movido la carpeta donde estás buscando. Antes de dar el archivo por perdido, busca en la carpeta predeterminada de Zoom, en la lista de grabaciones de la aplicación y en el buscador de tu computadora. Si no se oye a una de las partes en la conversación, puede que esa persona tuviera el micrófono silenciado o que la computadora desde la que se grabó no haya captado bien el audio de los demás.
Si el archivo pesa demasiado, sube la versión de solo audio en vez del video, o conéctate por cable de red o a una red Wi-Fi con buena señal. No cortes el archivo a mitad de una frase para achicarlo. Antes de una reunión importante, graba una prueba de un minuto y escúchala para asegurarte de que el audio y el guardado funcionen bien.
¿Cómo verificar los hablantes y corregir el texto?
La transcripción lista separa a quienes hablan con etiquetas e incluye la marca de tiempo en cada línea. Para empezar a revisar, comprueba que las intervenciones importantes estén asignadas a la persona que corresponde. Cuando toda la reunión se graba en un solo canal de audio mezclado, las interrupciones o los comentarios cortos a veces quedan asignados a quien no es, así que revisa bien esos cruces.
Después, repasa con el audio original los nombres, las cifras, las fechas y lo que se haya acordado. Toda transcripción automática puede fallar, y en las reuniones en línea se suman problemas como el audio comprimido, los cortes de conexión o la gente que empieza a hablar en silencio y luego repite todo al activar el micrófono. Escucha el audio en los puntos importantes y corrige el texto directamente en lugar de fiarte de tu memoria.
¿Qué puedes generar a partir de la transcripción?
Puedes exportar el texto en DOCX o PDF para armar el acta de la reunión, en TXT si quieres pegarlo en un correo o en un ticket de soporte, o en SRT y VTT para ponerle subtítulos al video. También puedes pedir un resumen o usar el chat de IA para hacer consultas puntuales, como quién quedó a cargo de una tarea y para qué fecha. Toma lo que responda la IA como un borrador y confírmalo siempre con la transcripción.
Cuando compartas el documento final con los asistentes, avísales que se armó a partir de una grabación. Guarda la transcripción y los archivos de audio con el mismo cuidado que cualquier otro registro oficial de una reunión. Si en la charla se tocaron datos personales o temas confidenciales, limita quién puede ver la transcripción y borra los archivos cuando ya no hagan falta.
Preguntas frecuentes
¿Puede KolWrite unirse a mi reunión de Zoom?
No. KolWrite no mete ningún bot en tus llamadas ni genera subtítulos en vivo. Tú grabas la reunión en Zoom y subes el archivo cuando termina.
¿Dónde guarda Zoom una grabación local?
Por defecto, las grabaciones locales se guardan en una carpeta llamada Zoom dentro de la carpeta Documentos de tu computadora, con una subcarpeta separada por cada reunión. También puedes verlas y abrirlas desde la lista de grabaciones en la aplicación de Zoom.
¿Por qué no encuentro una grabación en la nube?
Que esté disponible la grabación en la nube depende del tipo de cuenta y de los ajustes de tu organización, y además los archivos tardan un rato en procesarse al terminar la llamada. Fíjate en la página de grabaciones en la web de Zoom, o pregúntale al anfitrión si no fuiste tú quien puso a grabar.
¿Debo subir el archivo de video o el de audio?
Cualquiera de los dos sirve. El archivo de solo audio pesa menos y se sube más rápido. Sube el de video si además necesitas subtítulos sincronizados con la imagen.
¿Es necesario revisar una transcripción de Zoom?
Sí. Las transcripciones automáticas pueden tener errores, así que comprueba siempre con el audio los nombres, las cifras y los acuerdos clave antes de compartir el texto.
