En bref
- Il n'y a d'enregistrement Zoom que si l'hôte, ou un participant qu'il a autorisé, l'a lancé.
- Un enregistrement local s'enregistre sur l'ordinateur de la personne qui a lancé la capture. Un enregistrement sur le cloud va sur le compte de l'hôte et se télécharge depuis le site web de Zoom.
- Vous pouvez importer la vidéo ou le fichier audio seul : les deux contiennent exactement les mêmes paroles.
- Aucun robot ne s'invite dans votre réunion. Vous importez l'enregistrement après l'appel, puis vous relisez le texte.
- Prévenez les participants que la réunion est enregistrée et vérifiez les règles qui s'appliquent.
Qui peut enregistrer une réunion Zoom ?
L'hôte de la réunion peut enregistrer l'appel et donner cette autorisation à d'autres participants. Sans cet accord, un participant ne peut pas lancer d'enregistrement et, sur la plupart des comptes, il doit envoyer une demande à l'hôte. Dès que l'enregistrement démarre, Zoom affiche un message à tout le monde. Comme une organisation peut activer ou couper cette fonction sur tous ses comptes, le bouton peut très bien ne pas apparaître lors d'une réunion professionnelle, même si vous êtes l'hôte.
Si vous avez besoin de l'enregistrement d'une réunion organisée par quelqu'un d'autre, demandez-le à l'hôte avant le début plutôt que pendant l'appel. Si la réunion a déjà eu lieu et a été enregistrée, demandez-lui le fichier ou un accès à l'enregistrement sur le cloud. Enregistrer une conversation sans prévenir les participants peut enfreindre votre règlement interne ou la loi. En cas de doute, renseignez-vous auprès de votre organisation ou d'un avocat.
Quelle est la différence entre un enregistrement local et sur le cloud ?
Un enregistrement local va directement sur l'ordinateur de la personne qui l'a lancé. À la fin de la réunion, Zoom convertit l'enregistrement en fichiers exploitables. Attendez bien la fin de cette opération avant de fermer l'application ou d'éteindre votre ordinateur. Les fichiers sont rangés dans un dossier Zoom à l'intérieur de votre dossier Documents, avec un sous-dossier par réunion. Vous les retrouverez aussi dans la liste des enregistrements de l'application Zoom sur ordinateur.
Un enregistrement sur le cloud est stocké sur le compte Zoom de l'hôte, si son abonnement le permet. Zoom traite le fichier sur ses serveurs et envoie un e-mail à l'hôte quand tout est prêt. Il suffit alors d'aller sur la page des enregistrements du site web de Zoom, où figurent tous les fichiers créés pendant la réunion, pour les télécharger. L'accès à l'enregistrement sur le cloud dépend du type de compte et des réglages de l'organisation.
Quel fichier faut-il importer ?
À la fin d'un enregistrement, Zoom crée généralement un fichier vidéo et un fichier audio seul, avec parfois l'historique du chat ou un fichier texte. Pour transcrire la réunion, la vidéo et l'audio fonctionnent tous les deux puisqu'ils contiennent exactement les mêmes paroles. Le fichier audio seul est plus léger et s'importe plus vite. Prenez plutôt le fichier vidéo si vous voulez aussi des sous-titres calés sur l'image ou si vous comptez partager un extrait vidéo.
Si vos réglages Zoom le permettent, enregistrer une piste audio séparée par participant peut aider quand plusieurs personnes parlent en même temps. Comme le nom et l'emplacement de ces options changent selon la version de Zoom et le type de compte, cherchez directement les options d'enregistrement dans les paramètres de votre compte plutôt que de suivre un chemin de menu fixe. Gardez toujours les fichiers d'origine et évitez de les réenregistrer dans un autre format.
Comment importer un enregistrement Zoom dans KolWrite ?
Ouvrez KolWrite sur le web, sur un Mac ou sur votre téléphone, ajoutez votre fichier d'enregistrement et lancez la transcription. Sur ordinateur, glissez le fichier dans la fenêtre ou allez le chercher dans son dossier. Sur téléphone, partagez le fichier téléchargé depuis l'application Fichiers directement vers KolWrite. Aucun robot ne rejoint votre appel : vous enregistrez votre réunion normalement dans Zoom, puis vous importez le fichier une fois l'appel terminé.
Une longue réunion donne un fichier lourd. Utilisez une connexion internet stable pour l'importer et gardez le fichier d'origine tant que vous n'avez pas relu la transcription. KolWrite prend en charge l'hébreu, l'arabe et plus de 100 autres langues, et gère aussi les conversations qui mélangent l'hébreu et l'anglais au sein d'une même transcription.
Que faire si l'enregistrement est introuvable, muet ou trop volumineux ?
Quand un enregistrement local est introuvable, c'est le plus souvent parce que Zoom a été fermé avant la fin de la conversion, qu'il manquait de l'espace disque ou que vous cherchez dans un dossier qui a été déplacé. Avant d'en conclure que le fichier est perdu, regardez dans le dossier Zoom par défaut, dans la liste des enregistrements de l'application Zoom et faites une recherche sur votre ordinateur. S'il manque la voix d'un participant, son micro était peut-être coupé, ou bien l'ordinateur qui enregistrait a mal capté le son des autres.
Si le fichier est très lourd, importez l'audio seul plutôt que la vidéo, ou passez sur une connexion filaire ou un bon réseau Wi-Fi. Ne coupez pas le fichier au milieu d'une phrase pour le rendre moins lourd. Avant une réunion importante, faites un test d'enregistrement d'une minute et réécoutez-le pour vérifier que le son et le stockage fonctionnent bien.
Comment vérifier les intervenants et corriger le texte ?
Une fois prête, la transcription sépare les intervenants par des étiquettes et indique le code temporel à chaque ligne. Commencez par vérifier que les propos importants sont bien attribués à la bonne personne. Quand toute la réunion est enregistrée sur une seule piste audio commune, les remarques brèves et les interruptions sont parfois attribuées au mauvais interlocuteur : passez ces passages en revue avec attention.
Vérifiez ensuite les noms, les chiffres, les dates et les décisions en réécoutant l'audio d'origine. Une transcription automatique peut contenir des erreurs, d'autant que les réunions en ligne compliquent les choses : son compressé, connexion instable ou participants qui parlent avec le micro coupé avant de répéter. Réécoutez les passages clés et corrigez le texte directement plutôt que de vous fier à votre mémoire.
Que pouvez-vous produire à partir de la transcription ?
Vous pouvez exporter la transcription en DOCX ou en PDF pour préparer un compte rendu, en TXT pour la coller dans un e-mail ou un ticket d'assistance, ou en SRT ou VTT pour sous-titrer la vidéo. Vous pouvez aussi générer un résumé ou poser des questions précises dans le chat IA, par exemple pour savoir qui a pris en charge une action et pour quelle date. Prenez les réponses de l'IA comme un brouillon et vérifiez-les toujours dans la transcription.
Quand vous envoyez le document final aux participants, précisez qu'il a été rédigé à partir d'un enregistrement. Rangez la transcription et les fichiers audio avec les mêmes précautions que vos autres comptes rendus officiels. Si la réunion portait sur des informations personnelles ou confidentielles, limitez l'accès à la transcription et supprimez les fichiers dès que vous n'en avez plus besoin.
Questions fréquentes
KolWrite peut-il rejoindre ma réunion Zoom ?
Non. KolWrite n'envoie pas de robot dans vos appels et ne fait pas de sous-titrage en direct. Vous enregistrez la réunion dans Zoom, puis vous importez le fichier une fois l'appel terminé.
Où Zoom sauvegarde-t-il un enregistrement local ?
Par défaut, Zoom place les enregistrements locaux dans un dossier Zoom situé dans le dossier Documents de votre ordinateur, avec un sous-dossier par réunion. Vous pouvez aussi les voir et les ouvrir depuis la liste des enregistrements dans l'application Zoom.
Pourquoi mon enregistrement sur le cloud est-il introuvable ?
L'enregistrement sur le cloud dépend du type de compte et des paramètres de votre organisation, et le traitement des fichiers prend un peu de temps après la fin de l'appel. Regardez sur la page des enregistrements du site web de Zoom, ou demandez à l'hôte si ce n'est pas vous qui avez lancé l'enregistrement.
Dois-je importer le fichier vidéo ou le fichier audio ?
Les deux marchent. Le fichier audio seul est plus léger et s'importe plus vite. Importez la vidéo si vous avez aussi besoin de sous-titres calés sur l'image.
Faut-il relire une transcription Zoom ?
Oui. Comme une transcription automatique peut comporter des erreurs, vérifiez toujours les noms, les chiffres et les décisions importantes en réécoutant l'audio avant de partager le texte.
