En bref
- Pouvoir enregistrer sur Meet dépend de votre compte Google, de votre forfait et des réglages de votre organisation. Tout le monde n'y a pas accès.
- Les enregistrements vont dans Google Drive, en général sur le compte de l'organisateur, qui reçoit un e-mail dès que le fichier est prêt.
- Vous téléchargez le fichier depuis Drive et vous l'envoyez dans KolWrite. Aucun robot n'entre dans votre réunion.
- Les réunions en ligne compressent le son. Vérifiez toujours les noms des intervenants et les noms propres en réécoutant l'audio.
- Prévenez les participants avant d'enregistrer et suivez les règles de votre organisation.
Qui peut enregistrer une réunion Google Meet ?
Seuls certains comptes et forfaits Google permettent d'enregistrer, en général ceux gérés par une organisation. Le bouton d'enregistrement s'affiche ou non selon votre type de compte, la personne qui a créé la réunion et les droits accordés par votre administrateur. S'il est absent, inutile de chercher du côté de votre navigateur, tout dépend de vos autorisations.
La plupart du temps, l'organisateur peut lancer l'enregistrement, tout comme les membres de son organisation à qui il en a donné le droit. Dès que l'enregistrement démarre, tout le monde reçoit une notification. Si quelqu'un d'autre organise la réunion et que vous avez besoin de l'enregistrer, demandez-lui à l'avance. Enregistrer sans prévenir les participants peut enfreindre la loi ou vos règles internes. En cas de doute, renseignez-vous auprès de votre organisation ou de votre service juridique.
Où Google Meet sauvegarde-t-il l'enregistrement ?
À la fin de la réunion, Meet traite la vidéo et l'enregistre dans un dossier dédié sur le Google Drive de l'organisateur. Une fois le fichier prêt, l'organisateur reçoit un lien par e-mail. Ce lien s'ajoute souvent à l'événement dans Google Calendar, ce qui permet aux invités de l'ouvrir directement.
Pour une réunion courte, le fichier est prêt en quelques minutes ; si la réunion a duré longtemps, il faut patienter davantage. Si vous ne trouvez rien, cherchez dans le Drive de l'organisateur, tapez le nom de la réunion dans la barre de recherche ou regardez dans l'invitation de l'agenda. Comme ce sont les règles de partage de Google Drive qui s'appliquent, vous devrez peut-être demander l'accès pour ouvrir le fichier.
Comment mener la réunion pour faciliter la transcription ?
Demandez à chacun de mettre un casque ou des écouteurs pour que le micro ne reprenne pas le son des haut-parleurs, et de couper son micro quand il ne parle pas. Annoncez d'emblée que la réunion est enregistrée. Demandez aussi à chaque participant de dire son nom la première fois qu'il prend la parole ; c'est la méthode la plus fiable pour que la transcription identifie bien chaque voix.
Invitez les participants à parler chacun à leur tour, et répétez les chiffres clés, les dates et les décisions avant de terminer. Si l'organisateur prend une minute à la fin pour relire à voix haute ce qui a été décidé et qui s'en charge, vous aurez un passage très clair auquel vous référer en vérifiant la transcription. Et si quelqu'un partage un document à l'écran, donnez son titre à voix haute, car ce qui est visuel n'apparaîtra pas dans la transcription.
Comment télécharger l'enregistrement depuis Drive ?
Ouvrez l'enregistrement dans Google Drive et cliquez sur Télécharger dans le menu du fichier. Meet génère des fichiers vidéo, le plus souvent en MP4, qui contiennent la piste audio de la conversation. Vous pouvez envoyer cette vidéo telle quelle. Si le fichier est très lourd et que vous voulez seulement le texte, rien ne vous empêche d'extraire l'audio d'abord, mais ce n'est pas obligatoire.
Enregistrez le fichier téléchargé sous un nom clair qui reprend la date et le titre de la réunion. Ne comptez pas uniquement sur la copie qui se trouve dans Google Drive : un fichier peut être supprimé, déplacé ou voir ses droits de partage retirés, alors que vous ne pourrez vérifier une transcription que si vous avez encore l'audio d'origine.
Comment importer le fichier dans KolWrite ?
Ouvrez KolWrite dans votre navigateur, sur Mac ou sur votre téléphone, ajoutez le fichier téléchargé et lancez la transcription. Sur téléphone, vous pouvez aussi envoyer le fichier directement vers KolWrite depuis l'application Fichiers ou le menu de partage de Google Drive. KolWrite ne fait entrer aucun robot dans vos réunions et n'affiche pas de sous-titres en direct : tout se fait après coup, à partir de l'enregistrement.
KolWrite transcrit l'hébreu et l'arabe, et sait gérer les conversations qui mélangent l'hébreu et l'anglais dans un même fichier. Comme ce mélange est courant au travail en Israël, pensez à vérifier les endroits où les intervenants passent d'une langue à l'autre.
Que faire si le fichier ne s'ouvre pas ou si la transcription comporte des erreurs ?
Si la vidéo téléchargée ne se lit pas, relancez le téléchargement et attendez bien qu'il soit terminé avant d'envoyer le fichier. Si l'enregistrement est vide ou introuvable dans Drive, demandez à l'organisateur s'il est encore en cours de traitement ou s'il a été supprimé. Par ailleurs, si quelqu'un a arrêté puis relancé l'enregistrement pendant la réunion, Meet a pu créer plusieurs fichiers : vérifiez s'il n'y en a pas d'autres.
S'il manque souvent des bouts de phrase dans la transcription, réécoutez l'enregistrement d'origine au casque. Le plus souvent, cela vient d'un micro trop éloigné, d'un écho ou d'une mauvaise connexion, et on ne peut pas rattraper le son après coup. Pour les prochaines fois, demandez aux participants de parler plus près de leur micro et faites éventuellement un court test d'enregistrement avant de commencer.
Que faut-il vérifier dans la transcription ?
Commencez par le nom des intervenants. La transcription distingue les voix et ajoute un code temporel à chaque réplique, mais dans une réunion en ligne, tout le monde passe par une seule piste audio. Une brève interruption ou des paroles qui se chevauchent peuvent donc être attribuées à la mauvaise personne. Vérifiez que chaque décision et chaque engagement sont rattachés à la bonne personne.
Vérifiez ensuite les noms propres, les chiffres, les dates et les termes techniques en réécoutant l'audio. La transcription automatique peut se tromper, surtout avec le son compressé des réunions en ligne, l'écho ou les débuts de phrase coupés quand quelqu'un rallume son micro trop tard. Si votre organisation utilise aussi la transcription intégrée de Meet, vous pouvez comparer les deux textes, mais seul l'enregistrement audio fait foi.
Que faire une fois la transcription terminée ?
Vous pouvez exporter le texte en DOCX ou en PDF pour votre compte rendu, en TXT pour le coller dans un e-mail ou un outil de suivi des tâches, ou bien en SRT et VTT si vous voulez sous-titrer la vidéo. Vous pouvez aussi générer un résumé, traduire le texte dans les langues proposées ou demander au chat IA de lister les décisions et les actions à suivre. Dans tous les cas, vérifiez chaque réponse de l'IA en vous reportant à la transcription horodatée.
Ne partagez ces fichiers qu'avec les personnes qui en ont besoin. Un enregistrement ou une transcription de réunion contient souvent des informations personnelles ou confidentielles. Gardez-les avec les mêmes précautions que vos autres documents internes et supprimez-les quand vous n'en avez plus l'utilité.
Questions fréquentes
KolWrite peut-il enregistrer ma réunion Google Meet à ma place ?
Non. Aucun robot ne rejoint votre appel et KolWrite ne fait pas de sous-titrage en direct. Vous devez d'abord enregistrer la réunion dans Google Meet, si votre compte le permet, puis importer le fichier obtenu.
Pourquoi l'option d'enregistrement n'apparaît-elle pas dans ma réunion ?
L'accès à l'enregistrement dépend de votre type de compte Google, de la personne qui a créé la réunion et des réglages de votre administrateur. Voyez avec l'organisateur de la réunion ou votre service informatique.
Où trouver l'enregistrement une fois la réunion terminée ?
Il se trouve dans Google Drive, en général dans un dossier consacré aux enregistrements Meet sur le compte de l'organisateur. L'organisateur reçoit un lien direct par e-mail, et ce lien est souvent ajouté à l'événement dans l'agenda.
Est-ce que cela fonctionne pour les réunions en hébreu ?
Oui. KolWrite prend en charge l'hébreu et l'arabe comme langues principales, ainsi que plus de 100 autres langues, et gère les conversations qui mélangent l'hébreu et l'anglais.
Faut-il relire et vérifier la transcription ?
Oui. Une transcription automatique peut contenir des erreurs. Vérifiez toujours les noms propres, les chiffres et les décisions en réécoutant l'enregistrement d'origine.
