En resumen
- Grabar en Meet depende de tu cuenta de Google, tu plan y los ajustes de tu organización. No todas las cuentas tienen acceso.
- Las grabaciones se guardan en Google Drive, normalmente en la cuenta de quien organizó la reunión, que además recibe un correo cuando el archivo está listo.
- Descarga el archivo desde Drive y súbelo a KolWrite. Ningún bot entra a tu reunión.
- Comprueba los hablantes y los nombres escuchando el audio, porque las videollamadas comprimen el sonido.
- Avisa a los participantes antes de grabar y sigue las normas de tu organización.
¿Quién puede grabar una reunión de Google Meet?
Solo ciertas cuentas y planes de Google permiten grabar, casi siempre los que gestiona una organización. Que te aparezca o no el botón de grabar depende de tu tipo de cuenta, de quién organizó la reunión y de los permisos que haya configurado tu administrador. Si no ves la opción, el problema está en los permisos de tu cuenta y no en el navegador.
En la mayoría de los casos, puede iniciar la grabación quien organiza la reunión o cualquier persona de la misma organización a la que el organizador le haya dado permiso. Al empezar a grabar, les sale un aviso a todos los presentes. Si necesitas grabar una reunión convocada por otra persona, pídeselo antes al organizador. Grabar sin avisar a los participantes puede ir contra la ley o las normas internas, así que consulta con tu organización o tu asesoría legal si tienes dudas.
¿Dónde guarda Google Meet la grabación?
Al terminar la reunión, Meet procesa la grabación y la guarda en una carpeta específica dentro del Google Drive de quien la organizó. Cuando el archivo está listo, el organizador recibe un correo con el enlace. Muchas veces ese enlace también se añade al evento de Google Calendar para que los invitados puedan abrirlo desde ahí.
El archivo tarda unos minutos en procesarse si la reunión fue corta, y bastante más si fue larga. Si no das con él, mira en el Drive del organizador, busca por el título de la reunión o revisa el evento en el calendario. Como el acceso depende de los permisos para compartir de Google Drive, quizá tengas que pedir permiso para abrirlo.
¿Cómo llevar la reunión para que la grabación sea fácil de transcribir?
Pide a los participantes que usen audífonos para que el sonido de sus altavoces no se cuele por el micrófono, y que se silencien cuando no hablen. Empieza la reunión avisando de que se está grabando. Pide también que cada uno diga su nombre la primera vez que hable; escuchar los nombres es la forma más segura de etiquetar bien a cada hablante.
Pide que hablen de uno en uno y repite las cifras, fechas y decisiones importantes antes de cerrar. Si quien organiza dedica el último minuto a leer en voz alta qué se decidió y quién se encarga de cada cosa, tendrás un fragmento muy claro con el que contrastar la transcripción. Si alguien comparte un documento en pantalla, di el título en voz alta, porque lo que solo se ve en pantalla no saldrá en el texto.
¿Cómo se descarga la grabación desde Drive?
Abre la grabación en Google Drive y elige la opción de descargar en el menú del archivo. Meet guarda las sesiones como archivos de video, casi siempre en formato MP4, con las voces en la pista de audio. Puedes subir ese video tal cual. Si pesa mucho y solo te interesa el texto, tienes la opción de extraer antes el audio, aunque no hace falta.
Guarda el archivo descargado con un nombre claro que lleve la fecha y el título de la reunión. No te fíes solo de la copia que queda en Google Drive: los archivos se pueden borrar o mover, o te pueden quitar el permiso de acceso, y solo podrás comprobar una transcripción si conservas el audio original.
¿Cómo se sube el archivo a KolWrite?
Abre KolWrite en el navegador, en una Mac o en el teléfono. Añade el archivo que descargaste e inicia la transcripción. Desde el teléfono también puedes enviar el archivo directo a KolWrite desde la app Archivos o desde el menú de compartir de Google Drive. KolWrite no mete ningún bot en tu llamada ni pone subtítulos en vivo. Trabajas con la grabación una vez terminada la reunión.
KolWrite funciona con hebreo y árabe, y maneja conversaciones que mezclan hebreo e inglés en una misma transcripción. En los lugares de trabajo en Israel es habitual cambiar de un idioma a otro al hablar, así que revisa los puntos donde los participantes cambian de idioma.
¿Qué pasa si el archivo no abre o la transcripción sale mal?
Si el video descargado no se reproduce, vuelve a bajarlo y asegúrate de que la descarga haya terminado del todo antes de subirlo. Si la grabación no aparece en Drive o sale vacía, pídele al organizador que mire si sigue procesándose o si alguien la borró. Si durante la reunión pararon la grabación y la volvieron a iniciar, puede que Meet la haya partido en varios archivos; busca si hay más grabaciones.
Si ves muchos huecos en la transcripción, escucha el archivo original con audífonos. Lo más común es que haya micrófonos lejos, eco o mala conexión a internet, problemas que no tienen arreglo una vez grabada la llamada. Para las próximas reuniones, pide a la gente que se acerque más al micrófono y prueba a grabar unos segundos antes de empezar.
¿Qué conviene revisar en la transcripción?
Empieza por las etiquetas de los hablantes. La transcripción separa las voces y pone la marca de tiempo en cada línea, pero en una videollamada todo el mundo entra por una sola pista de audio, así que los comentarios cortos o las voces que se pisan pueden asignarse a quien no es. Comprueba que cada decisión y cada compromiso figuren a nombre de la persona correcta.
Después, comprueba con el audio los nombres, números, fechas y términos técnicos. La transcripción automática puede fallar, y en las reuniones en línea hay compresión de audio, eco y palabras cortadas cuando alguien abre el micrófono tarde. Si en tu organización usan también la transcripción integrada de Meet, puedes comparar las dos, pero lo que manda siempre es la grabación de audio.
¿Qué puedes hacer con la transcripción terminada?
Puedes exportar la transcripción en DOCX o PDF para las actas de la reunión, en TXT para pegarla en un correo o en tu gestor de tareas, o en SRT y VTT si vas a compartir el video con subtítulos. También puedes sacar un resumen, traducir el texto a otros idiomas compatibles o pedirle al chat de IA que extraiga las decisiones y las tareas pendientes. Comprueba siempre lo que responda la IA revisando la transcripción y sus marcas de tiempo.
Comparte los archivos solo con quien deba verlos. Las grabaciones y transcripciones de reuniones suelen incluir datos personales o confidenciales. Guárdalas con el mismo cuidado que cualquier otro documento de trabajo y bórralas cuando ya no hagan falta.
Preguntas frecuentes
¿Puede KolWrite grabar mi reunión de Google Meet por mí?
No. Ningún bot entra a tu reunión y KolWrite no ofrece subtítulos en vivo. Graba la sesión desde Google Meet si tu cuenta lo permite y después sube el archivo guardado.
¿Por qué no me sale la opción de grabar en mi reunión?
Que puedas grabar o no depende de tu tipo de cuenta de Google, de quién organizó la reunión y de la configuración de tu administrador. Habla con quien organizó la llamada o con el administrador de TI.
¿Dónde encuentro la grabación después de la reunión?
En Google Drive, normalmente dentro de una carpeta de grabaciones de Meet en el Drive de quien organizó la llamada. El organizador recibe un correo con el enlace directo, que además suele añadirse al evento del calendario.
¿Funciona con reuniones en hebreo?
Sí. KolWrite trabaja con hebreo y árabe como idiomas principales, además de más de 100 idiomas, y transcribe conversaciones donde se mezclan hebreo e inglés.
¿Hace falta revisar la transcripción?
Sí. La transcripción automática puede tener errores. Comprueba siempre los nombres, las cifras y las decisiones escuchando el audio original.
