In sintesi
- Poter registrare su Meet dipende dal tipo di account Google, dal piano attivo e dalle impostazioni dell'organizzazione. Non tutti gli account hanno accesso a questa funzione.
- Le registrazioni finiscono su Google Drive, di solito nell'account di chi ha organizzato la riunione, che riceve un'email quando il file è pronto.
- Scarica il file da Drive e caricalo su KolWrite. Nessun bot entrerà nella riunione.
- Le riunioni online comprimono l'audio, quindi controlla sempre nomi ed etichette dei relatori riascoltando la registrazione.
- Avvisa i partecipanti prima di registrare e rispetta le regole della tua organizzazione.
Chi può registrare una riunione su Google Meet?
La registrazione è disponibile solo per alcuni account e piani Google, di solito quelli gestiti da un'organizzazione. Vedere o meno il tasto per registrare dipende dal tipo di account, da chi ha creato la riunione e dai permessi impostati dall'amministratore. Se l'opzione non c'è, non è colpa del browser: è una questione di permessi.
Nella maggior parte dei casi possono avviare la registrazione l'organizzatore della riunione e chiunque, nella stessa organizzazione, abbia ricevuto il permesso dall'organizzatore. Quando parte la registrazione, tutti i presenti ricevono un avviso. Se ti serve la registrazione di un incontro organizzato da altri, chiedila in anticipo a chi lo ospita. Registrare senza informare i partecipanti può violare la legge o le regole aziendali; se hai dubbi, chiedi alla tua organizzazione o all'ufficio legale.
Dove salva le registrazioni Google Meet?
Finita la riunione, Meet elabora la registrazione e la salva in un'apposita cartella sul Google Drive dell'organizzatore. Appena il file è pronto, l'organizzatore riceve un'email con il link. Spesso lo stesso link viene allegato anche all'evento su Google Calendar, così gli invitati possono aprirlo direttamente da lì.
L'elaborazione richiede qualche minuto per le riunioni brevi, di più per quelle lunghe. Se non trovi il file, controlla il Drive dell'organizzatore, cerca il titolo della riunione o apri l'evento a calendario. Dato che l'accesso dipende dai permessi di condivisione di Google Drive, potresti dover inviare una richiesta per aprire il file.
Come gestire la riunione per facilitare la trascrizione della registrazione?
Chiedi ai partecipanti di usare le cuffie, così l'audio delle casse non rientra nei microfoni, e di silenziare il microfono quando non parlano. All'inizio dell'incontro, avvisa che la sessione viene registrata. Chiedi a ciascuno di dire il proprio nome la prima volta che interviene: i nomi detti a voce sono il modo più sicuro per attribuire bene le etichette dei relatori.
Invita tutti a parlare uno alla volta e, prima di chiudere, ripeti i numeri importanti, le date e le decisioni prese. Se nell'ultimo minuto l'organizzatore rilegge le decisioni e chi ne è responsabile, avrai un punto fermo con cui confrontare la trascrizione. Se qualcuno condivide un documento a schermo, chiedi di dirne il titolo ad alta voce, perché ciò che si vede a video non finisce nel testo trascritto.
Come si scarica la registrazione da Drive?
Apri la registrazione su Google Drive e scegli l'opzione per scaricarla dal menu del file. Meet salva le registrazioni come video, di solito in formato MP4, con le voci nella traccia audio. Puoi caricare direttamente questo file video. Se il file è molto pesante e ti serve solo il testo, puoi estrarre prima l'audio, ma è facoltativo.
Rinomina il file scaricato in modo chiaro, mettendo data e titolo della riunione. Non affidarti solo alla copia su Google Drive. I file possono essere cancellati o spostati e i permessi di condivisione possono essere revocati, mentre per verificare una trascrizione ti serve sempre l'audio originale.
Come si carica il file su KolWrite?
Apri KolWrite dal browser, sul Mac o dal telefono. Aggiungi il file scaricato e avvia la trascrizione. Da telefono puoi anche inviare il file direttamente a KolWrite dall'app File o dal menu di condivisione di Google Drive. KolWrite non manda nessun bot nella riunione e non genera sottotitoli in diretta: lavori sulla registrazione a incontro finito.
KolWrite supporta l'ebraico e l'arabo, e gestisce anche chi parla mescolando ebraico e inglese nella stessa trascrizione. Negli ambienti di lavoro israeliani capita spesso di passare da una lingua all'altra, quindi controlla i punti in cui chi parla cambia lingua.
Cosa fare se il file non si apre o la trascrizione presenta errori?
Se il video scaricato non si apre, scaricalo di nuovo e aspetta che il download sia finito prima di caricarlo. Se su Drive la registrazione non c'è o risulta vuota, chiedi all'organizzatore di verificare se è ancora in elaborazione o se è stata cancellata. Se poi durante l'incontro la registrazione è stata fermata e fatta ripartire, Meet potrebbe aver diviso la riunione in più file: controlla se ci sono altre registrazioni.
Se nella trascrizione mancano spesso dei pezzi, riascolta il file originale in cuffia. Le cause più comuni sono microfoni lontani, eco e connessioni instabili, tutti problemi che non si possono correggere dopo. Per le riunioni successive, chiedi ai partecipanti di parlare più vicino al microfono e valuta di fare una breve registrazione di prova prima di cominciare.
Cosa conviene controllare nella trascrizione?
Parti dalle etichette dei relatori. La trascrizione distingue le voci e mette un timestamp a ogni riga, ma in una riunione online tutti i partecipanti passano per un'unica traccia audio: una battuta breve o due voci che si parlano sopra possono essere attribuite alla persona sbagliata. Controlla che ogni decisione e ogni impegno siano associati a chi li ha presi davvero.
Poi verifica nomi, numeri, date e termini tecnici riascoltando l'audio. La trascrizione automatica può sbagliare, e le riunioni online portano con sé compressione audio, eco e parole mozzate quando qualcuno riattiva il microfono in ritardo. Se la tua organizzazione usa anche la trascrizione integrata di Meet, puoi confrontarle, ma a fare fede resta sempre la registrazione audio.
Cosa puoi fare con la trascrizione pronta?
Esporta la trascrizione in DOCX o PDF per il verbale della riunione, in TXT per le email o i gestori di attività, oppure in SRT e VTT se vuoi condividere il video sottotitolato. Puoi anche creare un riepilogo, tradurre il testo tra le lingue supportate o usare la chat AI per estrarre decisioni e cose da fare. Controlla sempre ogni risposta dell'IA confrontandola con la trascrizione con i timestamp.
Condividi i file solo con chi ne ha bisogno. Registrazioni e trascrizioni delle riunioni contengono spesso dati personali o riservati: conservale con la stessa attenzione che riservi agli altri documenti di lavoro ed eliminale quando non servono più.
Domande frequenti
KolWrite può registrare la riunione su Google Meet al posto mio?
No. Nessun bot entra nella riunione e KolWrite non offre sottotitoli in tempo reale. Registra la sessione su Google Meet, se il tuo account lo permette, e poi carica il file salvato.
Perché non vedo il tasto per registrare nella mia riunione?
La possibilità di registrare dipende dal tipo di account Google, da chi ha organizzato l'incontro e dalle impostazioni scelte dall'amministratore. Rivolgiti a chi ha organizzato la riunione o al tuo amministratore IT.
Dove trovo la registrazione una volta finita la riunione?
Su Google Drive, di solito nella cartella delle registrazioni di Meet sul Drive dell'organizzatore. L'organizzatore riceve un'email con il link diretto, che spesso viene allegato anche all'evento a calendario.
Funziona per le riunioni in ebraico?
Sì. KolWrite supporta l'ebraico e l'arabo come lingue principali insieme a più di 100 altre lingue, e gestisce anche le conversazioni in cui si mescolano ebraico e inglese.
Bisogna ricontrollare la trascrizione?
Sì. La trascrizione automatica può contenere errori. Controlla sempre nomi, numeri e decisioni riascoltando l'audio originale.
