Das Wichtigste in Kürze
- Ob Sie in Meet aufzeichnen können, hängt von Ihrem Google-Konto, Ihrem Tarif und den Vorgaben Ihrer Organisation ab. Nicht jedes Konto hat diese Funktion.
- Die Aufnahmen landen in Google Drive, meist im Konto des Organisators. Sobald die Datei fertig ist, bekommt der Organisator eine E-Mail.
- Sie laden die Datei aus Drive herunter und bei KolWrite wieder hoch. Es schaltet sich kein Bot in Ihr Meeting.
- Prüfen Sie Sprecherzuordnungen und Namen anhand der Tonspur, weil Online-Meetings den Ton komprimieren.
- Geben Sie allen Beteiligten Bescheid, bevor Sie die Aufnahme starten, und halten Sie sich an die Regeln Ihrer Organisation.
Wer kann ein Meeting in Google Meet aufzeichnen?
Aufzeichnen lässt sich nur mit bestimmten Google-Konten und -Tarifen; meist sind das Konten, die von einer Organisation verwaltet werden. Ob Sie die Schaltfläche zum Aufzeichnen überhaupt sehen, hängt von Ihrem Kontotyp ab, davon, wer das Meeting organisiert hat, und welche Rechte Ihr Administrator vergeben hat. Fehlt der Knopf, liegt das an den Berechtigungen, nicht am Browser.
Meistens darf der Organisator aufzeichnen, genau wie alle Personen aus derselben Organisation, die er dafür freischaltet. Sobald die Aufnahme läuft, bekommen alle im Meeting einen Hinweis angezeigt. Brauchen Sie den Mitschnitt eines fremden Meetings, bitten Sie den Organisator vorab darum. Wer aufzeichnet, ohne die Teilnehmenden vorher zu informieren, verstößt möglicherweise gegen Gesetze oder interne Richtlinien. Fragen Sie im Zweifel bei Ihrer Organisation oder Ihrer Rechtsabteilung nach.
Wo speichert Google Meet die Aufzeichnung?
Nach dem Meeting verarbeitet Meet den Mitschnitt und legt ihn in einem eigenen Ordner im Google Drive des Organisators ab. Ist die Datei fertig, bekommt der Organisator eine E-Mail mit dem Link. Oft hängt dieser Link auch direkt am Termin in Google Calendar, sodass alle Eingeladenen ihn von dort aus öffnen können.
Bei einem kurzen Meeting dauert die Verarbeitung nur ein paar Minuten, bei längeren Sitzungen entsprechend länger. Finden Sie die Datei nicht, schauen Sie im Drive des Organisators oder im Kalendereintrag nach oder suchen Sie nach dem Titel des Meetings. Weil der Zugriff über die Freigaben in Google Drive geregelt ist, müssen Sie ihn unter Umständen erst anfordern, bevor Sie die Datei öffnen können.
Wie leiten Sie das Meeting, damit sich die Aufnahme gut transkribieren lässt?
Bitten Sie alle, Kopfhörer aufzusetzen, damit der Ton aus den Lautsprechern nicht wieder ins Mikrofon schallt. Wer gerade nicht spricht, sollte sich stummschalten. Sagen Sie gleich zu Beginn, dass das Gespräch aufgezeichnet wird, und bitten Sie alle, bei der ersten Wortmeldung kurz den eigenen Namen zu nennen. Gesprochene Namen helfen am besten dabei, die Stimmen später sauber zuzuordnen.
Achten Sie darauf, dass nicht alle durcheinanderreden, und wiederholen Sie wichtige Zahlen, Daten und Beschlüsse noch einmal vor Schluss. Wenn der Organisator in der letzten Minute kurz vorliest, was beschlossen wurde und wer wofür zuständig ist, haben Sie später beim Prüfen des Transkripts eine verlässliche Stelle zum Abgleichen. Teilt jemand ein Dokument auf dem Bildschirm, nennen Sie dessen Titel laut, denn was nur zu sehen ist, taucht im Text nicht auf.
Wie laden Sie die Aufzeichnung aus Drive herunter?
Öffnen Sie die Aufnahme in Google Drive und klicken Sie im Dateimenü auf Herunterladen. Meet legt Aufzeichnungen als Videodatei ab, meist im MP4-Format, wobei das Gespräch auf der Tonspur liegt. Diese Videodatei können Sie direkt hochladen. Ist die Datei sehr groß und brauchen Sie ohnehin nur den Text, können Sie vorab die Tonspur herausziehen; nötig ist das aber nicht.
Geben Sie der heruntergeladenen Datei einen klaren Namen mit Datum und Titel des Meetings. Verlassen Sie sich nicht allein auf die Kopie in Google Drive. Dort können Dateien verschoben oder gelöscht oder Freigaben nachträglich entzogen werden. Ein Transkript lässt sich aber nur dann gegenprüfen, wenn Sie die zugehörige Aufnahme noch haben.
Wie laden Sie die Datei bei KolWrite hoch?
Öffnen Sie KolWrite im Browser, auf dem Mac oder auf dem Smartphone, fügen Sie die heruntergeladene Datei hinzu und starten Sie die Transkription. Auf dem Smartphone können Sie die Datei auch direkt aus der Dateien-App oder über das Teilen-Menü von Google Drive an KolWrite schicken. KolWrite klinkt keinen Bot in Ihr Meeting ein und blendet keine Live-Untertitel ein. Sie arbeiten erst nach dem Meeting mit der fertigen Aufnahme.
KolWrite unterstützt Hebräisch und Arabisch und kommt auch mit Gesprächen klar, in denen innerhalb eines Transkripts zwischen Hebräisch und Englisch gewechselt wird. Solche Sprachwechsel sind im israelischen Arbeitsalltag üblich. Schauen Sie sich im fertigen Text vor allem die Stellen an, an denen jemand von einer Sprache in die andere wechselt.
Was tun, wenn sich die Datei nicht öffnen lässt oder das Transkript fehlerhaft aussieht?
Lässt sich das heruntergeladene Video nicht abspielen, laden Sie es noch einmal herunter und warten Sie ab, bis der Download wirklich fertig ist, bevor Sie es hochladen. Fehlt die Aufzeichnung in Drive oder ist sie leer, bitten Sie den Organisator nachzusehen, ob die Datei noch verarbeitet wird oder gelöscht wurde. Wurde die Aufnahme während der Sitzung gestoppt und neu gestartet, hat Meet das Meeting möglicherweise in mehrere Dateien aufgeteilt. Suchen Sie in diesem Fall nach weiteren Aufzeichnungen.
Hat das Transkript viele Lücken, hören Sie mit Kopfhörern in die Originaldatei hinein. Meist liegt es an zu weit entfernten Mikrofonen, Echo oder einer schlechten Internetverbindung. Im Nachhinein lässt sich das nicht mehr reparieren. Bitten Sie die Runde beim nächsten Mal, näher ans Mikrofon zu gehen, und machen Sie vorab ruhig eine kurze Testaufnahme.
Was sollten Sie im Transkript überprüfen?
Fangen Sie bei den Sprechern an. Das Transkript trennt zwar die Stimmen und setzt vor jede Zeile einen Zeitstempel, aber in einem Online-Meeting laufen alle Teilnehmenden über eine einzige Tonspur. Kurze Zwischenrufe oder gleichzeitiges Sprechen landen deshalb leicht beim falschen Namen. Prüfen Sie nach, ob jeder Beschluss und jede Zusage wirklich bei der richtigen Person steht.
Gleichen Sie danach Namen, Zahlen, Daten und Fachbegriffe mit der Aufnahme ab. Automatische Transkriptionen können Fehler machen, und bei Online-Meetings kommen komprimierter Ton, Echo oder abgeschnittene Wörter hinzu, weil jemand die Stummschaltung zu spät aufhebt. Nutzt Ihre Organisation auch die eigene Transkriptionsfunktion von Meet, können Sie beide Fassungen nebeneinanderlegen. Maßgeblich bleibt aber immer die Tonaufnahme.
Wie können Sie das fertige Transkript weiterverwenden?
Für Sitzungsprotokolle exportieren Sie das Transkript als DOCX- oder PDF-Datei, für E-Mails oder Aufgabenverwaltungen als TXT und für Videos mit Untertiteln als SRT und VTT. Außerdem können Sie eine Zusammenfassung erstellen, den Text zwischen unterstützten Sprachen übersetzen oder per KI-Chat Beschlüsse und Aufgaben herausziehen. Prüfen Sie aber jede KI-generierte Antwort anhand der Zeitstempel im Transkript gegen.
Geben Sie die Dateien nur an Leute weiter, die sie wirklich brauchen. Mitschnitte und Transkripte von Meetings enthalten oft persönliche oder vertrauliche Dinge. Gehen Sie damit genauso sorgfältig um wie mit anderen Geschäftsunterlagen und löschen Sie sie, sobald sie nicht mehr gebraucht werden.
Häufige Fragen
Kann KolWrite mein Google Meet für mich aufzeichnen?
Nein. Es schaltet sich kein Bot in Ihr Meeting, und KolWrite bietet auch keine Live-Untertitel. Nehmen Sie die Sitzung direkt in Google Meet auf, sofern Ihr Konto das erlaubt, und laden Sie danach die gespeicherte Datei hoch.
Warum gibt es in meinem Meeting keine Option zum Aufzeichnen?
Ob Sie aufzeichnen können, hängt von Ihrem Google-Kontotyp ab, davon, wer das Meeting organisiert hat, und was Ihr Administrator eingestellt hat. Fragen Sie beim Organisator des Meetings oder bei Ihrem IT-Administrator nach.
Wo finde ich die Aufzeichnung nach dem Meeting?
In Google Drive, normalerweise in einem eigenen Ordner für Meet-Aufzeichnungen im Konto des Organisators. Der Organisator bekommt eine E-Mail mit dem direkten Link, und oft hängt dieser Link auch gleich am Kalendereintrag.
Funktioniert das auch bei Meetings auf Hebräisch?
Ja. KolWrite unterstützt Hebräisch und Arabisch als Hauptsprachen neben über 100 weiteren Sprachen und kommt auch mit Gesprächen zurecht, in denen Hebräisch und Englisch gemischt werden.
Muss das Transkript überprüft werden?
Ja. Bei einer automatischen Transkription können Fehler passieren. Gleichen Sie Namen, Zahlen und Beschlüsse immer mit der Originalaufnahme ab.
