En bref
- Selon le type de réunion, Teams place l'enregistrement dans OneDrive ou dans SharePoint.
- Le droit d'enregistrer et d'ouvrir le fichier dépend des règles de votre organisation et des réglages de l'organisateur.
- Récupérez le fichier MP4 et importez-le dans KolWrite. Aucun robot n'entre dans l'appel et aucun sous-titre en direct ne s'affiche pendant la réunion.
- Comme les organisations peuvent programmer une date d'expiration automatique, pensez à télécharger rapidement les enregistrements importants.
- Avant de partager la transcription, réécoutez l'audio d'origine pour vérifier les noms et l'attribution des prises de parole.
Qui peut enregistrer une réunion Teams ?
Ce sont les règles de votre organisation et les paramètres choisis par l'organisateur qui décident qui peut lancer un enregistrement. Dans beaucoup d'entreprises, seuls les membres autorisés de la société ont ce droit, tandis que les invités et les participants externes ne l'ont pas. Dès que l'enregistrement commence, Teams affiche un bandeau d'information à tout le monde.
Si vous ne voyez pas l'option pour enregistrer, il s'agit généralement d'une règle interne plutôt que d'un problème technique. Voyez avec l'organisateur de la réunion ou votre administrateur informatique. Si des personnes externes à votre organisation participent à l'appel, prévenez dès le départ que la réunion est enregistrée. La législation sur l'enregistrement varie selon le pays et le contexte : en cas de doute, renseignez-vous auprès de votre organisation ou d'un avocat.
Où Teams sauvegarde-t-il l'enregistrement ?
À la fin de l'appel, Teams traite la vidéo puis l'envoie vers le cloud de Microsoft. Pour une réunion classique, le fichier atterrit dans le OneDrive de la personne qui a cliqué sur Enregistrer. Pour une réunion de canal, il est rangé dans le dossier Recordings du site SharePoint de l'équipe. Une fois le fichier prêt, un lien s'affiche aussi dans le fil de discussion de la réunion ou du canal.
Le traitement prend quelques minutes, et un peu plus si la réunion a duré longtemps. Si vous ne voyez pas le lien, jetez d'abord un œil au chat de la réunion, puis au OneDrive de l'organisateur, ou faites une recherche avec le nom de la réunion. Comme l'accès dépend des règles de partage de votre entreprise, il faudra peut-être demander une autorisation pour lire ou télécharger la vidéo.
Combien de temps les enregistrements sont-ils conservés, et pourquoi est-ce important ?
Souvent, les organisations appliquent des règles de conservation qui font expirer et suppriment automatiquement les enregistrements au bout d'un certain nombre de jours. Une vidéo dont vous avez besoin peut donc disparaître quelques semaines plus tard. Si l'appel est important, téléchargez le fichier peu après la réunion et gardez-en une copie dans un dossier dont vous avez la maîtrise.
Cette limite de durée est aussi une question de confidentialité. Un enregistrement contient parfois des données personnelles ou sensibles : ne gardez les fichiers téléchargés que le temps d'en avoir l'usage et supprimez la transcription dès que vous avez terminé.
Qu'en est-il des réunions où plusieurs personnes partagent une même salle ?
Les réunions hybrides sont les plus compliquées à transcrire. Quand plusieurs collègues partagent un seul micro dans une salle de réunion, l'outil risque de regrouper leurs voix sous un même nom, et ceux qui sont loin du micro s'entendent à peine. Demandez à chacun dans la salle de parler clairement en direction du micro, de donner son nom la première fois qu'il prend la parole et d'éviter les apartés.
Si la réunion est décisive et réunit du monde dans la même pièce, demandez à un collègue de poser son téléphone au milieu de la table pour faire un enregistrement de secours. Vous pourrez ensuite importer les deux fichiers afin de vérifier les passages importants. Autre bon réflexe : relire les décisions à voix haute avant de raccrocher pour les retrouver facilement dans le texte.
Comment télécharger le fichier et l'importer dans KolWrite ?
Rendez-vous dans OneDrive ou SharePoint, ouvrez le menu du fichier et cliquez sur télécharger. Teams enregistre un fichier vidéo MP4 qui contient les voix sur la piste audio : vous pouvez l'importer tel quel, sans le convertir. Comme une vidéo lourde met du temps à charger, mieux vaut avoir une connexion internet stable.
Ouvrez ensuite KolWrite depuis un navigateur, sur Mac ou sur téléphone, sélectionnez votre fichier et lancez la transcription. KolWrite n'invite aucun robot dans votre appel et n'affiche pas de sous-titres en direct. L'outil prend en charge l'hébreu, l'arabe et plus de 100 autres langues, et sait transcrire un échange qui passe de l'hébreu à l'anglais au sein d'un même fichier.
Que faire si l'enregistrement est introuvable ou si le fichier ne se lit pas ?
Vous ne mettez pas la main sur l'enregistrement ? Regardez d'abord dans la discussion de la réunion, où le lien s'affiche automatiquement, puis dans le OneDrive de la personne qui a lancé la capture. Sachez aussi qu'arrêter puis relancer l'enregistrement pendant un même appel peut créer plusieurs fichiers séparés.
Si votre fichier MP4 refuse de se lancer une fois téléchargé, recommencez le téléchargement en vérifiant bien qu'il aille jusqu'au bout. Si vous n'entendez rien ou que le son est très bas, c'est peut-être que les participants avaient coupé leur micro ou captaient mal pendant la réunion. On ne peut pas rattraper une bande-son défectueuse après coup : prenez l'habitude de tester le son rapidement au début du prochain appel.
Que faut-il vérifier dans une transcription Teams ?
Commencez par vérifier qui parle. La transcription découpe les prises de parole et ajoute un horodatage à chaque ligne, mais si deux personnes parlent en même temps ou partagent le micro d'une salle de conférence, une phrase peut être attribuée au mauvais intervenant. Relisez de près chaque décision et chaque tâche confiée.
Contrôlez aussi les noms propres, les chiffres, les dates et le vocabulaire technique en réécoutant l'audio d'origine, car la transcription automatique peut se tromper. Si votre entreprise utilise déjà la transcription intégrée de Teams, vous pouvez croiser les deux textes, mais c'est toujours l'enregistrement audio qui fait foi.
Que pouvez-vous faire avec la transcription ?
Une fois le texte prêt, vous pouvez l'exporter en DOCX ou en PDF pour préparer un compte rendu, en TXT pour le copier dans un e-mail ou un outil de gestion de tâches, ou encore en SRT et VTT pour sous-titrer la vidéo. Vous pouvez aussi créer un résumé, traduire le texte dans les langues disponibles ou poser des questions au chat IA pour retrouver une décision ou une action précise. Pensez simplement à vérifier ces réponses dans la transcription complète.
Envoyez le document final uniquement aux personnes qui en ont besoin et précisez qu'il provient d'un enregistrement. Pour vos points réguliers, mettez la date de la réunion dans le nom de chaque fichier afin de retrouver facilement vos anciens échanges.
Questions fréquentes
KolWrite peut-il rejoindre ma réunion Teams ?
Non. KolWrite n'envoie pas de robot dans vos appels et ne fait pas de sous-titrage en direct. Vous importez simplement le fichier une fois la réunion terminée.
Où sont stockés les enregistrements Teams ?
Pour une réunion standard, le fichier va dans OneDrive. Pour une réunion de canal, il est rangé sur le site SharePoint de l'équipe. Dans les deux cas, un lien apparaît aussi dans le chat de la réunion.
Pourquoi le bouton Enregistrer n'apparaît-il pas ?
Le droit d'enregistrer dépend des règles de votre organisation et des réglages de l'organisateur. Voyez directement avec la personne qui a organisé la réunion ou avec votre service informatique.
Les enregistrements Teams ont-ils une date d'expiration ?
Oui, les organisations peuvent programmer une suppression automatique au bout d'un certain temps. Téléchargez les vidéos importantes rapidement après la fin de l'appel.
Dois-je relire et vérifier la transcription ?
Oui. Une transcription automatique peut contenir des erreurs : vérifiez toujours les noms, les chiffres et les décisions en réécoutant l'audio d'origine.
