Das Wichtigste in Kürze
- Je nach Art der Besprechung legt Teams Aufzeichnungen in OneDrive oder SharePoint ab.
- Wer aufzeichnen und die Datei später öffnen darf, hängt von den Richtlinien Ihrer Organisation und den Einstellungen der einladenden Person ab.
- Laden Sie die MP4-Datei herunter und bei KolWrite wieder hoch. Es schaltet sich kein Bot in den Anruf, und während der Besprechung werden keine Live-Untertitel eingeblendet.
- Organisationen können Aufzeichnungen automatisch ablaufen lassen. Laden Sie wichtige Dateien deshalb zeitnah herunter.
- Prüfen Sie Sprecherzuordnungen und Namen anhand der Originalaufnahme, bevor Sie das Transkript weitergeben.
Wer kann eine Teams-Besprechung aufzeichnen?
Wer eine Aufnahme starten darf, bestimmen die Richtlinien Ihrer Organisation und die Einstellungen der Person, die das Meeting organisiert hat. In vielen Unternehmen können berechtigte Mitarbeitende derselben Firma aufzeichnen, Gäste und Externe dagegen nicht. Sobald die Aufnahme läuft, blendet Teams für alle im Anruf einen entsprechenden Hinweis ein.
Falls bei Ihnen der Aufnahmeknopf fehlt, steckt dahinter meistens eine Unternehmensrichtlinie und kein technischer Fehler. Fragen Sie in dem Fall bei der Person nach, die eingeladen hat, oder wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung. Sind Externe im Anruf, weisen Sie gleich zu Beginn darauf hin, dass das Gespräch aufgezeichnet wird. Was beim Aufzeichnen rechtlich erlaubt ist, hängt vom Land und vom jeweiligen Kontext ab. Fragen Sie im Zweifel intern nach oder holen Sie rechtlichen Rat ein.
Wo speichert Teams die Aufzeichnung?
Ist die Besprechung vorbei, verarbeitet Teams die Aufzeichnung und sichert sie im Microsoft-Cloud-Speicher. Normale Besprechungen landen im OneDrive-Konto der Person, die die Aufnahme gestartet hat. Bei Kanalbesprechungen legt das Programm die Datei im Ordner „Recordings“ (Aufzeichnungen) auf der SharePoint-Website des jeweiligen Teams ab. Sobald die Datei fertig verarbeitet ist, wird außerdem ein Link im Besprechungschat oder in der Kanalunterhaltung gepostet.
Bis die Datei bereitsteht, vergehen ein paar Minuten; bei längeren Sitzungen dauert es entsprechend länger. Taucht kein Link auf, schauen Sie zuerst in den Besprechungschat, dann in das OneDrive der organisierenden Person oder suchen Sie über den Namen des Meetings. Ob Sie die Datei öffnen können, hängt von den Freigabeeinstellungen Ihrer Organisation ab. Unter Umständen müssen Sie erst Zugriff anfordern, um das Video anzusehen oder herunterzuladen.
Wie lange bleiben Aufzeichnungen erhalten und warum ist das wichtig?
Viele Organisationen stellen ein Ablaufdatum für Aufzeichnungen ein, sodass die Dateien nach einer festgelegten Anzahl von Tagen gemäß den Aufbewahrungsrichtlinien automatisch gelöscht werden. Eine Aufnahme, auf die Sie sich verlassen, ist nach ein paar Wochen vielleicht schon verschwunden. War ein Gespräch wichtig, laden Sie die Datei am besten kurz nach dem Termin herunter und sichern Sie eine Kopie an einem Ort, über den Sie selbst verfügen.
Bei der Aufbewahrung spielt auch der Datenschutz eine Rolle, denn Aufnahmen können personenbezogene oder vertrauliche Informationen enthalten. Heben Sie heruntergeladene Kopien deshalb nur so lange auf, wie Sie sie brauchen, und löschen Sie das Transkript, sobald Sie damit fertig sind.
Was gilt für Besprechungen, bei denen sich mehrere Personen einen Raum teilen?
Hybride Besprechungen lassen sich am schwersten transkribieren. Teilen sich mehrere Personen im Konferenzraum ein einziges Mikrofon, fasst das Transkript ihre Stimmen womöglich als eine Person zusammen. Wer am weitesten vom Mikrofon entfernt sitzt, klingt außerdem vielleicht nur leise. Bitten Sie alle im Raum, deutlich in Richtung Mikrofon zu sprechen, bei der ersten Wortmeldung den eigenen Namen zu nennen und keine Nebengespräche zu führen.
Bei besonders wichtigen Sitzungen mit mehreren Personen im selben Raum lohnt sich eine Sicherheitskopie: Bitten Sie jemanden, ein Smartphone in die Tischmitte zu legen und das Gespräch parallel aufzunehmen. Sie können anschließend beide Dateien hochladen und entscheidende Stellen miteinander abgleichen. Wenn Sie am Ende der Sitzung alle gefassten Beschlüsse noch einmal laut vorlesen, haben Sie später beim Prüfen des Textes einen klaren Ankerpunkt.
Wie laden Sie die Datei herunter und bei KolWrite hoch?
Öffnen Sie das Video in OneDrive oder SharePoint und wählen Sie im Dateimenü das Herunterladen aus. Teams legt Aufzeichnungen als MP4-Video ab, in dessen Tonspur die Wortbeiträge stecken. Diese Datei können Sie direkt hochladen, ohne sie vorher umwandeln zu müssen. Da große Videodateien beim Upload etwas Zeit brauchen, empfiehlt sich eine stabile Internetverbindung.
Rufen Sie KolWrite im Browser, auf dem Mac oder auf dem Smartphone auf, wählen Sie Ihre Datei aus und starten Sie die Transkription. KolWrite klinkt sich nicht mit einem Bot in Ihre Besprechung ein und blendet auch keine Live-Untertitel ein. Das System unterstützt Hebräisch, Arabisch und über 100 weitere Sprachen und kommt auch dann mit, wenn im selben Gespräch zwischen Hebräisch und Englisch gewechselt wird.
Was tun, wenn die Aufzeichnung fehlt oder die Datei nicht abgespielt wird?
Wenn Sie die Aufzeichnung nicht finden, schauen Sie zuerst in den Besprechungschat, in dem der Link automatisch erscheint. Sehen Sie danach im OneDrive der Person nach, die die Aufnahme gestartet hat. Wird die Aufzeichnung während eines Anrufs gestoppt und neu gestartet, können dabei mehrere einzelne Dateien entstehen.
Wenn sich die heruntergeladene MP4-Datei nicht abspielen lässt, starten Sie den Download noch einmal neu und warten Sie, bis die Übertragung komplett durchgelaufen ist. Hören Sie gar nichts oder ist der Ton extrem leise, waren Teilnehmende im Gespräch vielleicht stummgeschaltet oder hatten eine schlechte Verbindung. Solche Tonprobleme in der Originalaufnahme lassen sich nachträglich nicht mehr reparieren. Machen Sie daher bei Ihrer nächsten Besprechung gleich zu Beginn einen kurzen Audiotest.
Was sollten Sie in einem Teams-Transkript überprüfen?
Gehen Sie als Erstes die Namen der Sprechenden durch. Das Transkript trennt zwar die einzelnen Stimmen und setzt vor jede Zeile einen Zeitstempel, doch wenn Leute durcheinanderreden oder sich ein Raummikrofon teilen, landet ein Satz schnell beim falschen Namen. Prüfen Sie deshalb jede Entscheidung und jede Zusage genau.
Gleichen Sie danach Namen, Zahlen, Daten und Fachbegriffe mit der Tonaufnahme ab, da bei einer automatischen Transkription immer Fehler passieren können. Nutzt Ihre Organisation parallel die eingebaute Transkriptionsfunktion von Teams, können Sie beide Textfassungen nebeneinanderlegen. Im Zweifel zählt aber immer das, was auf der Tonspur zu hören ist.
Wie können Sie das Transkript weiterverwenden?
Sie können das Transkript als DOCX- oder PDF-Datei für Besprechungsprotokolle exportieren, als TXT-Datei zum Einfügen in eine E-Mail oder Aufgabenverwaltung nutzen oder als SRT- beziehungsweise VTT-Datei für Videountertitel speichern. Außerdem können Sie eine Zusammenfassung erstellen, den Text zwischen unterstützten Sprachen übersetzen oder im KI-Chat gezielt nach Beschlüssen und Aufgaben suchen. Prüfen Sie diese Antworten anschließend am vollständigen Transkript.
Geben Sie das fertige Dokument nur an die Personen weiter, die es brauchen, und vermerken Sie, dass es aus einer Aufzeichnung erstellt wurde. Bei regelmäßigen Besprechungen lohnt es sich, jedes Transkript mit dem Datum des Termins abzuspeichern, damit Sie frühere Diskussionen leicht durchsuchen können.
Häufige Fragen
Kann KolWrite an meiner Teams-Besprechung teilnehmen?
Nein. KolWrite schickt keinen Bot in Ihre Anrufe und blendet keine Live-Untertitel ein. Sie laden die fertige Aufzeichnungsdatei einfach nach dem Gespräch hoch.
Wo werden Teams-Aufzeichnungen gespeichert?
Aufzeichnungen von Standardbesprechungen landen in OneDrive, Kanalbesprechungen hingegen auf der SharePoint-Website des jeweiligen Teams. Zusätzlich wird ein Link im Besprechungschat gepostet.
Warum gibt es keine Schaltfläche zum Aufzeichnen?
Wer aufzeichnen darf, regeln die Richtlinien Ihrer Organisation und die Einstellungen der einladenden Person. Fragen Sie bei der Person nach, die das Meeting organisiert hat, oder bei Ihrer IT-Abteilung.
Laufen Teams-Aufzeichnungen ab?
Ja, Organisationen können einstellen, dass Aufzeichnungen automatisch ablaufen. Laden Sie wichtige Mitschnitte daher zeitnah nach dem Termin herunter.
Muss ich das Transkript überprüfen?
Ja. Da automatische Transkripte Fehler enthalten können, sollten Sie Namen, Zahlen und Beschlüsse immer anhand der Originalaufnahme gegenprüfen.
