En resumen
- Teams guarda las grabaciones en OneDrive o en SharePoint, dependiendo del tipo de reunión.
- Quién puede grabar y quién puede abrir el archivo depende de las políticas de tu organización y de lo que haya configurado el organizador.
- Baja el archivo MP4 y súbelo a KolWrite. Ningún bot entra a la llamada ni aparecen subtítulos en vivo mientras hablan.
- Las organizaciones pueden programar las grabaciones para que caduquen solas, así que baja pronto los archivos importantes.
- Comprueba con el audio original quién dice cada cosa y cómo están escritos los nombres antes de compartir el texto.
¿Quién puede grabar una reunión de Teams?
Quién puede grabar depende de las políticas de tu organización y de los ajustes del organizador. En muchos trabajos, los miembros autorizados de la misma empresa pueden iniciar una grabación, pero los invitados y participantes externos no. En cuanto empieza una grabación, Teams muestra un aviso a todos los que están en la llamada.
Si no te sale la opción de grabar, suele deberse a una política de la empresa y no a un fallo técnico. Pregúntale al organizador de la reunión o a tu administrador de TI. Si hay gente de fuera de tu organización en la llamada, avisa al principio de que se está grabando. Las leyes sobre grabaciones cambian según el país y el contexto; si tienes dudas, consulta en tu organización o con un abogado.
¿Dónde guarda Teams la grabación?
Al terminar la llamada, Teams procesa la grabación y la sube a la nube de Microsoft. Si fue una reunión estándar, el archivo va a la cuenta de OneDrive de quien le dio al botón de grabar. Si fue una reunión de canal, se guarda en una carpeta llamada Recordings dentro del sitio de SharePoint de ese equipo. En cuanto termina de procesarse, también sale un enlace directo en el chat de la reunión o en la conversación del canal.
El video tarda varios minutos en procesarse, y bastante más si la reunión fue larga. Si no ves el enlace, mira primero en el chat de la reunión; si no está ahí, busca en el OneDrive del organizador o por el nombre de la llamada. Como los permisos para abrir el archivo dependen de cómo tenga configurado el uso compartido tu organización, puede que tengas que pedir acceso para verlo o descargarlo.
¿Cuánto tiempo duran las grabaciones y por qué importa?
Las organizaciones suelen aplicar políticas de retención para que las grabaciones caduquen a los pocos días y se borren solas. Un video con el que contabas puede desaparecer un par de semanas después. Si una reunión es importante, descarga el archivo al poco de colgar y guárdalo en una carpeta que dependa de ti.
Estos límites de tiempo también existen por privacidad. Como en una llamada puede salir información personal o confidencial, guarda las copias descargadas solo mientras las necesites y borra la transcripción en cuanto termines de usarla.
¿Qué pasa cuando varias personas están en la misma sala?
Las reuniones híbridas son las más complicadas de transcribir. Si hay varias personas en una sala de juntas hablando por un solo micrófono, el sistema puede juntar todas sus voces como si fueran una sola persona, y a los que están sentados más lejos se les oirá muy bajito. Pídeles a todos los de la sala que hablen claro mirando hacia el micrófono, que digan su nombre la primera vez que intervengan y que no hablen por lo bajo entre ellos.
Si la reunión es crítica y hay varios en la misma sala, pídele a algún compañero que grabe una copia de respaldo con su teléfono puesto en el centro de la mesa. Luego puedes subir los dos archivos y comparar las partes clave. Otro buen truco es leer en voz alta los acuerdos antes de cerrar la reunión, para tener una referencia clara al repasar el texto.
¿Cómo se descarga el archivo y se sube a KolWrite?
Abre la grabación en OneDrive o SharePoint y dale a descargar en el menú del archivo. Teams guarda la grabación como un video MP4 con las voces en la pista de audio, así que puedes subirlo tal cual sin convertirlo. Como los videos grandes tardan más en subir, usa una conexión a internet estable.
Entra a KolWrite desde el navegador, en una Mac o en el teléfono, elige el archivo y ponlo a transcribir. KolWrite no mete ningún bot en tu llamada ni pone subtítulos en vivo. Trabaja con hebreo, árabe y más de 100 idiomas más, y entiende conversaciones donde se mezcla hebreo e inglés dentro de la misma transcripción.
¿Qué hago si no encuentro la grabación o el archivo no abre?
Si no encuentras la grabación, mira primero en el chat de la reunión, donde el enlace se publica automáticamente, y después revisa el OneDrive de la persona que empezó a grabar. Ten en cuenta que parar y volver a iniciar la grabación durante una llamada puede generar varios archivos.
Si bajas el MP4 y no se reproduce, descárgalo otra vez y espera a que termine de bajar del todo. Si no se oye nada o suena muy lejos, puede que la gente tuviera el micrófono silenciado o mala conexión durante la llamada. Un audio mal grabado de origen no tiene arreglo después, así que haz una prueba rápida de sonido al empezar tu próxima reunión.
¿Qué conviene revisar en una transcripción de Teams?
Empieza por revisar a quién se le atribuye cada intervención. El programa separa las voces y le pone la hora a cada línea, pero cuando dos personas se pisan al hablar o comparten el micrófono de una sala de juntas, es fácil que una frase acabe con el nombre equivocado. Revisa bien quién dijo cada decisión y cada compromiso.
Después, repasa los nombres propios, números, fechas y términos técnicos escuchando el audio original, porque cualquier transcripción automática puede fallar. Si en tu organización también usan la transcripción integrada de Teams, puedes cotejar los dos textos, aunque la grabación original siempre será la referencia definitiva.
¿Qué puedes hacer con la transcripción?
Puedes bajar el texto en DOCX o PDF para armar el acta de la reunión, en TXT para copiarlo y pegarlo en un correo o en tu gestor de tareas, o en SRT y VTT si necesitas subtítulos para el video. También puedes pedir un resumen, traducir el texto a cualquiera de los idiomas disponibles o preguntarle al chat de IA qué se decidió o qué tareas quedaron pendientes. Eso sí, comprueba siempre las respuestas del chat con la transcripción completa.
Pásale el documento final solo a quienes de verdad lo necesiten y aclara que sale de una grabación. Si es una reunión periódica, guarda cada transcripción con la fecha del día para poder buscar rápido lo que se habló en sesiones anteriores.
Preguntas frecuentes
¿Puede KolWrite entrar a mi reunión de Teams?
No. KolWrite no mete bots en las llamadas ni genera subtítulos en vivo. Tú subes el archivo grabado cuando la reunión ya terminó.
¿Dónde se guardan las grabaciones de Teams?
Las reuniones estándar van a OneDrive y las reuniones de canal se guardan en el sitio de SharePoint del equipo. Además, queda un enlace en el chat de la reunión.
¿Por qué no me sale el botón de grabar?
Los permisos para grabar dependen de las políticas de tu organización y de los ajustes que haya puesto el organizador. Habla con quien organizó la reunión o con el administrador de TI.
¿Las grabaciones de Teams caducan?
Sí, las organizaciones pueden programarlas para que caduquen solas. Si una grabación es importante, descárgala al poco de terminar la llamada.
¿Hace falta revisar la transcripción?
Sí. Las transcripciones automáticas pueden tener fallos, así que comprueba siempre los nombres, las cifras y los acuerdos escuchando el audio original.
