In sintesi
- Teams salva le registrazioni su OneDrive o SharePoint in base al tipo di riunione.
- Chi può registrare e chi può aprire il file dipende dalle regole aziendali e dalle impostazioni scelte dall'organizzatore.
- Scarica il file MP4 e caricalo su KolWrite: nessun bot entra in chiamata e non appaiono sottotitoli in tempo reale durante la riunione.
- Le organizzazioni possono far scadere le registrazioni in automatico, perciò scarica presto i file importanti.
- Prima di condividere la trascrizione, ricontrolla chi parla e i nomi ascoltando l'audio originale.
Chi può registrare una riunione su Teams?
Chi può registrare dipende dalle impostazioni dell'organizzatore e dalle regole della tua azienda. In molti posti di lavoro i dipendenti autorizzati della stessa azienda possono far partire la registrazione, mentre ospiti ed esterni non possono. Appena inizia la registrazione, Teams avvisa tutti i partecipanti alla chiamata.
Se non vedi il tasto per registrare, di solito è per una regola aziendale, non per un guasto tecnico. Chiedi a chi ha organizzato la riunione o all'amministratore IT. Se in chiamata ci sono persone esterne alla tua organizzazione, avvisa subito all'inizio che la chiamata viene registrata. Le leggi sulle registrazioni cambiano da Paese a Paese e a seconda del contesto: se hai dubbi, chiedi alla tua azienda o a un avvocato.
Dove salva le registrazioni Teams?
Finita la riunione, Teams elabora la registrazione e la salva sul cloud di Microsoft. Le riunioni normali vanno sul OneDrive di chi ha fatto partire la registrazione. Quelle di canale, invece, finiscono nella cartella Recordings sul sito SharePoint del team. Appena il file è pronto, il link compare anche nella chat della riunione o nella conversazione del canale.
L'elaborazione richiede diversi minuti, e ancora di più se la riunione è stata lunga. Se il link non compare, guarda prima nella chat della riunione, poi cerca nel OneDrive dell'organizzatore o fai una ricerca usando il titolo dell'incontro. Chi può aprire il file dipende dalle impostazioni di condivisione dell'azienda, quindi potresti dover chiedere il permesso per vederlo o scaricarlo.
Per quanto tempo restano disponibili le registrazioni e perché conta?
Spesso le aziende impostano una scadenza dopo un certo numero di giorni: passato quel tempo, i criteri di conservazione eliminano le registrazioni in automatico. Un file che ti serve potrebbe sparire dopo poche settimane. Se una riunione è importante, scarica il file poco dopo la fine della chiamata e salvane una copia in uno spazio che gestisci tu.
I tempi di conservazione toccano anche la privacy. Nelle registrazioni possono esserci dati personali o informazioni riservate: tieni le copie scaricate solo per il tempo necessario e cancella la trascrizione quando non ti serve più.
Come fare quando più persone sono nella stessa stanza?
Le riunioni ibride sono le più difficili da trascrivere. Quando più persone in una sala riunioni parlano nello stesso microfono, la trascrizione può unire le loro voci sotto un unico interlocutore, e chi è seduto più lontano può sentirsi appena. Chiedi a tutti i presenti in sala di parlare chiaro verso il microfono, di dire il proprio nome la prima volta che prendono la parola e di evitare conversazioni parallele.
Per le riunioni cruciali con più persone nella stessa stanza, chiedi a un collega di fare una registrazione di riserva con un telefono appoggiato al centro del tavolo. Poi potrai caricare tutti e due i file e confrontare i punti chiave. Rileggere ad alta voce le decisioni prese a fine riunione ti darà anche un riferimento chiaro quando controllerai il testo.
Come si scarica il file e si carica su KolWrite?
Apri la registrazione su OneDrive o SharePoint e scegli l'opzione per scaricarla dal menu del file. Teams salva un video MP4 con il parlato nella traccia audio, che puoi caricare così com'è senza convertirlo. I file video grandi richiedono più tempo per il caricamento, quindi usa una connessione internet stabile.
Apri KolWrite dal browser, dal Mac o dal telefono, scegli il file e fai partire la trascrizione. KolWrite non manda nessun bot nella riunione e non mostra sottotitoli in diretta. Supporta l'ebraico, l'arabo e più di 100 altre lingue, e gestisce anche le conversazioni che passano dall'ebraico all'inglese nella stessa trascrizione.
Che fare se la registrazione non si trova o il file non parte?
Se non trovi la registrazione, guarda per prima cosa nella chat della riunione, dove il link viene pubblicato in automatico, e poi nel OneDrive di chi ha avviato la registrazione. Ricorda che se fermi e fai ripartire la registrazione durante la stessa chiamata, possono crearsi più file separati.
Se il file MP4 scaricato non si apre, riscaricalo controllando che il trasferimento arrivi fino in fondo. Se invece l'audio è assente o si sente pianissimo, forse i partecipanti avevano il microfono spento o una connessione debole durante la chiamata. I problemi dell'audio originale non si possono recuperare dopo, quindi fai una prova audio veloce all'inizio della prossima riunione.
Cosa bisogna controllare nella trascrizione di Teams?
Parti dalle etichette di chi parla. La trascrizione separa le voci e mette un codice orario a ogni riga, ma se le persone si parlano sopra o dividono lo stesso microfono in sala riunioni, una frase può essere assegnata alla persona sbagliata. Controlla bene ogni decisione e ogni impegno preso.
Poi ricontrolla nomi, numeri, date e termini tecnici ascoltando l'audio originale, perché la trascrizione automatica può sbagliare. Se la tua azienda usa anche la funzione di trascrizione integrata in Teams, puoi confrontare i due testi, ma l'ultima parola spetta sempre alla registrazione.
Cosa puoi fare con la trascrizione?
Puoi esportare la trascrizione in DOCX o PDF per il verbale della riunione, in TXT per incollarla in un'email o in uno strumento di gestione delle attività, oppure come file SRT o VTT per i sottotitoli del video. Puoi anche creare un riepilogo, tradurre il testo tra le lingue supportate o usare la chat IA per trovare decisioni e attività specifiche. Poi controlla queste risposte confrontandole con la trascrizione completa.
Invia il documento finale solo a chi ne ha davvero bisogno e specifica che viene da una registrazione. Per gli incontri periodici, salva ogni trascrizione con la data della riunione, così potrai cercare facilmente tra le discussioni passate.
Domande frequenti
KolWrite può partecipare alla mia riunione su Teams?
No. KolWrite non manda bot nelle chiamate e non crea sottotitoli in tempo reale. Carichi tu il file della registrazione a riunione finita.
Dove vengono salvate le registrazioni di Teams?
Le registrazioni delle riunioni normali vanno su OneDrive, mentre quelle delle riunioni di canale finiscono sul sito SharePoint del team. Un link compare anche nella chat della riunione.
Perché non c'è il pulsante Registra?
Il permesso di registrare dipende dalle regole della tua organizzazione e dalle impostazioni scelte da chi ha organizzato la riunione. Chiedi all'organizzatore o all'amministratore IT.
Le registrazioni di Teams scadono?
Sì, le organizzazioni possono impostare una scadenza automatica per le registrazioni. Scarica i file importanti poco dopo la fine della riunione.
Devo ricontrollare la trascrizione?
Sì. Le trascrizioni automatiche possono contenere errori, quindi controlla sempre nomi, numeri e decisioni ascoltando l'audio originale.
