איך בודקים תמלול: שמות, מספרים, תאריכים ומונחים

איפה יש הכי הרבה טעויות בתמלול?

מערכות תמלול אוטומטי מתאימות לכל צליל את המילה הסבירה ביותר. מילים יומיומיות מתאימות כמעט לכל משפט, ולכן נדיר שיש בהן טעויות. בשמות, במספרים ובמונחים מקצועיים קורה ההפך: הם נדירים יותר, אי אפשר לנחש אותם מההקשר, וכשמערכת התמלול מחליפה אותם במילה אחרת, מתקבלת מילה אמיתית שנראית תקינה על הדף. לכן כדאי להתחיל את הבדיקה מהם.

ארבעת הדברים האלה קובעים אם אדם שלא נכח בשיחה יוכל לסמוך על הטקסט. מי שקורא שם, סכום, תאריך או מונח שגויים לא ידע שנפלה טעות, והוא עלול לפעול על סמך המידע הזה.

איך בודקים שמות?

עוד לפני שאתם מתחילים לקרוא, ערכו רשימה של השמות שאמורים להופיע בטקסט: אנשים, חברות, מקומות ומוצרים. חפשו כל שם כזה בתמלול. כששם חסר, הוא לרוב פשוט נכתב בצורה משובשת, אז כדאי לחפש גם שגיאות כתיב צפויות או רק את ההברה הראשונה של השם.

בשלב הבא עוברים על הטקסט ומחפשים שמות שלא הופיעו ברשימה שלכם. אם שם משפחה מופיע שלוש פעמים בשלושה כתיבים שונים, זו אותה טעות שחוזרת על עצמה. בררו מה הכתיב הנכון, תקנו את כל המופעים והוסיפו את השם לרשימה. באותה הזדמנות בדקו גם את שמות הדוברים, כי תווית דובר שגויה מייחסת את הדברים לאדם הלא נכון.

בשפות כמו עברית וערבית יש לשמות רבים כמה צורות כתיב מקובלות. בחרו כתיב אחד והיצמדו אליו בכל המסמך. אם הטקסט מיועד לפרסום, פשוט שאלו את האדם איך הוא מאיית את שמו.

איך בודקים מספרים וסכומים?

קל מאוד לשמוע מספרים לא נכון, וקשה לתפוס את הטעות הזאת בקריאה. בכל שפה יש זוגות שנשמעים כמעט זהים בדיבור מהיר, כמו חמישה-עשר וחמישים או שלושה-עשר ושלושים. נקודות עשרוניות, אלפים, אחוזים ויחידות מידה מגדילים עוד יותר את הסיכון, כי מספיק שחסר אפס אחד או שהתחלפה יחידת מידה כדי לשנות את כל משמעות המשפט.

אל תסמכו על מה שנראה הגיוני בטקסט, אלא בדקו כל מספר מול ההקלטה עצמה. החליטו על סגנון כתיבה אחיד לכל המסמך: ספרות או מילים, פורמט קבוע לסכומים ופורמט קבוע ליחידות מידה. את סימן המטבע או יחידת המידה הצמידו תמיד למספר עצמו.

אם יש מספר חשוב שלא שומעים טוב בהקלטה, אל תנחשו. סמנו אותו כלא פתור, השאירו את חותמת הזמן ובדקו מול הדובר.

איך בודקים תאריכים ושעות?

בתאריכים יש שתי בעיות שונות. בעיה אחת היא טעות שמיעה, שבה שם של חודש או מספר של יום מוחלפים במילה שנשמעת דומה. הבעיה השנייה היא ההקשר. דוברים נוטים להגיד "ביום חמישי הבא", "אחרי החג" או "בעוד שבועיים". אם משאירים את הביטויים היחסיים האלה בתמלול, מי שיקרא את המסמך במועד מאוחר יותר כבר לא ידע לאיזה תאריך התכוונו.

כשאתם סוגרים את המסמך, תרגמו ביטויים יחסיים לתאריכים מדויקים בלוח השנה, לפי תאריך ההקלטה. הקפידו על פורמט אחיד לתאריכים ופורמט ברור ואחיד לשעות בכל הטקסט. כשאזור הזמן רלוונטי, ציינו גם אותו.

בדקו שכל שילוב של יום בשבוע ותאריך באמת מסתדר עם לוח השנה של אותה שנה. בתמלול יכול להיות כתוב ״יום חמישי ה־14״ גם אם ה־14 יצא בכלל ביום רביעי, וטעות כזאת זולגת בקלות לסיכומי פגישות ולמיילים. מבט קצר בלוח השנה מונע את זה.

איך בודקים ז'רגון ומונחים מקצועיים?

אנשים נוטים להגיד מונחים מקצועיים מהר, ומאחר שהמילים האלה כמעט לא מופיעות בשפה היומיומית, יש בהן לא מעט טעויות. לפני שאתם מתחילים לבדוק, אספו את המונחים הרלוונטיים מסדר היום של הפגישה, מהמצגות או ממסמכים קודמים, וחפשו כל אחד מהם בתמלול.

חפשו לא רק את המונח עצמו, אלא גם תחליפים סבירים שלו. כשתמלול מחליף מונח נדיר במילה מוכרת עם צליל דומה, חיפוש של המונח המקורי לא ימצא כלום. אם מונח שאמור להופיע בטקסט חסר, גשו לנקודה בהקלטה שבה הוא היה אמור לעלות והקשיבו.

בהקלטות משפטיות, רפואיות או פיננסיות, חשוב שאיש מקצוע מהתחום יאשר כל מונח שיכול להשפיע על קבלת החלטות. עד שאדם מוסמך לא עבר על הטקסט, התייחסו לתמלול כאל טיוטת עבודה.

מהי שיטת ההאזנה והבדיקה?

פתחו את התמלול על המסך כשקובץ השמע זמין לידו. בכל פעם שאתם נתקלים בפרט שנראה חשוד, לחצו על חותמת הזמן כדי לקפוץ לנקודה הזאת בהקלטה, הקשיבו לכמה שניות לפני ואחרי, ותקנו את הטקסט. הרעיון הוא להאזין רק לעשרת האחוזים הבעייתיים בהקלטה במקום לשמוע את כל הקובץ מחדש.

KolWrite שומרת על סנכרון בין הטקסט, תוויות הדוברים וחותמות הזמן, כך שאפשר לבדוק פרטים במהירות ובסיום לייצא את הקובץ המוכן ל-DOCX, ל-PDF או ל-TXT. בתמלול אוטומטי תמיד יהיו כמה שגיאות, והשיטה הזאת נועדה לתפוס אותן.

במסמכים רגישים או חשובים במיוחד, כדאי להוסיף סבב בדיקה שני שבו אדם נוסף בודק מול ההקלטה רק את השמות, המספרים והתאריכים. שני סבבים ממוקדים של שני אנשים שונים יתפסו יותר טעויות מקריאה ארוכה אחת של אדם בודד.