En resumen
- Empiece por revisar los datos que cambian el sentido: quién, cuánto, cuándo y qué término. Una muletilla mal transcrita rara vez importa, pero equivocarse en un nombre o en una cifra a menudo sí.
- Revise por pasadas y busque un solo tipo de dato en cada una, en vez de leer el documento una única vez de principio a fin.
- Vaya al audio cada vez que tenga una duda. Nunca corrija una palabra dudosa intentando adivinar qué quedaría bien por contexto.
- Si no logra entender algo, déjelo marcado junto con la marca de tiempo para que la siguiente persona pueda ir directo a ese punto.
- Aplique cada corrección una sola vez y manténgala de forma coherente en todo el documento.
¿Qué partes de una transcripción suelen tener más errores?
Los programas de transcripción automática asignan a cada sonido la palabra más probable. Como las palabras de uso diario encajan en casi cualquier frase, ahí rara vez hay fallos. El problema está en los nombres propios, los números y el vocabulario técnico: se usan poco, no se sacan por contexto y, cuando el sistema los cambia por otra cosa, la palabra que pone en su lugar también existe. Por eso conviene empezar la revisión por ahí.
De esas cuatro categorías depende que alguien que no estuvo en la sala pueda fiarse del documento. Si se cuela un nombre, un importe, una fecha o un término equivocado, quien lo lea no tendrá forma de saber que está mal y podría tomar decisiones basándose en ese dato.
¿Cómo se revisan los nombres?
Antes de ponerse a leer, anote los nombres que espera ver: personas, empresas, lugares y productos. Luego búsquelos uno por uno en la transcripción. Cuando un nombre no aparece, lo normal es que esté escrito de otra manera; pruebe a buscar posibles faltas de ortografía o solo la primera sílaba.
Después, haga una lectura buscando nombres que no tenía previstos. Si un mismo apellido sale tres veces escrito de tres formas distintas, se trata del mismo error repetido. Averigüe cómo se escribe, cámbielo en todas partes y súmelo a su lista. Aproveche esta misma pasada para fijarse en quién habla en cada intervención, porque una etiqueta mal puesta le atribuye la frase a otra persona.
Si el audio está en un idioma cuyos nombres se suelen transcribir de varias formas aceptadas, como pasa a menudo con el hebreo o el árabe, elija un único criterio y manténgalo en todo el archivo. Y si el texto va a publicarse, lo más seguro es preguntarle directamente a la persona cómo escribe su nombre.
¿Cómo se revisan los números y las cantidades?
Los números se confunden fácilmente al oído y cuesta mucho detectar el fallo al leer. En todos los idiomas hay pares que suenan casi igual cuando se habla rápido, como pasa en inglés con quince (fifteen) y cincuenta (fifty) o trece (thirteen) y treinta (thirty), y en español con sesenta y setenta. Con los decimales, los miles, los porcentajes y las unidades de medida el riesgo es aún mayor: basta con que falte un cero o cambie una unidad para que la frase diga otra cosa.
No dé por buena una cifra solo porque parezca lógica; compruébela siempre con el audio. Defina también un criterio único para todo el texto: si va a escribir los números con cifras o con letras, y qué formato usará para los importes y las unidades. Coloque siempre el símbolo de la moneda o la unidad pegado al número.
Si una cifra importante no se entiende bien en la grabación, no intente adivinarla. Márquela como pendiente, deje anotado el minuto y pregúntele a la persona que habló.
¿Cómo se revisan las fechas y las horas?
Con las fechas suelen pasar dos cosas. Por un lado, un mes o el número de un día se pueden confundir al oído con otra palabra parecida. Por otro, está el problema del contexto: al hablar es normal decir el próximo jueves, el día después del feriado o en dos semanas. Si la transcripción se queda así, quien la lea tiempo después no sabrá a qué día se referían.
Al cerrar la versión final del documento, tome como referencia el día en que se grabó el audio y cambie esas expresiones relativas por fechas exactas del calendario. Mantenga un solo formato claro para las fechas y otro para las horas en todo el texto, y añada la zona horaria siempre que sea un dato relevante.
Verifique también en el calendario de ese año que el día de la semana coincida con el número de día. En el texto puede haber quedado escrito jueves 14 cuando en realidad el 14 cayó en miércoles, un descuido que luego pasa tal cual a las actas de reunión o a los correos. Mirar el calendario un segundo evita ese problema.
¿Cómo se revisan la jerga y los términos técnicos?
El vocabulario propio de cada sector se suele decir rápido y casi no se usa fuera del trabajo, así que los programas fallan mucho al transcribirlo. Antes de revisar, junte los términos clave ayudándose del orden del día de la reunión, de las diapositivas o de documentos anteriores, y búsquelos en el texto.
No busque solo la palabra exacta; piense también por qué términos comunes pudo haberla cambiado el sistema. Cuando el programa sustituye un tecnicismo por una palabra corriente que suena parecido, el término original no va a salir en el buscador. Si echa en falta un concepto que seguro se mencionó, vaya al punto del audio donde debería estar y escúchelo.
En grabaciones legales, médicas o financieras, conviene que un especialista en el tema revise y confirme cualquier término del que dependa una decisión. Mientras no lo haya validado una persona calificada, tome la transcripción como un borrador de trabajo.
¿En qué consiste el método de escuchar y verificar?
La idea es leer el texto en la pantalla teniendo el audio a mano. Cada vez que vea algo raro o dudoso, haga clic en la marca de tiempo para ir a ese punto exacto, escuche unos segundos antes y después, y corríjalo. Así solo tendrá que oír ese diez por ciento de la grabación que genera dudas, en vez de reproducir otra vez el archivo entero.
KolWrite mantiene sincronizados el texto, las etiquetas de los hablantes y las marcas de tiempo para que pueda hacer estas comprobaciones sin perder tiempo y exportar luego el archivo listo en DOCX, PDF o TXT. Ninguna transcripción automática se libra de tener algún fallo, pero con este sistema es muy fácil dar con ellos.
Si el documento es delicado, pida a una segunda persona que haga otra pasada fijándose únicamente en comprobar los nombres, las cifras y las fechas con el audio. Dos revisiones cortas y enfocadas hechas por dos personas detectan más fallos que una sola lectura larga hecha por una sola.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo lleva revisar una transcripción?
Depende de qué tan limpio sea el sonido y de lo que esté en juego con ese documento. En cualquier caso, ir directo a comprobar nombres, números, fechas y tecnicismos lleva mucho menos tiempo que volver a escuchar toda la grabación, y le permite centrarse en los fallos que de verdad importan.
¿Puedo corregir una palabra dudosa deduciendo qué tiene sentido?
No. Si adivina la palabra, corre el riesgo de poner algo que se lea muy bien pero sea falso, y luego será mucho más difícil que alguien note el error. Escuche siempre ese fragmento del audio y, si aun así no se entiende, déjelo marcado como pendiente.
¿Qué hago si un fragmento del audio no se entiende?
Deje una marca en ese pasaje, conserve el minuto exacto de la grabación y, si tiene ocasión, pregúntele a quien habló. Siempre es preferible dejar una duda señalada que inventar una palabra que parezca segura.
¿También hay que revisar las grabaciones que se escuchan bien?
Sí. Cuando el audio es nítido hay menos fallos en general, pero los nombres propios, los números y la jerga técnica siguen dando problemas.
¿Cómo logro que las correcciones queden uniformes en todo el texto?
Vaya armando una lista corta con la forma correcta de escribir cada nombre y cada término técnico. Luego, busque cada palabra de esa lista en el documento para asegurarse de que siempre esté escrita igual.
