Das Wichtigste in Kürze
- Prüfen Sie zuerst die Angaben, die den Sinn verändern: wer, wie viel, wann und welcher Fachbegriff. Ein falsches Füllwort stört selten, ein falscher Name oder eine falsche Zahl dagegen oft.
- Gehen Sie schrittweise vor und achten Sie in jedem Durchgang nur auf eine Art von Detail, statt den Text einmal von oben nach unten durchzulesen.
- Hören Sie bei jeder unsicheren Stelle in die Aufnahme hinein. Raten Sie bei einem unklaren Wort nie, was im Kontext sinnvoll klingt.
- Markieren Sie alles, was Sie nicht klären können, und lassen Sie den Zeitstempel stehen. So kann die nächste Person, die den Text durchgeht, es schnell prüfen.
- Legen Sie jede Korrektur einmal fest und übernehmen Sie sie einheitlich im gesamten Dokument.
Welche Stellen im Transkript sind besonders fehleranfällig?
Automatische Transkription sucht für jeden Laut die wahrscheinlichsten Wörter. Alltägliche Wörter passen fast überall hin und sind deshalb selten falsch. Bei Namen, Zahlen und Fachbegriffen ist es genau umgekehrt. Sie kommen selten vor und lassen sich nicht aus dem Zusammenhang erraten. Wird ein solches Wort falsch ersetzt, liest sich das Ergebnis trotzdem wie ein echtes Wort. Prüfen Sie diese Stellen deshalb zuerst.
An diesen vier Punkten entscheidet sich auch, ob Außenstehende, die nicht beim Gespräch dabei waren, sich auf das Transkript verlassen können. Wer einen falschen Namen, Betrag, Termin oder Fachbegriff liest, merkt den Fehler nicht und richtet sich womöglich danach.
Wie prüft man Namen?
Schreiben Sie sich vor dem Lesen die Namen auf, die im Gespräch vorkommen dürften: Personen, Firmen, Orte und Produkte. Suchen Sie im Text nach jedem einzelnen. Fehlt ein Name, wurde er meist anders geschrieben. Suchen Sie deshalb auch nach typischen Tippfehlern oder nur nach der ersten Silbe.
Achten Sie beim Lesen anschließend auf Namen, die noch nicht auf Ihrer Liste stehen. Taucht ein Nachname dreimal in drei verschiedenen Schreibweisen auf, ist das derselbe Fehler in verschiedenen Varianten. Klären Sie die richtige Schreibweise, korrigieren Sie alle Stellen und nehmen Sie den Namen in Ihre Liste auf. Kontrollieren Sie im selben Schritt die Sprecherzuordnung, damit keine Aussage der falschen Person zugeschrieben wird.
Gibt es in der Sprache der Aufnahme mehrere gängige Schreibweisen für denselben Namen, wie es im Hebräischen und Arabischen oft vorkommt, legen Sie sich auf eine fest und bleiben Sie im ganzen Text dabei. Wird das Dokument veröffentlicht, fragen Sie die Person selbst, wie sie ihren Namen schreibt.
Wie prüft man Zahlen und Beträge?
Zahlen werden leicht falsch verstanden und fallen beim Lesen kaum auf. Wortpaare wie fünfzehn und fünfzig oder dreizehn und dreißig gibt es in jeder Sprache, und schnell gesprochen klingen sie fast gleich. Noch fehleranfälliger wird es bei Kommastellen, Tausendern, Prozentangaben und Einheiten. Fehlt eine Null oder wird eine Einheit vertauscht, bekommt der Satz eine andere Bedeutung.
Gleichen Sie jede Zahl mit der Aufnahme ab und verlassen Sie sich nicht darauf, ob sie plausibel klingt. Entscheiden Sie sich im Dokument für eine einheitliche Schreibweise: Ziffern oder ausgeschriebene Wörter sowie jeweils ein festes Format für Beträge und Einheiten. Das Währungssymbol oder die Einheit gehört immer direkt zur Zahl.
Ist eine wichtige Zahl in der Aufnahme nicht sicher zu verstehen, raten Sie nicht. Markieren Sie die Stelle als ungeklärt, lassen Sie den Zeitstempel stehen und fragen Sie bei der Person nach, die gesprochen hat.
Wie prüft man Datums- und Zeitangaben?
Bei Datumsangaben gibt es zwei verschiedene Probleme. Zum einen werden Monatsnamen oder Tage falsch verstanden und durch ähnlich klingende Wörter ersetzt. Zum anderen fehlt der Kontext. Sprecher sagen oft „nächsten Donnerstag“, „am Tag nach dem Feiertag“ oder „in zwei Wochen“. Wenn solche relativen Angaben im Transkript stehen bleiben, ergeben sie keinen Sinn mehr, sobald jemand den Text an einem späteren Datum liest.
Rechnen Sie solche relativen Angaben beim Fertigstellen des Dokuments anhand des Aufnahmedatums in konkrete Kalenderdaten um. Schreiben Sie Datum und Uhrzeit im gesamten Text einheitlich. Wenn die Zeitzone eine Rolle spielt, geben Sie sie mit an.
Prüfen Sie außerdem im Kalender des jeweiligen Jahres, ob Wochentag und Datum zusammenpassen. Schnell steht im Transkript „Donnerstag, der 14.“, obwohl der 14. ein Mittwoch war. Solche Fehler wandern leicht in Protokolle und E-Mails weiter, lassen sich aber mit einem kurzen Blick in den Kalender vermeiden.
Wie prüft man Jargon und Fachbegriffe?
Fachbegriffe werden oft schnell ausgesprochen und kommen in der Alltagssprache selten vor. Deshalb passieren hier leicht Fehler. Stellen Sie sich vor dem Prüfen die passenden Begriffe aus der Tagesordnung, den Präsentationsfolien oder früheren Dokumenten zusammen und suchen Sie im Transkript nach jedem einzelnen Wort.
Suchen Sie neben dem eigentlichen Begriff auch nach wahrscheinlichen Verwechslungen. Wenn im Transkript statt eines seltenen Begriffs ein geläufiges, ähnlich klingendes Wort steht, findet die Suche das Originalwort natürlich nicht. Fehlt ein erwarteter Begriff im Text, hören Sie an der Stelle in die Aufnahme hinein, an der er hätte fallen müssen.
Geht es um juristische, medizinische oder finanzielle Aufnahmen, sollten alle Begriffe, von denen eine Entscheidung abhängt, von einer Fachperson gegengelesen werden. Behandeln Sie das Transkript so lange als Entwurf, bis jemand mit der nötigen Qualifikation es freigegeben hat.
Wie funktioniert der gezielte Audio-Abgleich?
Öffnen Sie das Transkript am Bildschirm und halten Sie die Audiodatei bereit. Wirkt ein Detail unsicher, springen Sie über den Zeitstempel direkt zu dieser Stelle, hören ein paar Sekunden vor und nach dem Wort hinein und korrigieren es. So müssen Sie nur die fraglichen zehn Prozent der Aufnahme nachhören statt die gesamte Datei.
Bei KolWrite bleiben Text, Sprecherzuordnung und Zeitstempel miteinander verknüpft. Dadurch lassen sich einzelne Stellen schnell nachhören und das fertige Dokument anschließend als DOCX, PDF oder TXT exportieren. Ganz ohne Fehler kommt keine automatische Transkription aus, aber auf diesem Weg finden Sie sie zuverlässig.
Bei wichtigen Dokumenten lohnt sich ein zweiter Durchgang, in dem eine andere Person ausschließlich Namen, Zahlen und Daten mit der Aufnahme abgleicht. Zwei kurze, gezielte Prüfungen durch zwei Personen decken mehr Fehler auf als ein langer Durchgang allein.
Häufige Fragen
Wie lange sollte die Überprüfung eines Transkripts dauern?
Das richtet sich nach der Tonqualität und danach, wie wichtig das Dokument ist. Wenn Sie gezielt Namen, Zahlen, Daten und Fachbegriffe prüfen, sind Sie aber deutlich schneller fertig, als wenn Sie die gesamte Aufnahme noch einmal anhören, und Sie konzentrieren sich genau auf die Fehler, die Folgen haben können.
Sollte ich ein unsicheres Wort korrigieren, indem ich rate, was sinnvoll klingt?
Nein. Wer rät, baut leicht einen Fehler ein, der sich flüssig liest und deshalb später noch schwerer auffällt als der ursprüngliche. Hören Sie sich die Stelle in der Aufnahme an. Bleibt das Wort unverständlich, markieren Sie es als ungeklärt.
Wie gehe ich mit einer akustisch unverständlichen Passage um?
Markieren Sie die Stelle im Text, lassen Sie den Zeitstempel stehen und fragen Sie nach Möglichkeit die Person, die gesprochen hat. Eine offene Markierung ist immer besser als eine Vermutung, die im Text wie eine sichere Aussage aussieht.
Müssen auch Aufnahmen mit sehr guter Tonqualität geprüft werden?
Ja. Guter Ton senkt zwar die Fehlerquote insgesamt, aber Namen, Zahlen und Fachbegriffe werden auch bei klaren Aufnahmen leicht verwechselt.
Wie stelle ich sicher, dass Korrekturen im gesamten Text einheitlich bleiben?
Legen Sie eine kurze Liste mit der richtigen Schreibweise aller Namen und Fachbegriffe an. Suchen Sie anschließend im Dokument nach jedem Begriff und gleichen Sie alle Fundstellen mit Ihrer Liste ab.
