En bref
- Commencez par ce qui change le sens : qui parle, de quel montant, à quelle date et avec quel terme exact. Un tic de langage mal transcrit prête rarement à conséquence, contrairement à un nom écorché ou à un chiffre faux.
- Relisez en plusieurs passages en ne cherchant qu’un seul type d’information à la fois, au lieu de lire le document d’une traite.
- Réécoutez la bande dès qu’un passage vous fait douter. Ne remplacez jamais un mot incertain en devinant ce qui semblerait logique.
- Signalez tout ce que vous n’arrivez pas à trancher en laissant le code temporel, pour que le prochain relecteur retrouve vite l’extrait.
- Faites chaque correction une bonne fois pour toutes et reportez-la de façon identique dans tout le texte.
Quelles parties d’une transcription sont les plus sujettes aux erreurs ?
Un outil de transcription automatique associe à chaque son le mot le plus probable. Pour le vocabulaire courant, qui passe partout, il se trompe rarement. C’est tout l’inverse avec les noms propres, les chiffres et le vocabulaire technique : ils sont moins fréquents, le contexte ne permet pas de les deviner, et le mot choisi à leur place a tout l’air d’un mot normal. C’est donc par là qu’il faut commencer sa relecture.
Ce sont aussi ces quatre points qui permettent à une personne absente lors de l’échange de se fier au compte rendu. Si un lecteur tombe sur un nom, un montant, une date ou un terme erroné, il n’a aucun moyen de le savoir et risque de prendre une décision sur cette base.
Comment vérifier les noms propres ?
Avant même de lire le texte, notez les noms qui devraient s’y trouver : personnes, entreprises, lieux, produits. Lancez ensuite une recherche pour chacun d’eux. Lorsqu’un nom est introuvable, c’est généralement qu’il a été déformé ; cherchez alors les fautes d’orthographe les plus probables ou tapez simplement sa première syllabe.
Parcourez ensuite le document pour repérer les noms que vous n’aviez pas anticipés. Un même nom de famille écrit de trois façons différentes correspond à une seule erreur qui se répète. Vérifiez la bonne orthographe, remplacez toutes les variantes et ajoutez ce nom à votre liste. Profitez de ce passage pour contrôler le nom attribué à chaque intervenant, car une erreur d’étiquette prête des propos à la mauvaise personne.
En hébreu ou en arabe, un même nom a souvent plusieurs orthographes admises. Quand c’est le cas dans la langue de l’enregistrement, retenez une seule graphie et gardez-la partout. Si le texte doit être publié, demandez à la personne comment elle écrit son nom.
Comment vérifier les chiffres et les montants ?
Les chiffres sont faciles à confondre à l’oreille et difficiles à repérer à la lecture. Dans toutes les langues, des paires comme « quinze » et « cinquante » ou « treize » et « trente » sont très proches quand le débit est rapide. Les virgules, les milliers, les pourcentages et les unités de mesure demandent encore plus d’attention : un zéro oublié ou une unité inversée change tout le sens de la phrase.
Vérifiez chaque nombre en réécoutant l’audio, sans vous fier à ce qui a l’air cohérent sur le papier. Fixez une règle unique pour tout le document : écrire les nombres en chiffres ou en toutes lettres, adopter un seul format pour les sommes et un seul pour les unités. Placez toujours le symbole de la devise ou l’unité juste à côté du chiffre.
Si un chiffre important reste inaudible à la réécoute, ne tentez pas de le deviner. Indiquez qu’il est incertain, laissez le code temporel et posez la question à la personne qui a pris la parole.
Comment vérifier les dates et les heures ?
Les dates posent deux problèmes bien différents. Le premier vient d’une confusion à l’écoute, quand un mois ou un quantième est remplacé par un mot de prononciation proche. Le second tient au contexte : à l’oral, on dit volontiers « jeudi prochain », « le lendemain du jour férié » ou « dans deux semaines ». Si l’on garde ces repères relatifs tels quels, la transcription n’a plus aucun sens dès qu’on la relit quelques jours plus tard.
Au moment de mettre le document au propre, remplacez ces indications relatives par la date exacte du calendrier, en vous basant sur le jour de l’enregistrement. Gardez le même format de date et la même façon d’écrire l’heure d’un bout à l’autre du texte, et indiquez le fuseau horaire chaque fois que cela a une importance.
Assurez-vous aussi que chaque jour de la semaine tombe bien à la date indiquée pour l’année en question. Le texte peut mentionner « jeudi 14 » alors que le 14 était un mercredi, une erreur qui se glisse vite dans les comptes rendus de réunion et les courriels qui suivent. Un simple coup d’œil au calendrier permet de l’éviter.
Comment vérifier le jargon et les termes techniques ?
Le vocabulaire métier est souvent prononcé vite et s’emploie peu dans la vie de tous les jours, d’où de nombreuses erreurs de transcription. Avant de relire, récupérez les termes techniques dans l’ordre du jour, les diapositives de présentation ou les documents précédents, puis cherchez chacun d’eux dans le texte.
Pensez aussi à chercher les mots courants qui ont pu prendre la place du terme exact. Lorsqu’un logiciel remplace un mot rare par un mot usuel qui sonne pareil, une recherche sur le bon terme ne donnera rien. Si un mot que vous attendiez n’apparaît nulle part, allez écouter l’enregistrement à l’endroit où le sujet est abordé.
Pour les enregistrements juridiques, médicaux ou financiers, la personne qui relit doit faire valider par un spécialiste du domaine chaque terme qui pèse sur une décision. Tant qu’une personne qualifiée ne l’a pas relu, considérez le texte comme une version de travail.
En quoi consiste la méthode d’écoute ciblée ?
Lisez la transcription à l’écran en gardant le lecteur audio ouvert. Dès qu’un passage vous paraît suspect, cliquez sur le code temporel pour aller droit au bon endroit, écoutez quelques secondes avant et après, puis corrigez. Le but est de n’écouter que les dix pour cent de l’enregistrement qui posent question, sans avoir à repasser toute la bande.
KolWrite garde le texte, le nom des intervenants et les codes temporels synchronisés : vous vérifiez un détail en quelques secondes, avant d’exporter la version finale en DOCX, PDF ou TXT. Aucune transcription automatique n’est exempte d’erreurs, et cette méthode permet justement de les corriger vite.
Sur les dossiers sensibles, prévoyez un second passage par une autre personne chargée uniquement de contrôler les noms, les chiffres et les dates avec l’audio. Deux relectures ciblées faites par deux personnes différentes laissent passer beaucoup moins de fautes qu’une seule longue lecture par le même relecteur.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il prévoir pour relire une transcription ?
Cela dépend de la qualité du son et de l’enjeu du document. En ciblant méthodiquement les noms, les chiffres, les dates et le jargon, vous irez beaucoup plus vite qu’en réécoutant tout l’enregistrement, tout en concentrant vos efforts sur les seules erreurs qui portent à conséquence.
Faut-il corriger un mot en devinant ce qui semble logique ?
Non. En devinant, vous risquez de créer une erreur qui se lit mieux que la faute de départ, et qui sera donc plus difficile à repérer par la suite. Réécoutez l’audio ; si le mot reste incompréhensible, marquez-le comme non résolu.
Que faire face à un passage inaudible ou confus ?
Signalez le passage dans le texte, conservez le code temporel et demandez confirmation à la personne qui parlait si vous en avez la possibilité. Mieux vaut indiquer clairement un doute que d’écrire une supposition avec aplomb.
Les enregistrements de très bonne qualité nécessitent-ils quand même une vérification ?
Oui. Une bonne prise de son fait baisser le nombre d’erreurs dans l’ensemble, mais le logiciel peut toujours trébucher sur les noms propres, les chiffres et les termes techniques.
Comment garantir l’homogénéité des corrections ?
Gardez sous les yeux une courte liste avec l’orthographe retenue pour chaque nom et chaque terme technique. Faites ensuite une recherche dans le document pour chaque mot de la liste afin de vérifier qu’il est écrit partout pareil.
