Come revisionare una trascrizione: nomi, numeri, date e termini tecnici

Quali parti di una trascrizione contengono più facilmente errori?

I sistemi di trascrizione automatica abbinano a ogni suono la parola più probabile. I vocaboli comuni stanno bene quasi ovunque, quindi è raro che siano sbagliati. Con i nomi propri, i numeri e i termini specialistici succede l'opposto: sono poco frequenti, non si ricavano dal contesto e, anche quando vengono sostituiti per errore, nel testo compare comunque una parola di senso compiuto. Conviene quindi partire da lì.

Da queste stesse quattro categorie dipende anche l'affidabilità del testo per chi non era presente. Chi legge un nome, una cifra, una data o un termine sbagliato non ha modo di accorgersene e potrebbe prendere decisioni su quella base.

Come si verificano i nomi?

Prima di iniziare a leggere, fai una lista dei nomi che ti aspetti di trovare: persone, aziende, luoghi e prodotti. Poi cercali uno per uno nel testo. Se un nome non salta fuori, di solito è stato trascritto in un'altra forma: prova a cercare gli errori di battitura più probabili o soltanto la prima sillaba.

A questo punto leggi il testo facendo attenzione ai nomi che non avevi previsto. Se un cognome compare tre volte scritto in tre modi diversi, si tratta dello stesso errore ripetuto. Verifica la grafia giusta, correggi tutte le occorrenze e aggiungi il nome alla lista. Già che ci sei, controlla anche le etichette degli interlocutori: basta uno scambio per attribuire una frase alla persona sbagliata.

Se l'audio è in una lingua in cui lo stesso nome può essere trascritto in più modi validi, come capita spesso con l'ebraico e l'arabo, scegli una grafia e mantienila per tutto il testo. Se il documento andrà pubblicato, chiedi direttamente all'interessato come scrive il proprio nome.

Come si verificano numeri e importi?

I numeri si confondono facilmente all'ascolto e passano inosservati quando si legge. In tutte le lingue esistono coppie come quindici e cinquanta, o tredici e trenta, che nel parlato veloce suonano quasi identiche. Decimali, migliaia, percentuali e unità di misura alzano ancora il rischio: basta uno zero in meno o un'unità scambiata per cambiare il senso della frase.

Controlla ogni numero riascoltando l'audio, senza fidarti di ciò che sembra verosimile. Stabilisci una regola unica per tutto il documento: cifre oppure lettere, un solo formato per gli importi e uno per le unità di misura. Il simbolo della valuta o l'unità vanno sempre attaccati o subito accanto al numero.

Se nell'audio un numero importante non si capisce bene, non andare a intuito. Segnalalo come da verificare, lascia il marcatore temporale e chiedi a chi ha parlato.

Come si verificano date e orari?

Con le date i problemi sono due. Il primo è l'errore di ascolto, quando il nome di un mese o il numero del giorno viene scambiato per una parola dal suono simile. Il secondo riguarda il contesto: parlando si dice spesso giovedì prossimo, il giorno dopo la festa o tra due settimane. Se queste espressioni restano così nella trascrizione, chi leggerà il testo qualche tempo dopo non capirà a quale giorno si riferiscono.

Quando prepari la versione finale del documento, trasforma i riferimenti temporali relativi in date precise di calendario, calcolandole a partire dal giorno della registrazione. Mantieni un formato unico per le date e uno chiaro per gli orari in tutto il testo, e indica il fuso orario ogni volta che serve.

Controlla sul calendario di quell'anno che ogni abbinamento tra giorno della settimana e data coincida. Può capitare che nella trascrizione ci sia scritto giovedì 14 quando il 14 era in realtà un mercoledì, ed è facile che la svista finisca nei verbali di riunione e nelle email. Una rapida occhiata al calendario evita il problema.

Come si verificano il gergo di settore e i termini tecnici?

I termini tecnici vengono spesso pronunciati velocemente e si usano poco nella lingua di tutti i giorni, perciò vengono trascritti male con facilità. Prima di iniziare la revisione, recupera il lessico specifico dall'ordine del giorno, dalle slide della presentazione o da documenti precedenti, poi cerca ciascun termine nel testo.

Oltre al termine esatto, cerca anche le parole con cui potrebbe essere stato confuso. Quando il software sostituisce un vocabolo tecnico raro con una parola comune dal suono simile, cercando il termine originale non troverai nulla. Se una parola che doveva esserci non compare, vai ad ascoltare l'audio nel punto in cui se ne parlava.

Per le registrazioni legali, mediche o finanziarie, chi rivede il testo dovrebbe far verificare a uno specialista della materia ogni termine da cui dipende una decisione. Finché non l'ha controllata una persona qualificata, considera la trascrizione come una bozza di lavoro.

Che cos'è il metodo ascolta e verifica?

Consiste nel leggere la trascrizione a schermo tenendo l'audio pronto da far partire. Appena trovi un dettaglio che non ti convince, clicchi sul marcatore temporale per andare a quel preciso istante, ascolti qualche secondo prima e dopo e correggi. In questo modo riascolti solo il dieci per cento della registrazione, quello su cui hai dei dubbi, invece di riprodurre tutto il file dall'inizio alla fine.

KolWrite mantiene sincronizzati testo, etichette degli interlocutori e marcatori temporali, così puoi controllare i passaggi dubbi in pochi secondi ed esportare il file pronto in DOCX, PDF o TXT. Qualche errore nella trascrizione automatica è inevitabile, ma con questo metodo li individui subito.

Se il documento è particolarmente delicato, fai fare un secondo controllo a un'altra persona, chiedendole di verificare sull'audio solo nomi, numeri e date. Due revisioni mirate fatte da due persone diverse intercettano più errori di un'unica lettura completa fatta da una persona sola.