Как перенести расшифровку в Google Docs

Зачем переносить расшифровку в Google Docs?

Команды и так работают в общих документах. Когда расшифровка лежит в Google Docs, несколько человек могут одновременно оставлять комментарии, предлагать правки на проверку и прикреплять ссылку на файл к задаче или странице проекта. У всех открыта одна и та же актуальная версия, а по истории изменений всегда видно, кто и что правил.

Удобнее сначала поправить расшифровку в KolWrite, где аудиозапись находится прямо рядом с текстом. Уже вычитанный текст можно переносить в Google Docs для финальной правки и отправки коллегам. Если загрузить непроверенную расшифровку, коллеги будут натыкаться на ошибки одну за другой, а быстро сверить их с записью не смогут.

Как экспортировать расшифровку и открыть ее в Google Docs?

Откройте готовую расшифровку в KolWrite и выгрузите ее в формате DOCX. Загрузите полученный файл на Google Drive, выделите его и откройте через Google Docs. Либо загрузите файл с компьютера прямо из интерфейса Google Docs. Сервис переведет документ в свой внутренний формат и создаст редактируемую копию отдельно от исходного файла.

Если оформление не нужно и важен только сам текст, выгружайте расшифровку в TXT и просто вставляйте содержимое в пустой документ. В обычном текстовом файле нет стилей, которые могут поехать при переносе, так что для длинных записей это самый надежный вариант. После вставки пролистайте первую, среднюю и последнюю страницы, чтобы убедиться, что весь текст на месте.

Как настроить письмо справа налево в Google Docs?

Для иврита и арабского нужно задать направление абзаца справа налево. Если текст прижат к левому краю, а точки и запятые уезжают в начало строки, выделите нужные абзацы и переключите направление текста на панели инструментов или в меню «Формат». Если таких кнопок нет, зайдите в меню «Файл» и выберите иврит или арабский как язык документа, тогда в Google Docs появятся настройки для письма справа налево. Названия пунктов меню иногда меняются, поэтому проще ориентироваться на значок со стрелкой влево.

Особого внимания требует смешанный текст. Когда в предложении на иврите или арабском попадается имя на латинице, число или ссылка, в одной строке сталкиваются два направления письма. Числа всегда читаются слева направо, а знак препинания рядом с латинским словом может перескочить не на ту сторону. Если такое случилось, перепечатайте конец предложения или заново примените к абзацу направление справа налево.

Заодно укажите язык проверки правописания, чтобы встроенный корректор подключил нужный словарь и не подчеркивал каждое слово. Если в документе смешаны разные языки, проверяйте его по очереди, раздел за разделом.

Как организовать совместную вычитку расшифровки?

Откройте доступ к файлу только тем, кто участвует в работе, и дайте им минимально необходимые права. Рецензентам хватит режима комментирования, а полный доступ к редактированию оставьте тому, кто отвечает за финальный текст. Попросите коллег задавать вопросы в комментариях, а правки вносить в режиме советов, чтобы каждое исправление можно было принять или отклонить отдельно. В комментариях удобно указывать таймкод, например попросить перепроверить фразу на 12 минуте 40 секунде. Так редактор сразу найдет нужное место в записи.

В спорных местах опирайтесь на аудиозапись, а не на память. Ответственный за документ может включить запись на указанном таймкоде, послушать фрагмент, принять решение и закрыть комментарий. Положите аудиофайл и исходную выгрузку в ту же папку Google Drive, где лежит рабочий документ, чтобы ничего не потерялось.

Как правильно структурировать документ?

Размечайте разделы стандартными стилями заголовков, тогда Google Docs сам соберет из них кликабельное оглавление на боковой панели. В начале документа добавьте короткую шапку: укажите тему, дату, список участников и напишите, что это вычитанная расшифровка аудиозаписи. Если готовите протокол встречи, вынесите решения и задачи в отдельные блоки, а напротив каждого пункта напишите ответственного и срок.

Оформляйте имена спикеров по одному шаблону, например выделяйте имя полужирным и ставьте после него двоеточие. Если в расшифровке вместо имен стоят общие метки спикеров, подставьте настоящие имена через поиск и замену. После этого перечитайте первые несколько минут записи и проверьте, все ли замены совпали.

На что следует обратить особое внимание?

В автоматических расшифровках есть ошибки. Прежде чем делиться документом с кем-то еще, прочитайте его от начала до конца и сверьте имена, цифры, даты и цитаты по аудиозаписи. Если документ будут читать люди, которых не было на встрече, явно укажите, что текст сделан по записи и вычитан.

В расшифровке могут оказаться личные или конфиденциальные реплики. Прежде чем делиться ссылкой, проверьте настройки доступа и отключите просмотр для всех, у кого есть ссылка. Когда вычитка закончится, закройте доступ к файлу. Если в вашей организации действуют правила о том, где можно хранить записи и расшифровки, соблюдайте их.