Come portare una trascrizione in Google Docs

Perché portare una trascrizione in Google Docs?

I gruppi di lavoro usano già tutti i giorni i documenti condivisi. Portando la trascrizione su Google Docs, più persone possono commentare insieme, proporre correzioni da approvare e collegare il documento a un'attività o alla pagina di un progetto. Tutti lavorano sulla stessa versione e dalla cronologia si vede sempre chi ha toccato cosa.

Conviene fare una prima correzione dentro KolWrite, dove hai l'audio proprio accanto al testo, e passare il documento su Google Docs solo dopo, per le ultime modifiche e la condivisione. Se condividi una trascrizione ancora grezza, i colleghi si ritroveranno davanti un errore dopo l'altro senza un modo pratico per riascoltare la registrazione e controllare.

Come si esporta la trascrizione e come si apre in Docs?

Apri la trascrizione pronta in KolWrite ed esportala come file DOCX. Carica il file su Google Drive, selezionalo e aprilo con Google Docs. In alternativa puoi aprirlo direttamente dal computer stando già dentro Google Docs. Docs lo converte nel suo formato e ne crea una copia modificabile, separata dal file originale.

Se l'impaginazione non ti interessa e ti servono solo le parole, esporta invece in TXT e incolla tutto in un documento vuoto. Il testo semplice non si porta dietro stili che potrebbero saltare nel passaggio, ed è quindi la scelta più sicura per le trascrizioni lunghe. Una volta copiato il testo, dai un'occhiata alla prima pagina, a una nel mezzo e all'ultima per verificare che non si sia perso nulla.

Come si imposta il testo da destra a sinistra in Google Docs?

Per l'ebraico e l'arabo i paragrafi devono andare da destra a sinistra. Se vedi il testo allineato a sinistra o la punteggiatura che finisce dal lato sbagliato della frase, seleziona i paragrafi e clicca sul pulsante della direzione da destra a sinistra nella barra degli strumenti o nel menu Formato. Non vedi questi comandi? Vai nel menu File e imposta la lingua del documento su ebraico o arabo, così Docs farà comparire le opzioni per la formattazione da destra a sinistra. Visto che i nomi dei menu possono cambiare, cerca l'icona con la freccia che punta a sinistra anziché basarti su un percorso fisso nei menu.

Quando il testo è misto bisogna fare più attenzione. Una frase in ebraico o in arabo che contiene un nome in caratteri latini, un numero o un indirizzo web mette insieme due direzioni di lettura diverse. I numeri si leggono da sinistra a destra anche dentro un testo che va da destra a sinistra, e la punteggiatura vicino a una parola in caratteri latini può saltare dal lato sbagliato. Se succede, riscrivi la fine della frase oppure applica di nuovo la direzione del paragrafo.

Imposta anche la lingua per il controllo ortografico, così il correttore userà il dizionario giusto invece di segnare in rosso ogni parola. Se nel documento si alternano più lingue, controllalo un pezzo alla volta.

Come si rivede una trascrizione insieme ad altre persone?

Condividi il documento solo con chi ci deve lavorare e dai i permessi minimi necessari: lascia i soli commenti a chi fa la revisione e il permesso di modifica a chi gestisce il testo finale. Chiedi a chi rivede di usare i commenti per fare domande e i suggerimenti per proporre correzioni, così potrai accettare o rifiutare ogni modifica una per una. Nei commenti conviene segnare anche il minutaggio, per esempio chiedendo di controllare a 12 minuti e 40 secondi, così chi gestisce il documento trova subito il punto nell'audio.

Se sorge un dubbio, riascolta la registrazione invece di affidarti alla memoria. Chi gestisce il documento può far partire l'audio al minuto indicato, decidere il da farsi e chiudere il commento. Tieni il file audio e il file esportato originale nella stessa cartella di Drive del documento, così la documentazione resta completa.

Come strutturare il documento?

Usa gli stili di intestazione predefiniti di Google Docs, così nel pannello laterale comparirà un indice comodo per muoversi nel testo. In alto metti un breve riquadro di riepilogo con l'argomento, la data, i presenti e una nota che spieghi che il testo è la trascrizione rivista di una registrazione. Se si tratta di un verbale di riunione, metti le decisioni prese e le cose da fare in sezioni a parte, indicando per ciascuna chi se ne occupa e entro quando.

Scrivi i nomi di chi parla sempre nello stesso modo, per esempio in grassetto seguiti dai due punti. Se nella trascrizione ci sono etichette generiche per gli interlocutori, usa Trova e sostituisci per mettere i nomi veri, poi rileggi i primi minuti per controllare che lo scambio sia andato a buon fine ovunque.

A cosa bisogna prestare attenzione?

Le trascrizioni automatiche fanno errori. Prima di condividere il documento con chiunque altro, rileggilo dall'inizio alla fine e controlla nomi, numeri, date e citazioni riascoltando l'audio. Se poi il testo andrà anche a chi non c'era alla riunione, scrivi chiaramente che viene da una registrazione ed è stato rivisto.

In una trascrizione possono esserci frasi private o riservate. Prima di mandare il link controlla le impostazioni di condivisione, evita di lasciare l'accesso aperto a chiunque abbia il link e togli i permessi una volta finita la revisione. Se dove lavori ci sono regole precise su dove salvare registrazioni e trascrizioni, attieniti a quelle.