Como levar uma transcrição para o Google Docs

Por que levar uma transcrição para o Google Docs?

As equipes já têm o hábito de trabalhar em documentos compartilhados. Com a transcrição no Google Docs, várias pessoas podem comentar ao mesmo tempo, sugerir edições para aprovação e colocar o link do arquivo em uma tarefa ou página de projeto. Todo mundo vê a mesma versão, e o histórico de versões mostra quem mudou o quê.

Vale mais a pena corrigir a transcrição primeiro na KolWrite, já que o áudio fica ali do lado do texto, e só depois levar a versão revisada para o Google Docs para os ajustes finais e o compartilhamento. Se você passar uma transcrição sem revisar, seus colegas vão dar de cara com um erro atrás do outro, sem um jeito prático de conferir na gravação.

Como exportar a transcrição e abri-la no Docs?

Abra a transcrição pronta na KolWrite e faça a exportação em DOCX. Depois, suba esse arquivo no Google Drive, clique nele e escolha abrir com o Google Docs. Também dá para abrir o arquivo direto do computador já dentro do próprio Docs. Ele converte tudo para o formato nativo e cria uma cópia editável, separada do arquivo original.

Se o layout não fizer diferença e você só precisar das palavras, exporte em TXT e cole o conteúdo em um documento em branco. Como o texto simples não traz estilos que possam sair do lugar na transferência, essa é a escolha mais previsível para transcrições longas. Depois de passar o texto, dê uma olhada na primeira página, em alguma do meio e na última para ter certeza de que nada se perdeu.

Como configurar texto da direita para a esquerda no Google Docs?

Hebraico e árabe precisam que o parágrafo vá da direita para a esquerda. Se o texto ficar alinhado à esquerda ou a pontuação parar no canto errado da frase, selecione os parágrafos e clique no botão de direção da direita para a esquerda na barra de ferramentas ou no menu Formatar. Não achou esses botões? Vá ao menu Arquivo e mude o idioma do documento para hebraico ou árabe. Isso faz o Docs liberar as opções de formatação da direita para a esquerda. Como os nomes dos menus mudam de tempos em tempos, é mais garantido procurar o ícone com uma seta apontando para a esquerda do que decorar o caminho exato.

Textos mistos dão um pouco mais de trabalho. Uma frase em hebraico ou árabe que tenha um nome em alfabeto latino, um número ou um link junta duas direções de leitura. Os números são lidos da esquerda para a direita mesmo dentro de um texto que corre da direita para a esquerda, e a pontuação colada em uma palavra em alfabeto latino às vezes pula para o lado errado. Quando isso acontecer, apague e digite de novo o fim da frase ou aplique outra vez a direção do parágrafo.

Ajuste também o idioma de correção. Assim o corretor usa o dicionário certo em vez de sublinhar o texto inteiro. Se o documento misturar vários idiomas, faça a revisão trecho por trecho.

Como revisar uma transcrição com outras pessoas?

Compartilhe o arquivo só com quem realmente precisa e dê o nível mínimo de acesso necessário. Deixe os revisores apenas com permissão de comentário e libere a edição só para quem responde pelo texto final. Peça para o pessoal mandar dúvidas por comentário e fazer ajustes no modo de sugestão, porque aí dá para aceitar ou recusar cada mudança separadamente. Vale colocar a marcação de tempo nos comentários, como um aviso para checar o áudio aos 12 minutos e 40 segundos, facilitando para o dono do documento achar o trecho exato na gravação.

Resolva divergências ouvindo a gravação, sem depender da memória. O responsável pelo documento pode tocar o áudio no minuto indicado, tomar a decisão e dar o comentário como resolvido. Guarde o arquivo de áudio e o documento original exportado na mesma pasta do Drive em que está o texto, para que o registro continue completo.

Como estruturar o documento?

Use os estilos de título do próprio Google Docs para ele montar um sumário clicável na barra lateral. No topo da página, crie um resumo curto com o assunto, a data, quem participou e um aviso dizendo que o texto é uma transcrição revisada de uma gravação. Se for uma ata de reunião, separe as decisões e as tarefas em seções próprias, anotando o responsável e o prazo de cada item.

Mantenha um padrão único para identificar quem está falando, como o nome em negrito seguido de dois-pontos. Se a transcrição vier com rótulos genéricos para os participantes, use o recurso Localizar e substituir para trocar pelos nomes reais. Depois, leia os primeiros minutos da conversa para garantir que os nomes foram trocados direitinho.

Com o que você deve ter cuidado?

Transcrições automáticas têm erros. Por isso, leia o documento inteiro antes de compartilhar com qualquer pessoa e confira nomes, números, datas e citações com o áudio. Se o texto for lido por gente que não participou da reunião, avise de forma clara que ele foi gerado a partir de uma gravação e passou por revisão.

Uma transcrição pode trazer declarações privadas ou confidenciais. Confira as configurações de compartilhamento antes de mandar o link, evite deixar o acesso aberto para qualquer pessoa com o link e retire as permissões assim que a revisão terminar. Se a sua organização tiver regras sobre onde guardar gravações e transcrições, siga essas diretrizes.