Comment transférer une transcription dans Google Docs

Pourquoi transférer une transcription dans Google Docs ?

Vos équipes ont déjà leurs habitudes sur les documents partagés. En plaçant une transcription dans Google Docs, plusieurs personnes peuvent commenter en même temps, proposer des corrections à valider et ajouter le lien du fichier sur une page de projet ou une tâche. Tout le monde travaille sur la même version, et l'historique montre qui a changé quoi.

Une bonne méthode consiste à corriger d'abord la transcription dans KolWrite, où l'audio est juste à côté du texte, avant d'envoyer la version relue sur Google Docs pour les dernières retouches et le partage. Si vous transférez un texte non relu, vos collègues vont tomber sur les erreurs une par une sans pouvoir les vérifier facilement avec l'enregistrement.

Comment exporter la transcription et l'ouvrir dans Docs ?

Une fois la transcription prête dans KolWrite, exportez-la en DOCX. Glissez le fichier dans Google Drive, cliquez dessus et ouvrez-le avec Google Docs. Vous pouvez aussi l'ouvrir dans Google Docs directement depuis votre ordinateur. Docs convertit alors le fichier dans son propre format et crée une copie modifiable, séparée de l'original.

Si la mise en page vous importe peu et que vous voulez juste le texte, exportez plutôt en TXT et collez le contenu dans un document vierge. Sans aucun style susceptible de sauter en route, le texte brut reste l'option la plus sûre pour les longues transcriptions. Après le transfert, jetez un œil à la première page, à une page au milieu et à la dernière pour vérifier que tout est bien là.

Comment configurer le texte de droite à gauche dans Google Docs ?

En hébreu et en arabe, les paragraphes doivent être orientés de droite à gauche. Si le texte reste calé à gauche ou que la ponctuation se retrouve au mauvais bout de la phrase, sélectionnez vos paragraphes et cliquez sur le bouton d'orientation de droite à gauche dans la barre d'outils ou le menu Format. Vous ne voyez pas ces boutons ? Passez la langue du document en hébreu ou en arabe depuis le menu Fichier pour que Docs affiche les options de mise en forme de droite à gauche. Comme le nom des menus peut changer, fiez-vous à l'icône avec une flèche pointant vers la gauche plutôt qu'à un chemin de menu précis.

Les textes mixtes demandent une attention particulière. Une phrase en hébreu ou en arabe qui comporte un nom en alphabet latin, un nombre ou une adresse web réunit plusieurs sens de lecture. Les nombres se lisent de gauche à droite même dans un texte de droite à gauche, et la ponctuation placée à côté d'un mot en caractères latins peut basculer du mauvais côté. Si cela se produit, ressaisissez la fin de la phrase ou réappliquez l'orientation du paragraphe.

Pensez aussi à régler la langue de vérification pour que le correcteur orthographique utilise le bon dictionnaire au lieu de souligner chaque mot. Si le document mélange plusieurs langues, relisez-le section par section.

Comment relire une transcription à plusieurs ?

Partagez le fichier avec les personnes concernées en limitant les droits au strict nécessaire : donnez uniquement l'accès en commentaire aux relecteurs, et réservez le droit de modification à la personne chargée de valider le texte final. Demandez aux relecteurs de poser leurs questions en commentaire et de passer par le mode suggestion pour leurs corrections. Vous pourrez ainsi accepter ou refuser chaque modification une par une. Pour faire vérifier un passage précis, indiquez le repère temporel dans le commentaire, par exemple 12 minutes 40 secondes, afin que le responsable du fichier retrouve tout de suite l'endroit dans l'audio.

En cas de doute ou de désaccord, fiez-vous à l'enregistrement plutôt qu'à votre mémoire. Le propriétaire du document peut lancer l'audio au code temporel indiqué, trancher et marquer le commentaire comme résolu. Rangez le fichier audio et l'export d'origine dans le même dossier Drive que le document pour conserver une trace complète.

Comment structurer le document ?

Utilisez les styles de titre intégrés pour que Google Docs génère un plan cliquable dans le panneau latéral. Tout en haut du document, ajoutez un court bloc récapitulatif avec le sujet, la date, les participants et une note précisant que le texte a été transcrit à partir d'un enregistrement puis relu. Pour les comptes rendus de réunion, créez des sections séparées pour les décisions et les actions à mener, en indiquant un responsable et une date pour chacune.

Présentez toujours le nom des intervenants de la même façon, par exemple en gras suivi de deux-points. Si votre transcription affiche des étiquettes génériques à la place des noms, utilisez la fonction Rechercher et remplacer pour mettre les vrais noms, puis relisez les premières minutes pour vérifier que vous ne vous êtes pas trompé d'intervenant.

À quoi faut-il prêter attention ?

Les transcriptions automatiques contiennent des erreurs. Avant de partager le document avec qui que ce soit, relisez-le du début à la fin en vérifiant les noms, les chiffres, les dates et les citations avec l'enregistrement audio. Si le texte doit être lu par des personnes qui n'ont pas assisté à la réunion, précisez clairement qu'il a été généré à partir d'un enregistrement et qu'il a été relu.

Une transcription contient parfois des propos privés ou confidentiels. Vérifiez les réglages de partage avant d'envoyer le lien, évitez d'ouvrir l'accès à toute personne disposant du lien et coupez les accès dès que la relecture est finie. Si votre entreprise a des règles sur le lieu de stockage des enregistrements et des transcriptions, suivez-les.