So übernehmen Sie ein Transkript in Google Docs

Warum lohnt sich der Wechsel zu Google Docs?

Teams arbeiten ohnehin in geteilten Dokumenten. Liegt das Transkript in Google Docs, können mehrere Leute gleichzeitig kommentieren, Textänderungen zur Freigabe vorschlagen und die Datei direkt aus einer Projektseite oder Aufgabe heraus verlinken. Alle sehen denselben Stand, und im Versionsverlauf steht genau, wer was geändert hat.

Korrigieren Sie den Text am besten zuerst in KolWrite, solange Sie die Tonspur direkt daneben haben. Erst danach kopieren Sie die geprüfte Fassung für den letzten Schliff und die Freigabe nach Google Docs. Wenn Sie einen ungeprüften Rohtext teilen, stolpern Ihre Kolleginnen und Kollegen über jeden einzelnen Hörfehler, ohne mal eben in die Aufnahme reinhören zu können.

Wie exportieren Sie das Transkript und öffnen es in Docs?

Öffnen Sie das fertige Transkript in KolWrite und exportieren Sie es als DOCX-Datei. Diese Datei laden Sie in Google Drive hoch, klicken sie an und öffnen sie mit Google Docs. Alternativ öffnen Sie die Datei direkt aus Google Docs heraus von Ihrem Rechner. Docs wandelt das Dokument dann in sein eigenes Format um und legt eine bearbeitbare Kopie an, die unabhängig von Ihrer Ausgangsdatei ist.

Wenn Ihnen das Layout egal ist und Sie bloß den Text brauchen, exportieren Sie stattdessen eine TXT-Datei und fügen den Inhalt in ein leeres Dokument ein. Reiner Text bringt keine Formatierungen mit, die beim Übertragen verrutschen könnten, was gerade bei langen Transkripten der sicherste Weg ist. Schauen Sie sich nach dem Einfügen kurz die erste Seite, eine Seite in der Mitte und die letzte Seite an, damit auch wirklich nichts abgeschnitten wurde.

Wie richten Sie Rechts-nach-links-Text in Google Docs ein?

Hebräisch und Arabisch brauchen eine Absatzrichtung von rechts nach links. Klebt der Text am linken Rand oder stehen Satzzeichen am falschen Satzende, markieren Sie die Absätze und schalten in der Symbolleiste oder im Menü „Format“ auf Rechts-nach-links um. Falls diese Schaltflächen fehlen, stellen Sie im Menü „Datei“ die Dokumentsprache auf Hebräisch oder Arabisch. Danach blendet Google Docs die passenden Knöpfe ein. Da Google die Menübezeichnungen manchmal ändert, halten Sie am besten nach dem Symbol mit dem Pfeil nach links Ausschau, statt sich auf feste Menüpfade zu verlassen.

Aufpassen muss man vor allem bei gemischtem Text. Sobald in einem hebräischen oder arabischen Satz ein Name in lateinischer Schrift, eine Zahl oder eine Webadresse auftaucht, laufen zwei Schreibrichtungen ineinander. Zahlen liest man auch im Rechts-nach-links-Text von links nach rechts, und Satzzeichen neben lateinischen Wörtern springen gern auf die falsche Seite. Wenn das passiert, tippen Sie das Satzende noch einmal neu oder weisen Sie dem Absatz die Schreibrichtung erneut zu.

Stellen Sie auch die Sprache für die Rechtschreibprüfung richtig ein. So greift das Programm auf das passende Wörterbuch zurück und unterstreicht nicht jedes Wort. Falls im Dokument mehrere Sprachen vorkommen, gehen Sie es am besten Abschnitt für Abschnitt durch.

Wie prüfen Sie ein Transkript gemeinsam mit anderen?

Teilen Sie das Dokument nur mit den Leuten, die es wirklich brauchen, und vergeben Sie nur so viele Rechte wie nötig. Wer gegenliest, bekommt Kommentarrechte, und wer den Text am Ende verantwortet, darf direkt bearbeiten. Bitten Sie alle Prüfenden, Fragen als Kommentar zu stellen und Korrekturen im Vorschlagsmodus einzutragen. So lässt sich jeder Vorschlag einzeln annehmen oder ablehnen. Hilfreich ist auch eine Zeitmarke im Kommentar, zum Beispiel der Hinweis, bei 12 Minuten und 40 Sekunden nachzuhören. Dann findet die verantwortliche Person die Stelle in der Audiodatei sofort.

Hören Sie bei strittigen Stellen direkt in die Aufnahme hinein, statt sich auf Ihr Gedächtnis zu verlassen. Wer für das Dokument zuständig ist, kann die genannte Zeitmarke abspielen, entscheiden und den Kommentar abhaken. Legen Sie die Audiodatei und den ursprünglichen Export im selben Google-Drive-Ordner ab wie das Dokument, damit alle Unterlagen vollständig zusammenbleiben.

Wie sollten Sie das Dokument strukturieren?

Nutzen Sie die eingebauten Überschriftenformate, damit Google Docs in der Seitenleiste automatisch eine klickbare Gliederung erstellt. Ganz oben empfiehlt sich ein kurzer Kopf mit Thema, Datum, Teilnehmenden und dem Hinweis, dass der Text aus einer Tonaufnahme transkribiert und gegengelesen wurde. Bei Besprechungsprotokollen ziehen Sie Beschlüsse und Aufgaben am besten in eigene Abschnitte heraus und notieren jeweils eine zuständige Person und ein Datum.

Schreiben Sie die Namen der Sprechenden immer gleich, etwa fett gedruckt mit einem Doppelpunkt dahinter. Stehen im Transkript noch allgemeine Platzhalter für die Sprechenden, tauschen Sie diese über „Suchen und ersetzen“ gegen die echten Namen aus. Lesen Sie danach die ersten paar Minuten des Textes durch, um zu prüfen, ob jede Ersetzung stimmt.

Worauf sollten Sie besonders achten?

Automatische Transkripte enthalten Fehler. Lesen Sie den Text vor der Weitergabe einmal von vorn bis hinten durch und gleichen Sie Namen, Zahlen, Daten und Zitate mit der Tonaufnahme ab. Wenn auch Personen mitlesen, die beim Gespräch selbst nicht dabei waren, vermerken Sie deutlich, dass der Text aus einer Aufnahme stammt und geprüft wurde.

In einem Transkript können private oder vertrauliche Aussagen stecken. Prüfen Sie deshalb vor dem Verschicken des Links die Freigabeeinstellungen, verzichten Sie auf die Option „Jeder, der über den Link verfügt“ und entziehen Sie den Zugriff wieder, sobald die Durchsicht erledigt ist. Falls es in Ihrer Organisation Vorgaben gibt, wo Aufnahmen und Transkripte gespeichert werden dürfen, halten Sie sich daran.