كيف تنقل التفريغ النصي إلى Google Docs؟

لماذا تنقل التفريغ النصي إلى Google Docs؟

تعتمد الفرق عادةً على المستندات المشتركة في عملها اليومي. عندما تضع التفريغ في Google Docs، يستطيع أكثر من شخص كتابة التعليقات في الوقت نفسه، واقتراح تعديلات ليعتمدها المسؤول، وربط الملف بصفحة المشروع أو المهام. يرى الجميع النسخة نفسها، ويبيّن سجل التعديلات من غيّر كل جزء.

الأفضل أن تصحح التفريغ أولًا داخل KolWrite، فالصوت هناك بجانب النص مباشرة، ثم تنقل النسخة المراجَعة إلى Docs للتحرير النهائي والمشاركة. لو نقلت النص قبل مراجعته، فسيواجه زملاؤك الأخطاء تباعًا من دون طريقة سهلة لمطابقتها مع التسجيل.

كيف تصدّر التفريغ وتفتحه في Docs؟

افتح التفريغ الجاهز في KolWrite وصدّره بصيغة DOCX. ارفع الملف إلى Google Drive، وحدده ثم اختر فتحه باستخدام Google Docs. يمكنك أيضًا فتح الملف من حاسوبك مباشرة داخل Google Docs. سيحوّله البرنامج إلى صيغته الخاصة وينشئ منه نسخة قابلة للتعديل، منفصلة عن الملف الأصلي.

إذا لم يكن شكل الصفحة مهمًا وكنت تريد الكلمات فقط، فصدّر الملف بصيغة TXT والصق النص في مستند فارغ. النص العادي لا يحمل تنسيقات قد تتغير أثناء النقل، لذلك هو الخيار الأضمن مع التفريغات الطويلة. بعد النقل، ألقِ نظرة على الصفحة الأولى وصفحة في الوسط والصفحة الأخيرة لتتأكد من أن النص كامل.

كيف تضبط اتجاه النص من اليمين إلى اليسار في Google Docs؟

تحتاج العربية والعبرية إلى ضبط اتجاه الفقرات من اليمين إلى اليسار. إذا ظهر النص بمحاذاة اليسار، أو انتقلت علامات الترقيم إلى آخر السطر من الجهة الخاطئة، فحدّد الفقرات واضغط زر الاتجاه من اليمين إلى اليسار في شريط الأدوات أو من قائمة التنسيق. وإن لم تجد هذه الأزرار، فغيّر لغة المستند إلى العربية أو العبرية من قائمة ملف، وسيُظهر Docs خيارات الكتابة من اليمين إلى اليسار. قد تتغير أسماء القوائم أحيانًا، لذا ابحث عن أيقونة السهم المتجه إلى اليسار بدل الاعتماد على اسم القائمة.

النصوص المختلطة تحتاج إلى انتباه إضافي. فالجملة العربية أو العبرية التي يرد فيها اسم بالحروف اللاتينية أو رقم أو عنوان ويب، تجمع أكثر من اتجاه للنص. الأرقام تُقرأ من اليسار إلى اليمين حتى داخل نص يُكتب من اليمين إلى اليسار، وقد تقفز علامات الترقيم المجاورة للكلمات اللاتينية إلى الجهة الخاطئة. إذا حدث ذلك، فأعد كتابة آخر الجملة أو أعد تطبيق اتجاه الفقرة.

اضبط أيضًا لغة التدقيق الإملائي ليعتمد المدقق على القاموس الصحيح بدل وضع خطوط تحت كل الكلمات. وإذا كان المستند يجمع بين أكثر من لغة، فراجعه قسمًا بعد آخر.

كيف تراجع التفريغ بالتعاون مع الآخرين؟

شارك المستند مع من يحتاجون إليه فقط، وأعطِ كل شخص أقل صلاحية تكفي لعمله: صلاحية التعليق للمراجعين، وصلاحية التحرير للمسؤول عن النص النهائي. اطلب من المراجعين وضع أسئلتهم في تعليقات، وإدخال تعديلاتهم كاقتراحات، حتى يسهل قبول كل تعديل أو رفضه وحده. واكتب التوقيت الزمني داخل التعليق، مثل الإشارة إلى مراجعة الدقيقة 12 والثانية 40، ليعود مسؤول المستند إلى النقطة نفسها في التسجيل مباشرة.

عند الاختلاف على كلمة أو عبارة، ارجعوا إلى التسجيل الصوتي لا إلى الذاكرة. يشغّل مسؤول المستند الصوت عند التوقيت المذكور، ويحسم الأمر ثم يغلق التعليق. واحتفظ بملف الصوت والنسخة المصدّرة الأصلية مع المستند في مجلد واحد حتى يظل سجل المراجعة كاملًا.

كيف تنظّم بنية المستند؟

استخدم أنماط العناوين المدمجة ليظهر لك مخطط المستند في اللوحة الجانبية داخل Docs وتتنقل بين الأقسام بسهولة. ضع في أعلى المستند ملخصًا قصيرًا يضم الموضوع والتاريخ وأسماء الحاضرين، مع ملاحظة تبيّن أن النص مفرّغ من تسجيل صوتي وروجِع. وإذا كان المستند محضر اجتماع، فافصل القرارات والمهام المطلوبة في أقسام مستقلة، واكتب أمام كل منها اسم المسؤول والتاريخ.

وحّد طريقة كتابة أسماء المتحدثين، كأن تكتب الاسم بخط عريض وبعده نقطتان رأسيتان. وإذا كان التفريغ يعطي المتحدثين تسميات عامة، فاستخدم البحث والاستبدال لوضع الأسماء الحقيقية، ثم اقرأ الدقائق الأولى لتتأكد من أن الاستبدال جرى في مكانه الصحيح.

ما الأمور التي ينبغي الانتباه إليها؟

التفريغ الآلي لا يخلو من الأخطاء. اقرأ المستند من أوله إلى آخره قبل مشاركته مع أي شخص، وراجع الأسماء والأرقام والتواريخ والاقتباسات على التسجيل الصوتي. وإذا كان سيقرأه أشخاص لم يحضروا الاجتماع، فاكتب بوضوح أنه أُعدّ من تسجيل صوتي وروجِع.

قد يحتوي التفريغ على كلام خاص أو معلومات سرية. راجع إعدادات المشاركة قبل إرسال الرابط، ولا تترك الملف متاحًا لكل من لديه الرابط، وألغِ صلاحيات الوصول بعد انتهاء المراجعة. وإذا كانت لدى مؤسستك قواعد تحدد أماكن حفظ التسجيلات والتفريغات، فالتزم بها.