Как превратить расшифровку в аккуратный документ Word

Что сделать перед экспортом?

Сначала закончите вычитку в KolWrite. Там аудио запускается с любой строки, поэтому сомнительное имя или цифру можно переслушать за пару секунд. После переноса в Word связь с аудио пропадает, и любое спорное место придется искать в записи вручную.

Проверьте имена спикеров: для Word это просто обычный текст. Поправьте ошибки в том, кому приписаны реплики, и решите, нужны ли вам таймкоды. В черновиках метки времени помогают читателю сразу перейти к нужному моменту записи, а в чистовом отчете они редко нужны. Выберите подходящий вариант еще до выгрузки.

Как экспортировать расшифровку в DOCX?

Откройте готовую расшифровку в KolWrite, нажмите «Экспорт», выберите DOCX и сохраните файл. Если заодно нужна копия, которую никто случайно не поправит, сразу выгрузите и PDF. Формат TXT пригодится, когда нужен чистый текст без разметки, а JSON сохраняет каждое слово с таймингом для загрузки в другие программы. Для субтитров предусмотрены отдельные форматы SRT и VTT.

Откройте файл в Word и бегло просмотрите его до начала редактуры. Загляните на первую страницу, в середину и в самый конец. Проверьте язык, направление текста, подписи спикеров и общий объем. Если поправить сбившуюся верстку сразу, потом не придется тратить на это часы.

Как настроить письмо справа налево для иврита и арабского в Word?

Word не всегда сам понимает, что абзац идет справа налево. Если текст на иврите или арабском прижат к левому краю, а точки и запятые перескочили не на ту сторону строки, выделите нужные абзацы и на вкладке «Главная» нажмите кнопку «Направление текста справа налево». Иногда нужно отдельно включить и выравнивание по правому краю. Название и место кнопки немного меняются от версии к версии и зависят от операционной системы, поэтому проще искать значок абзаца со стрелкой влево.

Больше всего хлопот доставляет смешанный текст. Когда в предложении на иврите встречается имя на английском, число или ссылка, в одной строке сталкиваются два направления письма. Числа всегда читаются слева направо, даже внутри строки на иврите, а знаки препинания подстраиваются под соседние символы. Если точка уехала не на ту сторону латинского слова, перепечатайте конец фразы или заново задайте направление абзаца.

В настройках проверки правописания выберите иврит или арабский, иначе корректор подчеркнет красным каждое слово. Когда в документе несколько языков, укажите язык отдельно для нужных разделов или абзацев. Чтобы проверить результат, прочитайте несколько строк в начале и в конце самого длинного абзаца.

Как задать документу понятную структуру?

Размечайте заголовки встроенными стилями Word, а не просто крупным жирным шрифтом. По стилям Word сам соберет оглавление, покажет структуру в области навигации и позволит поменять вид всех заголовков в пару кликов. В протоколе встречи заголовками станут пункты повестки, в интервью отдельные темы, а в лекции разделы выступления.

Сверху в документе сделайте короткую шапку. Укажите в ней тему, дату, список участников и напишите, что текст собран по аудиозаписи. Если расшифровку вычитывали, отметьте, кто и когда ее проверил. Благодаря этим данным на документ можно будет смело опираться, даже когда его откроют через несколько месяцев.

Как оформить имена спикеров?

Определитесь с оформлением и держитесь его по всему документу: имя спикера полужирным шрифтом, двоеточие и следом его реплика. Если в расшифровке стоят стандартные метки вроде номеров говорящих, откройте в Word окно «Найти и заменить» и в один шаг поменяйте каждую метку на реальное имя человека. Проверьте точность совпадений при замене, а потом перечитайте первые несколько минут текста для подстраховки.

Для отчета живой разговор иногда удобнее сжать в краткий пересказ с несколькими точными цитатами. Прямую речь передавайте дословно, а перед публикацией сверьте каждую цитату по аудио. Из цитат допустимо убирать разве что слова-паразиты, а любые сокращения внутри фразы нужно явно помечать.

Как оформить документ под частые задачи?

Протокол встречи лучше делать коротким: кто присутствовал, список принятых решений, задачи с ответственными и сроками, а в конце открытые вопросы. Полную расшифровку можно вынести в приложение в конце документа или оставить в отдельном файле и присылать по запросу.

Для интервью хорошо работает схема «вопрос и ответ»: вопрос набирается обычным шрифтом, а ответ идет ниже под именем собеседника. В случае с лекцией разбейте текст подзаголовками по темам, и получится готовый учебный конспект. Во всех случаях берите за основу уже вычитанную расшифровку и просто убирайте лишнее, вместо того чтобы переписывать разговор по памяти.

Что проверить перед отправкой?

В автоматической расшифровке бывают ошибки, поэтому перед отправкой прочитайте весь документ целиком, держа запись открытой на случай сомнений. Внимательно перепроверьте имена, цифры, даты, суммы и формулировки решений. Если файл пойдет людям, которых не было на встрече, укажите, что текст получен из аудиозаписи и проверен.

Уберите все, что не должно уйти дальше: лишние личные подробности, разговоры не по теме и все, что участники просили оставить не для протокола. Назовите файл понятно, сохраните исходную запись и храните оба файла так же бережно, как и другие рабочие документы с ограниченным доступом.