Come trasformare una trascrizione in un documento Word ordinato

Cosa fare prima di esportare?

Fai tutte le correzioni direttamente in KolWrite prima di esportare. Lì puoi far partire l'audio da qualsiasi riga e ti bastano pochi secondi per controllare un nome o una cifra su cui hai un dubbio. Una volta passato il testo su Word, invece, il collegamento con l'audio sparisce e per ogni verifica ti toccherà cercare il punto a mano nella registrazione.

Controlla anche i nomi dei relatori, perché una volta su Word diventeranno testo normale. Correggi gli eventuali scambi di persona e decidi subito se tenere o meno i marcatori temporali. Nelle bozze di lavoro fanno comodo a chi legge per ritrovare il punto esatto nell'audio, ma in una relazione definitiva servono di rado. Conviene quindi scegliere quale versione esportare prima di scaricare il file.

Come si esporta una trascrizione in formato DOCX?

Quando la trascrizione è pronta in KolWrite, clicca su Esporta, scegli DOCX e salva il file. Se vuoi anche una versione che nessuno possa modificare per sbaglio, scarica allo stesso tempo anche un PDF. Tra gli altri formati disponibili, il TXT ti dà un testo semplice da incollare ovunque, mentre il JSON mantiene le singole parole con i relativi tempi, utile se devi passare i dati a un altro software. Per i sottotitoli ci sono invece i formati dedicati SRT e VTT.

Apri il documento in Word e dagli uno sguardo prima di metterti a modificarlo. Controlla la prima pagina, una a metà e l'ultima per verificare la lingua, la direzione del testo, le etichette dei relatori e la lunghezza totale. Sistemare subito i problemi di impostazione ti risparmierà ore di lavoro più avanti.

Come si corregge il testo da destra a sinistra per ebraico e arabo in Word?

A Word bisogna indicare quando un paragrafo va letto da destra a sinistra. Se vedi che il testo in ebraico o in arabo è appoggiato a sinistra e la punteggiatura finisce dalla parte sbagliata della frase, selezionalo e clicca su Direzione testo da destra a sinistra nella scheda Home. A volte serve anche impostare manualmente l'allineamento a destra. Il nome e la posizione esatta del pulsante cambiano un po' in base alla versione di Word e al sistema operativo: cerca l'icona del paragrafo con una freccia che punta a sinistra.

Di solito i problemi nascono quando si mescolano lingue diverse. Una frase in ebraico che contiene un nome in inglese, un numero o un link mette insieme due direzioni di lettura opposte. I numeri si leggono sempre da sinistra a destra, anche dentro una frase in ebraico, mentre la punteggiatura segue la direzione delle parole che ha intorno. Se vedi che un punto fermo salta dal lato sbagliato di una parola scritta in caratteri latini, prova a riscrivere la fine della frase o a riapplicare la direzione al paragrafo.

Ricordati di impostare l'ebraico o l'arabo come lingua di verifica, altrimenti il correttore ortografico segnerà in rosso ogni singola parola. Se il documento contiene più lingue, puoi impostare la lingua corretta per singola sezione o per paragrafo. Per sicurezza, rileggi qualche riga all'inizio e alla fine del paragrafo più lungo e controlla che tutto sia al suo posto.

Come dare al documento una struttura chiara?

Per i titoli usa gli stili predefiniti di Word invece di limitarti a ingrandire il carattere e mettere il grassetto. Con gli stili puoi creare un sommario, muoverti nel testo dal riquadro di spostamento e cambiare l'aspetto di tutto il documento in una volta sola. Nei verbali di riunione i titoli possono essere i punti all'ordine del giorno; in un'intervista i vari argomenti trattati; in una lezione le sezioni dell'intervento.

In alto inserisci una breve intestazione con l'oggetto, la data, i partecipanti e una nota che specifichi che il testo deriva da una registrazione. Se hai revisionato la trascrizione, scrivi anche chi l'ha controllata e quando. Con questi dettagli il documento resta attendibile anche per chi lo leggerà a distanza di mesi.

Come formattare i nomi dei relatori?

Scegli un formato e mantienilo per tutto il documento: il nome del relatore in grassetto seguito dai due punti, e poi le parole pronunciate. Se nella trascrizione ci sono etichette generiche come i numeri dei relatori, usa Trova e sostituisci di Word per cambiarle in una volta sola con il nome vero della persona. Verifica che ogni sostituzione corrisponda esattamente e poi rileggi i primi minuti per controllare.

Se stai preparando una relazione, può convenire riassumere il dialogo e inserire solo qualche citazione diretta. In questo caso riporta le parole esatte e riascolta l'audio di ogni passaggio citato prima di pubblicare il testo. Non ritoccare le frasi, se non per togliere gli intercalari, e segnala sempre i punti in cui hai tagliato o accorciato una dichiarazione.

Quale struttura può assumere il documento nei casi più comuni?

Per un verbale di riunione conviene andare dritti al punto: elenco dei presenti, decisioni prese raccolte in un'unica lista, attività da fare con responsabile e scadenza, e punti rimasti in sospeso. La trascrizione completa può andare in fondo come allegato, oppure restare in un file a parte da inviare solo a chi la chiede.

Per un'intervista funziona molto bene il classico schema a domande e risposte, con la domanda in tondo normale e la risposta sotto il nome dell'intervistato. Per una lezione, invece, basta dividere il testo trascritto con dei titoli per ogni argomento per ottenere una dispensa ordinata su cui studiare. Qualunque sia il documento, lavora sempre tagliando e ripulendo il testo già revisionato, senza mai riscrivere a memoria.

Cosa controllare prima di condividere il documento?

Le trascrizioni automatiche contengono errori: rileggi una volta tutto il documento dall'inizio alla fine tenendo l'audio sottomano per verificare i passaggi dubbi. Controlla due volte nomi, numeri, date, importi e decisioni. Se il documento andrà condiviso con chi non era presente alla riunione, specifica che è stato ricavato da una registrazione e poi revisionato.

Togli tutto quello che non deve circolare: dettagli personali fuori tema, chiacchiere a margine e qualsiasi commento che i presenti abbiano chiesto di non mettere a verbale. Dai un nome chiaro al file definitivo, conserva l'audio originale e archivia entrambi con le stesse cautele che usi per gli altri documenti riservati.