Cómo convertir una transcripción en un documento de Word limpio

¿Qué conviene hacer antes de exportar?

Termine primero las correcciones en KolWrite. Ahí puede reproducir el audio desde cualquier línea y comprobar en segundos un nombre o una cifra dudosa. Cuando el texto pasa a Word pierde ese vínculo con el audio, así que cualquier duda obliga a buscar a mano en la grabación.

Revise también las etiquetas de los hablantes, porque para Word son texto normal. Corrija las intervenciones mal atribuidas y decida si quiere conservar las marcas de tiempo. En un borrador de trabajo vienen muy bien para ir al momento exacto de la grabación, pero en un informe final rara vez hacen falta. Elija qué versión necesita antes de exportar.

¿Cómo exportar una transcripción en formato DOCX?

Cuando tenga lista la transcripción en KolWrite, vaya a la opción de exportar, elija DOCX y guarde el archivo. Si quiere también una copia que nadie pueda modificar por descuido, exporte un PDF a la vez. Tiene otros formatos según lo que necesite: TXT da texto plano para pegar donde quiera, JSON guarda cada palabra con su tiempo para usarlo en otros programas, y SRT y VTT sirven para subtítulos.

Al abrir el archivo en Word, échele un vistazo antes de tocar nada. Mire la primera página, una del medio y la última. Fíjese en el idioma, la dirección del texto, las etiquetas de los hablantes y la extensión total. Si detecta y corrige ahora los fallos de estructura, se ahorrará horas de ajustes después.

¿Cómo ajustar el texto de derecha a izquierda en hebreo y árabe en Word?

A Word hay que indicarle qué párrafos van de derecha a izquierda. Si ve que el texto en hebreo o árabe queda alineado a la izquierda y con los signos de puntuación al revés, selecciónelo y pulse el botón Dirección del texto de derecha a izquierda en la pestaña Inicio. A veces también hace falta alinear el texto a la derecha. El nombre y el sitio exacto del botón cambian un poco según la versión y el sistema, pero lo reconocerá por el icono de párrafo con una flecha hacia la izquierda.

Los fallos suelen salir cuando se mezclan alfabetos. Una frase en hebreo con un nombre en inglés, una cifra o un enlace combina dos direcciones de lectura. Los números siempre se leen de izquierda a derecha, aunque vayan dentro de un texto en hebreo, y la puntuación se pega a la dirección del texto que tiene alrededor. Si un punto salta al lado que no toca junto a una palabra en alfabeto latino, borre y vuelva a escribir el final de la frase o aplique otra vez la dirección del párrafo.

Cambie también el idioma de corrección a hebreo o árabe para evitar que el corrector subraye todo en rojo. Si el documento mezcla varios idiomas, configure el idioma por sección o por párrafo. Para comprobar que ha quedado bien, lea las primeras y las últimas líneas del párrafo más largo.

¿Cómo darle una estructura clara al documento?

En vez de poner los títulos en negrita y con la letra más grande, use los estilos de título que trae Word. Con ellos podrá crear un índice automático, moverse por el documento desde el panel de navegación y cambiar el aspecto de todos los títulos a la vez. En un acta, los encabezados pueden ser los puntos del orden del día; en una entrevista, los temas; en una conferencia, las partes de la charla.

Arriba del todo, añada un pequeño encabezado con el asunto, la fecha, los asistentes y una nota aclarando que el texto procede de una grabación. Si ha revisado la transcripción, anote quién lo hizo y cuándo. Esos datos hacen que el documento sea fiable cuando alguien vuelve a leerlo meses después.

¿Cómo dar formato a los nombres de los hablantes?

Elija un único formato para todo el texto, como poner el nombre del hablante en negrita, dos puntos y luego lo que dice. Si la transcripción trae etiquetas genéricas con números de hablante, use Buscar y reemplazar en Word para cambiar cada etiqueta por el nombre real de una sola vez. Compruebe que cada cambio coincida exactamente con quien habla y lea los primeros minutos para asegurarse de que todo cuadra.

Si está preparando un informe, quizá prefiera resumir la conversación e intercalar citas textuales. En ese caso, copie las palabras exactas y escuche el audio de cada cita antes de publicar. No retoque las citas salvo para quitar muletillas, y señale cualquier corte si ha abreviado el texto.

¿Qué estructura puede tener el documento según su propósito?

En un acta de reunión conviene ir al grano: asistentes, una única lista con las decisiones tomadas, tareas pendientes con responsable y fecha límite, y temas que quedaron abiertos. La transcripción completa puede ir al final como anexo o guardarse en un archivo aparte para enviarlo solo a quien lo pida.

Para una entrevista funciona muy bien el formato de pregunta y respuesta, con la pregunta en texto normal y la respuesta debajo del nombre del entrevistado. Si es una conferencia, agrupar lo dicho bajo títulos por tema deja lista una guía de estudio muy clara. En cualquiera de estos casos, trabaje sobre el texto ya revisado y recorte lo que sobre, en lugar de reescribir de memoria.

¿Qué debe revisar antes de compartir el documento?

Las transcripciones automáticas tienen fallos. Por eso conviene leer el documento entero una vez con el audio a mano para comprobar cualquier parte dudosa. Revise dos veces nombres, cifras, fechas, importes y decisiones. Si el archivo lo va a leer gente que no estuvo en la reunión, deje indicado que el texto se generó a partir de una grabación y se revisó después.

Quite todo lo que no deba salir de ahí, como datos personales que no vienen al caso, comentarios al margen o cualquier cosa que los participantes hayan pedido dejar fuera de registro. Póngale un nombre claro al archivo final, guarde la grabación original y proteja ambos archivos con el mismo cuidado que el resto de su documentación confidencial.