Comment transformer une transcription en un document Word propre

Que faut-il faire avant d'exporter ?

Faites toutes vos corrections dans KolWrite avant d'exporter. Là-bas, un clic sur n'importe quelle ligne lance l'audio correspondant : un nom ou un chiffre douteux se vérifie en quelques secondes. Une fois dans Word, le texte est coupé du son, et le moindre doute vous obligera à fouiller dans l'enregistrement à la main.

Vérifiez aussi le nom des intervenants, car Word les traitera comme du texte normal. Corrigez les erreurs d'attribution et voyez si vous voulez garder les codes temporels. Ces repères sont pratiques sur un document de travail pour retrouver un passage précis de l'audio, mais on les garde rarement dans un rapport final. Faites ce choix avant d'exporter.

Comment exporter une transcription au format DOCX ?

Ouvrez votre transcription terminée dans KolWrite, cliquez sur Exporter, puis choisissez DOCX et enregistrez le fichier. Si vous voulez aussi une version que personne ne pourra modifier par erreur, exportez un PDF en même temps. Le format TXT donne du texte brut à coller n'importe où, et le JSON garde chaque mot avec son minutage pour un usage logiciel. Pour des sous-titres, les formats SRT et VTT sont proposés à part.

Ouvrez ensuite le document dans Word et jetez-y un œil avant de toucher au texte. Regardez la première page, une page au milieu et la dernière. Vérifiez la langue, le sens de lecture, le nom des intervenants et la longueur totale. Régler ces détails tout de suite vous évitera des heures de mise en page plus tard.

Comment corriger l'affichage de droite à gauche pour l'hébreu et l'arabe dans Word ?

Word a besoin de savoir qu'un paragraphe se lit de droite à gauche. Si votre texte en hébreu ou en arabe est collé à gauche avec la ponctuation du mauvais côté, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Orientation du texte de droite à gauche, dans l'onglet Accueil. Vous devrez peut-être aussi aligner le texte à droite. Le nom et la place du bouton changent un peu selon les versions et les appareils : cherchez l'icône de paragraphe avec une petite flèche tournée vers la gauche.

C'est souvent quand les langues se mélangent que ça se complique. Une phrase en hébreu qui contient un nom en alphabet latin, un chiffre ou un lien combine deux sens de lecture. Les nombres se lisent toujours de gauche à droite, même au milieu d'une phrase en hébreu, et la ponctuation suit le sens des mots qui l'entourent. Si un point saute du mauvais côté d'un mot en caractères latins, retapez la fin de la phrase ou réappliquez le sens du paragraphe.

Passez la langue de vérification sur l'hébreu ou l'arabe pour éviter que le correcteur ne souligne tout en rouge. Si le document mêle plusieurs langues, réglez-la section par section ou paragraphe par paragraphe. Pour vérifier que tout est en ordre, relisez quelques lignes au début et à la fin du plus long paragraphe.

Comment donner une structure claire au document ?

Servez-vous des styles de titre intégrés à Word au lieu de simplement grossir la police et mettre en gras. Avec les vrais styles, vous pouvez créer un sommaire en un clic, vous repérer dans le volet de navigation et changer l'apparence de tout le fichier d'un seul coup. Dans un compte rendu de réunion, vos titres reprendront par exemple les points de l'ordre du jour. Pour un entretien, ce seront les thèmes abordés, et pour une conférence, les grandes parties de l'intervention.

Placez un court encadré tout en haut avec le sujet, la date, les participants et une ligne précisant que le texte vient d'un enregistrement. Si vous avez relu la transcription, notez qui a fait la relecture et à quelle date. Grâce à ces repères, le document restera fiable quand quelqu'un le rouvrira des mois plus tard.

Comment mettre en forme les noms des intervenants ?

Adoptez une seule présentation et tenez-vous-y : le nom de la personne en gras, deux-points, puis ce qu'elle dit. Si la transcription affiche des étiquettes génériques comme des numéros de locuteurs, passez par la fonction Rechercher et remplacer de Word pour mettre les vrais noms partout d'un coup. Vérifiez que chaque remplacement tombe juste, puis relisez les premières minutes pour être sûr qu'il n'y a pas d'erreur.

Pour un rapport, vous voudrez peut-être résumer les échanges en vous appuyant sur quelques citations directes. Citez alors mot pour mot ce qui a été dit, et réécoutez l'audio pour chaque passage cité avant de publier. Ne retouchez pas une citation, sauf pour retirer les tics de langage, et signalez tous les endroits où vous avez coupé le texte.

Quelle présentation adopter selon le type de document ?

Pour un compte rendu de réunion, allez à l'essentiel : les présents, toutes les décisions regroupées en une seule liste, les actions à suivre avec un responsable et une date limite, et enfin les questions restées ouvertes. La transcription complète peut aller en annexe ou rester dans un fichier à part, envoyé sur demande.

Pour un entretien, le format questions-réponses marche très bien : mettez la question en texte normal et la réponse sous le nom de la personne. Pour un cours ou une conférence, des titres par sujet au-dessus du texte transcrit feront un bon support de révision. Dans tous les cas, partez directement du texte relu et coupez ce qui est de trop, plutôt que de tout réécrire de mémoire.

Que faut-il vérifier avant de partager le document ?

Les transcriptions automatiques contiennent des erreurs. Relisez donc le document une fois de bout en bout en gardant l'audio à portée de main pour vérifier le moindre doute. Regardez à deux fois les noms, les chiffres, les dates, les montants et les décisions. Si le document doit être partagé avec des personnes qui n'ont pas assisté à la réunion, précisez qu'il a été généré à partir d'un enregistrement puis relu.

Retirez tout ce qui n'a pas à être diffusé : détails personnels hors sujet, apartés, ou propos que les participants ont demandé à garder en off. Enregistrez le fichier final sous un nom clair, gardez l'audio d'origine, et rangez les deux avec les mêmes précautions que vos autres documents confidentiels.