So machen Sie aus einem Transkript ein sauberes Word-Dokument

Was sollten Sie vor dem Export erledigen?

Korrigieren Sie den Text zuerst direkt in KolWrite. Dort können Sie die Aufnahme ab jeder beliebigen Zeile abspielen und unsichere Namen oder Zahlen in wenigen Sekunden gegenhören. In Word ist der Text nicht mehr mit dem Ton verbunden. Bei jeder offenen Frage müssten Sie die Stelle mühsam von Hand in der Audiodatei suchen.

Kontrollieren Sie die Sprecherkennzeichnungen, denn für Word sind das ganz normale Textstellen. Korrigieren Sie falsche Zuordnungen und überlegen Sie, ob Zeitstempel ins Dokument gehören. In Arbeitsfassungen sind sie praktisch, weil Leser damit die genaue Stelle in der Aufnahme finden, in einem Abschlussbericht werden sie aber selten gebraucht. Legen Sie vor dem Export fest, welche Version Sie benötigen.

Wie exportieren Sie ein Transkript als DOCX?

Öffnen Sie das fertige Transkript in KolWrite, klicken Sie auf „Exportieren“ und speichern Sie die Datei als DOCX. Wenn Sie zusätzlich eine Fassung brauchen, in der niemand versehentlich etwas überschreibt, laden Sie parallel ein PDF herunter. TXT eignet sich, wenn Sie reinen Text ohne Formatierung in andere Programme einfügen möchten. JSON speichert jedes Wort samt Zeitangabe für die Weiterverarbeitung in Software, und für Untertitel gibt es die Formate SRT und VTT.

Öffnen Sie die Datei in Word und schauen Sie sie kurz durch, bevor Sie mit der eigentlichen Arbeit beginnen. Prüfen Sie die erste Seite, eine Seite in der Mitte und die letzte Seite. Stimmen Sprache, Schreibrichtung, Sprecherkennzeichnungen und der Seitenumfang? Wenn Sie solche Grundprobleme gleich zu Beginn beheben, sparen Sie sich später stundenlange Handarbeit.

Wie korrigieren Sie die Schreibrichtung bei Hebräisch und Arabisch in Word?

Word muss wissen, dass ein Absatz von rechts nach links läuft. Klebt hebräischer oder arabischer Text am linken Rand und stehen die Satzzeichen auf der falschen Seite, markieren Sie die Passage und klicken Sie im Reiter „Start“ auf „Textrichtung von rechts nach links“. Manchmal müssen Sie den Text zusätzlich noch rechtsbündig ausrichten. Je nach Word-Version und Betriebssystem heißt die Schaltfläche etwas anders oder sitzt an einer anderen Stelle. Suchen Sie einfach nach dem Absatzsymbol mit dem Pfeil nach links.

Schwierig wird es vor allem, wenn verschiedene Schriften in einem Satz zusammenkommen. Sobald ein hebräischer Satz einen englischen Namen, eine Zahl oder einen Link enthält, treffen zwei Schreibrichtungen aufeinander. Zahlen laufen immer von links nach rechts, auch mitten im hebräischen Text, und Satzzeichen orientieren sich an den Zeichen direkt daneben. Springt ein Punkt auf die falsche Seite eines Wortes in lateinischer Schrift, tippen Sie das Satzende noch einmal neu oder weisen Sie dem Absatz erneut die Schreibrichtung zu.

Stellen Sie außerdem die Korrektursprache auf Hebräisch oder Arabisch um, sonst unterstreicht die Rechtschreibprüfung jedes Wort rot. In mehrsprachigen Dokumenten legen Sie die Sprache am besten pro Abschnitt oder Absatz fest. Lesen Sie zur Kontrolle ein paar Zeilen am Anfang und am Ende des längsten Absatzes.

Wie geben Sie dem Dokument eine klare Struktur?

Arbeiten Sie bei Überschriften mit den integrierten Formatvorlagen von Word, statt Zeilen einfach nur größer und fett zu formatieren. Nur mit echten Formatvorlagen lässt sich automatisch ein Inhaltsverzeichnis erstellen, Sie können im Navigationsbereich von Kapitel zu Kapitel springen und später das Aussehen aller Überschriften auf einen Schlag ändern. In Protokollen passen die Tagesordnungspunkte gut als Überschriften, in Interviews die Themenblöcke und bei Vorträgen die einzelnen Abschnitte der Rede.

Setzen Sie ganz nach oben einen kurzen Kopf mit Thema, Datum, Teilnehmenden und dem Hinweis, dass der Text aus einer Tonaufnahme stammt. Falls Sie das Transkript gegengelesen haben, schreiben Sie auch dazu, wer es wann geprüft hat. So weiß auch Monate später noch jeder, wie verlässlich die Unterlage ist.

Wie sollten Sie Sprechernamen formatieren?

Bleiben Sie im ganzen Dokument bei einem festen Schema: der Name der sprechenden Person fett gedruckt, danach ein Doppelpunkt und dann der gesprochene Text. Stehen im Transkript allgemeine Bezeichnungen wie Sprechernummern, tauschen Sie jede Kennzeichnung in Word über „Suchen und Ersetzen“ in einem Schritt gegen den echten Namen aus. Achten Sie darauf, dass jede Ersetzung exakt übereinstimmt, und lesen Sie die ersten paar Minuten zur Kontrolle durch.

Für einen Bericht wollen Sie das Gespräch vielleicht zusammenfassen und mit wörtlichen Zitaten belegen. Zitieren Sie genau das, was gesagt wurde, und hören Sie sich vor dem Veröffentlichen jedes Zitat noch einmal in der Aufnahme an. Streichen Sie in Zitaten höchstens Füllwörter und machen Sie jede Kürzung kenntlich.

Wie kann das Dokument für typische Aufgaben aussehen?

Halten Sie Sitzungsprotokolle knapp: Teilnehmende, eine einzige Liste mit allen Beschlüssen, die Aufgaben samt Verantwortlichen und Fristen sowie offene Fragen. Das komplette Transkript hängen Sie entweder hinten an oder geben es als eigene Datei nur auf Nachfrage heraus.

Bei Interviews liest sich ein klares Frage-Antwort-Schema am besten: die Frage in normaler Schrift, die Antwort darunter unter dem Namen der befragten Person. Aus einem Vortrag wird ein übersichtliches Skript, wenn Sie Themenüberschriften einziehen und den gesprochenen Text darunter stehen lassen. Arbeiten Sie in allen Fällen direkt im geprüften Transkript und streichen Sie Überflüssiges weg, statt Passagen aus dem Gedächtnis neu zu schreiben.

Was sollten Sie vor der Weitergabe des Dokuments prüfen?

Automatische Transkripte enthalten Fehler. Lesen Sie das Dokument deshalb einmal komplett von vorn bis hinten durch und halten Sie die Audiodatei griffbereit, um unsichere Stellen nachzuhören. Schauen Sie bei Namen, Zahlen, Daten, Beträgen und Beschlüssen zweimal hin. Geht das Dokument an Personen, die bei der Besprechung nicht dabei waren, vermerken Sie, dass es aus einer Aufnahme erstellt und anschließend geprüft wurde.

Streichen Sie alles, was nicht geteilt werden soll: irrelevante persönliche Details, Nebengespräche und alles, was Teilnehmende als vertraulich eingestuft haben. Geben Sie der fertigen Datei einen eindeutigen Namen, heben Sie die Originalaufnahme auf und verwahren Sie beides genauso sorgfältig wie andere vertrauliche Unterlagen.