Como transformar uma transcrição em um documento Word bem formatado

O que fazer antes de exportar?

Faça todas as correções dentro do KolWrite antes de sair. Lá você dá play no áudio a partir de qualquer linha e confere um nome ou número duvidoso em segundos. Quando o texto vai para o Word, esse vínculo com o áudio se perde, e qualquer checagem obriga você a procurar o trecho na gravação manualmente.

Revise também a identificação dos locutores, já que no Word esses nomes viram texto comum. Acerte quem falou o quê e decida se quer manter as marcações de tempo. Elas ajudam bastante em versões de trabalho para achar um ponto exato na gravação, mas quase nunca entram em um relatório final. Defina de qual versão você precisa antes de exportar.

Como exportar uma transcrição em DOCX?

Com a transcrição pronta no KolWrite, clique em exportar, escolha DOCX e salve o arquivo. Se quiser uma cópia que ninguém altere sem querer, aproveite para baixar também um PDF. Outros formatos atendem a usos diferentes: o TXT gera texto puro para colar onde quiser, o JSON guarda cada palavra com sua minutagem para uso em softwares, e o SRT e o VTT servem para legendas.

Abra o arquivo no Word e dê uma olhada geral antes de começar a editar. Confira a primeira página, uma do meio e a última. Repare no idioma, na direção do texto, na identificação dos locutores e no tamanho total. Resolver falhas de estrutura logo de cara poupa horas de formatação depois.

Como ajustar textos em hebraico e árabe da direita para a esquerda no Word?

O Word precisa saber quando um parágrafo corre da direita para a esquerda. Se o texto em hebraico ou árabe aparecer alinhado à esquerda, com a pontuação na extremidade errada da frase, selecione o texto e clique no botão Direção do Texto da Direita para a Esquerda, na guia Página Inicial. Talvez seja necessário definir também o alinhamento do texto à direita. O nome e a posição do botão variam um pouco entre versões e sistemas operacionais, então procure o ícone de parágrafo com uma seta apontando para a esquerda.

A maior parte dos erros aparece quando o texto mistura idiomas. Uma frase em hebraico com um nome em inglês, um número ou um link junta duas direções de leitura. Números são lidos sempre da esquerda para a direita, mesmo no meio do hebraico, e a pontuação segue a direção do texto ao redor. Se o ponto final pular para o lado errado de uma palavra em alfabeto latino, apague e digite de novo o fim da frase ou reaplique a direção do parágrafo.

Mude também o idioma de revisão para hebraico ou árabe; caso contrário, o corretor vai sublinhar todas as palavras de vermelho. Se o documento tiver mais de um idioma, aplique a configuração por seção ou por parágrafo. Para ter certeza de que funcionou, leia algumas linhas no começo e no fim do maior parágrafo.

Como dar uma estrutura clara ao documento?

Em vez de só colocar os títulos em negrito com uma letra maior, aplique os estilos de título do próprio Word. Com eles, você cria sumário automático, circula pelo documento usando o painel de Navegação e muda o visual de tudo de uma vez só. Em uma ata de reunião, os títulos podem ser os pontos da pauta; em uma entrevista, os assuntos tratados; em uma palestra, as partes da fala.

No topo da primeira página, coloque um cabeçalho simples com assunto, data, participantes e uma observação dizendo que o texto veio de uma gravação. Se a transcrição passou por revisão, anote quem revisou e quando. São informações que dão segurança a quem for ler o arquivo meses depois.

Como formatar os nomes dos locutores?

Adote um padrão único do começo ao fim, colocando o nome da pessoa em negrito, dois-pontos e a fala na sequência. Se a transcrição veio com rótulos genéricos, como números para cada locutor, use o Localizar e Substituir do Word para trocar cada rótulo pelo nome verdadeiro de uma só vez. Cuide para que a busca diferencie cada código sem misturar os locutores e leia os primeiros minutos da conversa para confirmar se ficou certo.

Em um relatório, você talvez prefira resumir a conversa e usar citações diretas como apoio. Nesses casos, transcreva exatamente o que foi dito e ouça o áudio de cada citação antes de publicar. Não altere a fala, a não ser para limpar vícios de linguagem, e indique qualquer ponto onde você tenha encurtado o texto.

Qual formato o documento pode ter nas tarefas mais comuns?

Atas de reunião pedem um formato direto: quem participou, uma lista única com as decisões, as tarefas com responsável e prazo, e os pontos que ficaram em aberto. A transcrição inteira pode ir no fim como anexo ou ficar em um arquivo separado, enviado só para quem pedir.

Em entrevistas, funciona bem o modelo de pergunta e resposta, com a pergunta em texto normal e a resposta logo abaixo do nome do entrevistado. Já em palestras, dividir o texto transcrito por tópicos ajuda a montar um bom material de estudo. Seja qual for o documento, edite sempre em cima da transcrição revisada, cortando os excessos, em vez de tentar reescrever de cabeça.

O que verificar antes de compartilhar o documento?

Toda transcrição automática tem falhas. Por isso, leia o documento inteiro uma vez com o áudio aberto ao lado para tirar qualquer dúvida. Revise com atenção redobrada nomes, números, datas, valores e decisões. Se o arquivo for para pessoas que não estavam na reunião, avise que o texto saiu de uma gravação e passou por revisão.

Tire tudo o que não deva circular, como comentários pessoais fora de contexto, conversas paralelas e trechos que alguém pediu para manter em off. Salve a versão final com um nome fácil de identificar, guarde o áudio original e trate os dois arquivos com o mesmo cuidado que você dá a outros documentos confidenciais.